Dokumentenmanagement im Vergleich Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Susanne Ehneß

Der Markt für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) hat sich hierzulande noch nicht konsolidiert. Daher überrascht es nicht, dass viele technische und funktionale Unterschiede zwischen den einzelnen Produkten erkennbar sind. Ein genauer Blick unter die „DMS-Motorhaube“ ist also bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung anzuraten.

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(Bild: Zöller & Partner)

Mit der ersten Version von Microsoft SharePoint vor rund 15 Jahren (Projektname damals: Tahoe) wurde der Dokumentenmanagement-Branche und insbesondere den eher kleinen Herstellern das nahe Ende vorhergesagt. Aber entgegen aller Prophezeiungen gibt es heute so viele Dokumenten-Management-System (DMS)-Anbieter am deutschen Markt wie nie zuvor.

Der DMS-Markt in Deutschland hat sich bis jetzt, entgegen der Vorhersagen mancher Experten, nicht konsolidiert. Dieses belegt beispielsweise die durch das Beratungshaus Zöller & Partner GmbH erstellte DMS-Marktübersicht 2013.

Blick unter die Motorhaube

Schon bei der groben Betrachtung der Funktionalitäten der Produkte wird klar, dass überraschend viele Unterschiede zu erkennen sind. Der Blick ins Detail offenbart typischerweise noch mehr technische und funktionale Produktdifferenzen, welche für die Anwender häufig höhere Bedeutung haben als vorher vermutet.

DMS-Funktionen, die im Produkt A noch programmiert werden müssen, sind im Produkt B schon im Standard enthalten. Oder fehlende Funktionen werden über Drittanbieter-Lösungen ersetzt, was langfristig immer einen höheren Lizenz-, Betriebs- und Testaufwand mit sich bringt.

Ein genauer Blick „unter die DMS-Motorhaube“ ist also bei der Auswahl einer DMS-Lösung unbedingt zu empfehlen. Dies gilt auch im Hinblick auf den Microsoft SharePoint Server als DMS-Lösung.

Da wir hier von DMS-Lösungen mit archivarischen Verwaltungsanforderungen sprechen und in Umsetzungsprojekten Dokumente und Akten gegebenenfalls über mehrere Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden müssen (zum Beispiel Unterlagen in Bau- und Kulturämtern), spielen nicht nur funktionale Aspekte beim Produktvergleich eine Rolle, sondern vielmehr auch die produktstrategischen Faktoren.

Hier hatte Jeff Teper (Corporate Vice President, Office Servers & Services Program Management, Applications & Services) durch Äußerungen auf der SharePoint Conference 2014 zur Zukunft von SharePoint On Premise für Verwirrung gesorgt. Einige Analysten sahen ein mittelfristiges Ende des uns bekannten SharePoint-Produkts hin zu einer Cloud-Lösung bis 2018 bevorstehen, was aber durch Microsoft so nie dargestellt und bestätigt wurde.

Kann eine SharePoint-Lösung im Vergleich zu den klassischen DMS-Lösungen langfristig bestehen? Lesen Sie weiter!

Langfristig planen

Funktionsspektrum eines modernen Dokumentenmanagement-Systems
Funktionsspektrum eines modernen Dokumentenmanagement-Systems
(Quelle: Zöller & Partner)

Microsoft ist sich sehr wohl um den Stellenwert des SharePoint-Produkts am Markt bewusst und wird daher auch zukünftig neue Releases entwickeln und supporten. Der Fokus wird aber verstärkt auf „Yammer“ und Lösungen rund um „Office 365“ liegen. Wie und welche DMS-Funktionen im SharePoint-Produkt weiter ausgebaut beziehungsweise neu mit aufgenommen werden, bleibt dagegen etwas unscharf. Kann daher eine SharePoint-Lösung im Vergleich zu den klassischen DMS-Lösungen langfristig bestehen?

Diese Frage lässt sich wohl einfacher beantworten, wenn zumindest das wesentliche Verständnis dafür geschärft wird, was unter dem Begriff DMS und im weiteren Sinne ECM (Enterprise Content Management) verstanden wird und welche Funktionsbauteile diese Systeme beinhalten. Leider gibt es keinen festgelegten „normierten“ Mindestfunktionsumfang für ein DMS. Daher soll im Nachfolgenden erklärt werden, was unter dem allgemein in der DMS-Branche akzeptierten Funktionsumfang eines DMS verstanden wird und wie sich die klassischen DMS-Lösungen zum mittlerweile recht bekannten MS SharePoint Server 2013 abgrenzen.

Kernfunktionen einer modernen DMS-Lösung sind:

  • Dokumentenerfassung (Capture) für Papier und elektronische Dokumente inklusive eMail,
  • Ablageverwaltung/elektronische Archivierung,
  • DMS-Funktionen inklusive Versionierung,
  • Suchfunktionen inklusive Volltextsuche,
  • Dokumenten-Anzeige,
  • elektronische Aktenfunktionen,
  • elektronische Freigaben/Workflow.

Social Content/Collaboration ist ein Funktionsbereich, der immer wichtiger wird, aber bisher noch selten in der Standardfunktion eines klassischen DMS enthalten ist. Die hier aufgelisteten Funktionen sollten eigentlich typisch für ein DMS-Produkt sein. Aber jeder, der sich näher mit dem Thema beschäftigt hat, weiß, dass die zuvor genannten Funktionen nicht selbstverständlich im Standardumfang der zahlreichen am Markt verfügbaren DMS-Lösungen enthalten sind.

Daher ist es wichtig, dass die eigentlichen DMS-Anforderungen für geplante Umsetzungsprojekte möglichst umfassend identifiziert und beschrieben werden. Nur wenn die wesentlichen Aufgabenstellungen und Anforderungen im Vorfeld eines Projekts klar sind, kann auch das entsprechende Produkt zur Dokumentenverwaltung ausgewählt werden. Nun aber zum groben Vergleich der einzelnen Funktionsbereiche von klassischen DMS-Lösungen mit denen von MS SharePoint 2013.

Dokumentenerfassung ist eine der am wenigsten beachteten Funktionen, aber eine der wichtigsten Aufgaben im DMS-Projekt. Lesen Sie weiter!

Dokumentenerfassung

(Bild: Zöller & Partner)

Die Erfassung analoger (papierbasierter) und digitaler Dokumente und Dateien ist häufig eine der am wenigsten beachteten Funktionen. Es ist aber eigentlich eine der wichtigsten Aufgaben in einem DMS-Projekt und ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal der Produkte am Markt. Gerade eine einfache und ergonomisch gute Erfassungssoftware reduziert den Aufwand bei der Dokumentenerfassung erheblich.

Hierzu haben klassische DMS-Lösungen häufig Standard-Softwarekomponenten zum Einzel- und auch Stapelerfassen von Papierdokumenten und Lösungen für die Erfassung elektronischer Dokumente inklusive eMail. Im SharePoint-Umfeld hingegen muss, gerade wenn es um das Einzel- oder Stapelerfassen von Papierdokumenten geht, auf Drittprodukte zurückgegriffen werden.

Besonders für die COLD-Funktion (COLD steht für den etwas veralteten, aber immer noch gebräuchlichen Begriff „Computer Output on LaserDisk“ und bezeichnet eigentlich alle Arten von Stapelerfassung für elektronische Massendokumente, also zum Beispiel die elektronische Archivierung von Steuerbescheiden direkt aus dem Steuerfachverfahren et cetera) bietet der SharePoint gar keine eigene Standardlösung. Hier muss programmiert werden.

Hingegen ist COLD bei den klassischen DMS-Produkten eine typische Funktion und in vielen Lösungen bereits im Standard enthalten. Projekte beispielsweise im Steueramt einer Stadtverwaltung lassen sich daher in der Regel recht schnell umsetzen und sind daher sehr beliebt als erste Einführungsprojekte mit klassischen DMS-Lösungen.

Eine eMail-Ablage direkt in SharePoint 2013 per Drag & Drop ist auch weiterhin nur mit erheblichen Einschränkungen möglich. So muss der Anwender zum Beispiel eine Outlook-Mail zuerst mit Drag & Drop in das Windows-Dateisystem ablegen, um dann in einem zweiten Schritt die Maildatei über die neue SharePoint „Drop-Zone“ in einer SharePoint Bibliothek zu speichern. Drag & Drop über WebDAV-Ordner funktioniert ebenfalls, jedoch ist eine anschließende Verschlagwortung im SharePoint selbst noch einmal notwendig.

Eine neue Funktion im SharePoint 2013 ist die eMail-Ablage in Site-Mailboxen. Das ermöglicht Drag & Drop, erfordert aber die Einrichtung von Site-Mailboxen. Bei steigender Anzahl dieser Site-Mailboxen kann es allerdings recht unübersichtlich für die Anwender werden.

Auch sind am Markt einige Drittprodukte zur eMail-Integration für den SharePoint verfügbar, die eine schnelle und einfache eMail-Integration ermöglichen. Hier bieten die klassischen DMS-Produkte häufig bessere und ergonomisch durchdachtere Mail-Ablagekonzepte im Standard-Lösungsumfang an.

Gibt es Unterschiede bei der elektronischen Archivierung? Lesen Sie weiter!

Elektronische Archivierung

(Bild: Zöller & Partner)

Im Funktionsbereich der Dokumentenablage/-verwaltung (Archivfunktion) unterscheidet sich ein klassisches DMS stark vom MS SharePoint. Archivspeichertreiber, zum Beispiel systemeigene Treiber für einmalbeschreibbare Speichersysteme, sind in den klassischen DMS-Lösungen fast immer vorhanden, im SharePoint-Umfeld muss hier erneut auf Drittlösungen zurückgegriffen werden. Hingegen bietet beim Thema Zugriffsschutz (eigene Rechteverwaltung, LDAP/ADS-Integration, Single-Sign-On, differenzierter Zugriffsschutz auf Bibliotheken und Dokumente) der SharePoint Server 2013 auch das, was klassische DMS-Lösungen ermöglichen.

Caching/Replikation, also zum Beispiel die Verteilung von DMS-Inhalten auf unterschiedliche Standorte mit zentraler/dezentraler Indexdatenverwaltung, ist eine häufig vorkommende Anforderung, die von manchen DMS-Produkten im Standard abgedeckt werden kann. Im SharePoint hingegen ist diese Funktionalität im Standard so nicht abbildbar oder verfügbar.

Verwaltungen mit verteilten Standorten und suboptimalen Netzanbindungen hätten also mit klassischen DMS-Lösungen, die diese Funktion unterstützen, eine technische Alternative zur wirtschaftlichen Erhöhung der Systemperformance, ohne gleich die Netzwerkinfrastruktur komplett zu verändern.

Im Hinblick auf die notwendige Definition von Lösch-, Transfer- und Auslagerungsfristen anhand von Aktenmodellen im Verwaltungsbereich hat der SharePoint Server relativ wenig im Standard zu bieten. Hingegen können hier auf Verwaltungen spezialisierte DMS-Lösungen direkt beim Import von Aktenplanmodellen (zum Beispiel dem Produktaktenplan, einem „abgespeckten“ KGSt oder Boorberg Aktenplan et cetera) Regeln für die Aufbewahrung und Auslagerungen von Dokumenten, bis hin zu ganzen elektronischen Akten, hinterlegen und einfach importieren sowie konfigurieren.

Basis-DMS-Funktionen

Im Bereich der DMS-Funktionen steht die Versionsverwaltung von Dokumenten im Vordergrund. Typische funktionale Anforderungen der Versionsverwaltung sind beispielsweise:

  • Check-Out, Check-In
  • Überarbeitungen in der Entstehungsphase von Dokumenten
  • Änderung/Ergänzung bereits archivierter Dokumente
  • Beibehalten der Ursprungsversion (Löschschutz)
  • Versions- und Änderungshistorie (wer, wann, was)
  • Automatische versus manuelle Versionsnummernvergabe
  • Nutzung vorgegebener oder individueller Nummernlogik (dezimal, alphanumerisch, Anzahl Versionsstufen)
  • Hauptversionen (öffentlich) versus Unterversionen (persönlich)
  • Versionierung von Indexdaten
  • (Abonnierbare) Benachrichtigung (zum Beispiel per Mail) nach Versionsänderung
  • Versionsschutz (Einfrieren eines Versionsstandes – schützt vor Überschreiben mit weiteren Versionen)
  • High-End-Anforderung: Versionierung kompletter Ordner bzw. Akten

(Bild: Zöller & Partner)

Hier hat der MS SharePoint seine Stärken, insbesondere im Zusammenspiel mit MS Office 2013. Eine tiefe Integration in das Office-2013-Paket ermöglicht hier eine gute Benutzerergonomie und ein schnelles, effizientes Arbeiten.

Für Verwaltungen, die auf Open-Office-Büropakete setzten, ist eher ein klassisches DMS-Produkt die bessere Wahl: Dort gibt es Anbieter, die auch für alternative Office-Produkte Lösungsintegrationen sowohl für die direkte Dokumentenablage als auch -recherche, anbieten. Im SharePoint-Umfeld ist hier ein eher umständliches Dateihandling über den Windows-Explorer notwendig (also „Datei speichern unter“ und dann in die SharePoint-Bibliothek uploaden/ablegen). Aber das ist durchaus verständlich, denn der SharePoint ist auf das Zusammenspiel mit den hauseigenen Microsoft-Office-2013-Produkten getrimmt.

Im Mail-Umfeld (also Lotus Notes oder MS Outlook) sind vom integrativen Ansatz die klassischen DMS-Lösungen typischerweise gut aufgestellt. Integrationen in beide, heute noch im Verwaltungsbereich relevanten Mail-Systeme, sind häufig als Standardkomponenten bei den DMS-Produkten verfügbar. Insbesondere im Hinblick auf Lotus Notes bietet der SharePoint keine wirkliche integrative Standardlösung.

Das Finden von Informationen ist wohl eine der wichtigsten Vorteile eines DMS-Systems. Lesen Sie dazu mehr auf der nächsten Seite!

Suchen und Finden

(Bild: Zöller & Partner)

Das schnelle und einfache Finden von Informationen und Dokumenten ist wohl eine der wichtigsten Eigenschaften und Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems.

Grundsätzlich muss man, vereinfacht dargestellt, zwischen Attributsuche und Volltextsuche unterscheiden. Bei der Volltextsuche besitzt der SharePoint erhebliche Vorzüge, vor allem nach der grundlegenden Überarbeitung im neuen SP 2013. In der Vergangenheit musste sich der Kunde zwischen der SharePoint-eigenen Suche oder der Enterprise-Suche (vormals FAST) entscheiden. Nun gibt es nur noch eine neue Komponente, die auf Konzepten der von Microsoft akquirierten Firma FAST basiert.

Eine wesentliche Verbesserung im SharePoint 2013 ist die sofortige Aufnahme von neuen Objekten in den Index der Volltextsuche, eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung von suchintensiven Anwendungslösungen. Bei diesen Anwendungen liegen die Informationen in verschiedenen Bibliotheken, Listen oder auch Fremdanwendungen verteilt vor und werden per dynamischer Suchfunktion in eine SharePoint-Anwendung eingebunden. Der Vorteil dabei ist, dass Dokumente und andere Inhalte nur einmal abgelegt und in unterschiedlichem Kontext verwendet werden können.

Trotz der innovativen und technisch recht aufwendigen Konzepte des Such-Moduls des SharePoint 2013 fehlt jedoch eine ganz wesentliche Suchfunktion, die in typischen DMS-Systemen meist vorhanden ist: eine einfach zu bedienende Attributsuche für die anwenderspezifischen Eigenschaften von Dokumenten. So möchte ein Benutzer, wenn er nach Akten, Vorgängen oder einer Rechnung sucht, ein inhaltstypspezifisches Aktenzeichen, eine Vorgangs- oder eine Rechnungsnummer in der Suche verwenden können.

Andere DMS-Lösungen bieten dazu eine Suchmaske mit den Attributen der jeweiligen Dokumentenklasse an, die der Anwender – soweit relevant – ausfüllt. Beim SharePoint kann der Benutzer – out-of-the-box – nur die recht unpräzise Volltextsuche bemühen oder er formuliert eine Suchabfrage unter Verwendung der spezifischen Feldnamen des jeweiligen Attributs (Managed Property). Die letztere Variante scheitert in der Praxis meist daran, dass der Anwender sich nicht alle relevanten Feldnamen merken kann und das Schreiben einer solchen Suchanfrage als zu aufwendig und fehlerträchtig angesehen wird. Um dieses Defizit zu überwinden, ist es meist erforderlich, die Such-Oberfläche entsprechend zu erweitern und Formulare für eine Attributsuche kundenspezifisch zu entwickeln. Das erfordert – verglichen mit anderen DMS-Lösungen - einen untypisch hohen Anpassungsaufwand.

Eine wichtige Rolle spielt die Dokumenten-Anzeige. Lesen Sie weiter!

Dokumenten-Anzeige

(Bild: Zöller & Partner)

Der Funktionsbereich der Dokumenten-Anzeige spielt für den Endanwender eine sehr wichtige Rolle. In einem DMS und auch im SharePoint werden schließlich nicht nur TIFF- oder PDF-Dateien abgelegt, sondern auch eMails (mit und ohne Anlagen), Office-Dokumente und Visio-Dateien.

Ein Anwender möchte nun natürlich nicht immer auf eine Datei doppelklicken und das Dokument öffnen, um dann festzustellen, dass dieses gegebenenfalls nicht das Dokument war, welches er benötigt. Er möchte eher wie beim „Daumenkino“ schnell durch alle Dokumente im DMS „blättern“. Dieses ist mit einem Multiformat-Viewer möglich.

DMS-Systeme stellen teilweise Multiformat-Viewer zur Verfügung, der SharePoint hingegen besitzt keinen eigenen Viewer im Standard, sondern greift auf die jeweilige Applikation zurück, um ein Dokument anzuzeigen. Hier ist also kein „schnelles Blättern“ in Dokumentenablagen oder auch in Akten möglich (dazu später mehr).

Auch sind möglicherweise elektronische Annotationen auf einem Dokument wichtig (Haftnotizen, Pfeile, Textanmerkungen). Diese sollen natürlich nicht nur auf Bildformate beschränkt, sondern auch für Office oder Mail-Dateien möglich sein. Hier trennt sich dann die „Spreu vom Weizen“. Wenn diese Funktionen benötigt werden, lohnt sich ein tieferer Blick in die Viewer-Funktionalität der jeweiligen DMS-Lösungen. Der SharePoint selbst unterstützt keine Annotationen auf Dokumenten in seinem Standardumfang.

eAkte

Unter der eAkte wird meistens die Abbildung der heutigen Papierablage, also des guten alten Papieraktenordners oder des Hängeregisters, verstanden – nur in elektronischer Form mit komfortablen Suchmöglichkeiten. Aber auch komplexe, regelbasierte Postkorb-/Workflow-Systeme, welche jegliche Verwaltungspost elektronisch an die zuständigen Anwender weiterleiten, können Bestandteil eines eAkten-Projektes sein.

Die wesentliche Grundanforderung an eine elektronische Aktenverwaltung ist, dass das DMS überhaupt ein „Aktenobjekt“ kennt, was nicht selbstverständlich ist. Folgende Funktionen sollten mindestens von einer brauchbaren eAkten-Lösung unterstützt werden:

  • Der klassische Aktendeckel und Aktenregister müssen digital umgesetzt werden können.
  • Verlinkungen oder Kopien von Akten, Registern, Dokumenten und Workflow-Objekten müssen möglich sein.
  • Aktenpläne müssen abgebildet und umgesetzt werden können.
  • Auch individuelle Strukturen ohne Aktenplan können abgebildet werden.
  • Elektronische Akten können eigene Zugriffsrechte besitzen.
  • Akten können Löschregeln, Verweildauern und Aussonderungsvorgaben besitzen.
  • Multiformat-Viewer oder automatisierte Formatkonvertierungen sind verfügbar, um verschiedene Dokumentenformate (also Mail, Word, Excel, PDF) schnell in einer eAkte anzeigen zu können (Stichwort: schnelles Aktenblättern).

Zugegebenermaßen sind ausgeprägte elektronische Aktenfunktionen nicht bei allen DMS-Lösungen im Standard verfügbar, aber immerhin bei den „besseren“ Systemen am Markt. Im SharePoint muss hier erfahrungsgemäß auf Drittprodukte oder individuelle Erweiterung per Programmierung zurückgegriffen werden.

Die Systeme sind nicht alle gleich – dies gilt auch für die Postkorb- und Workflow-Module. Lesen Sie auf der nächsten Seite mehr zu diesem Thema.

Postkorb und Workflow

(Bild: Zöller & Partner)

Wie schon angedeutet, sind offensichtlich doch nicht alle Systeme gleich, und dies gilt auch für die häufig in DMS-Lösungen integrierten Postkorb- und Workflow-Module und deren Funktionsumfang.

Dieses ist wichtig zu wissen, wenn es um die Einführung einer ganzheitlichen DMS-Lösung in einer Verwaltung oder Behörde geht. Erfahrungsgemäß sind Postkorb-/Workflow-Projekte weniger gut als erste Einführungsprojekte einer neuen, verwaltungsweiten DMS-Lösung geeignet, stellen aber aus strategischer Verwaltungssicht diejenigen Projekte mit dem höheren Nutzenpotential (im Vergleich zu reinen Archivprojekten) dar.

Warum sind bei der Einführung einer neuen DMS-Lösung diese Projekte nicht unbedingt als Pilotprojekte geeignet? Das zeigt in der Regel die Praxis selbst: Postkorb-/Workflow-Projekte sind typischerweise um den Faktor 2 bis 5 teurer als klassische Archivprojekte, also Projekte mit späten Erfassungsszenarien. Wesentliche Kostentreiber derartiger Projekte sind:

  • höhere Analyse- und Implementierungsaufwendungen,
  • höhere interne Aufwendungen zur Umstellung der Ablauforganisation,
  • höhere Trainings- und Supportaufwendungen für Endbenutzer.

Ist eine DMS-Lösung allerdings bereits länger in einer Verwaltung erfolgreich etabliert, so ist der Wechsel von einer klassischen elektronischen Archiv- beziehungsweise Aktenablage zu einer frühen Dokumentenerfassung mit Postkorb-/Workflow-Lösung durchaus sinnvoll und sehr nutzbringend. Vor allem, wenn es sich um Prozesse handelt, die eine hohe Repetition der Abläufe (Frequenz gleichartiger Vorgänge) beinhalten oder eine „systemgeführte“ Fall- oder Sachbearbeitung stattfinden soll.

Grundsätzlich ist festzustellen, dass Postkorb-/Workflow-Komponenten sowohl in DMS-Lösungen als auch im MS SharePoint nicht immer selbstverständlich sind und einen weit gefächerten Funktionsumfang im Standard besitzen. Hier ist dann häufig Individualprogrammierung oder Zukauf von Drittlösungen und deren Integration notwendig. Fertige Postkörbe wie in den typischen DMS-Lösungen lassen sich im SharePoint-Standard so nicht finden.

Collaboration und Social Content

(Bild: Zöller & Partner)

In den letzten Jahren haben immer mehr sogenannte „Knowledge Worker“ den Bedarf an Prozessunterstützung im Dokumenten-Management erkannt. Die Tätigkeiten des Knowledge Workers im Sinne dieses Beitrags sind dadurch gekennzeichnet, dass er im Vergleich zum transaktionsorientierten Sachbearbeiter (zum Beispiel Rechnungsprüfer) in der Regel eine geringere Anzahl von Vorgängen im gleichen Zeitablauf abarbeitet, wobei der einzelne Vorgang sehr viel einfacher oder sehr viel komplexer gestaltet sein kann und mehr unstrukturierte, verteilt vorliegende Informationen zur Abarbeitung benötigt werden.

Mit anderen Worten: Häufig besteht hier der situativ entstehende Bedarf, Informationen ad hoc abzurufen oder zu erstellen. Die zeitliche Abstimmung und Koordinierung der Abläufe erfolgt fallweise. Diese teilweise projektbezogenen Tätigkeiten verlangen erheblich weitergehende Unterstützungsfunktionen zur Zusammenarbeit als „reines“ Dokumenten-Management.

Die funktionalen Überschneidungen von Collaboration- und DMS-Lösungen erfordern strategische Entscheidungen über deren Einsatz und Abgrenzung. Durchaus kann es sinnvoll sein, Collaboration- und DMS-Lösungen mittels Projektintegrationen miteinander zu verbinden. Allerdings sind nur wenig gute Standard-Integrationen im Markt erhältlich.

Um entscheiden zu können, in welchen Einsatzfeldern ein DMS oder eine Collaboration-Plattform besser geeignet ist und wo sogar eine Integration dieser beiden Plattformen sinnvoll oder notwendig sein kann, ist eine sorgsame Arbeitsprozessanalyse und Designarbeit nötig, die auch sicherstellen muss, dass Anwender möglichst intuitiv auf die benötigten Informationen und Dokumente zugreifen können und wissen, wann welche Plattform wie genutzt werden soll. Im Bereich Collaboration besitzt der MS SharePoint 2013 klare Vorteile gegenüber den klassischen DMS-Lösungen.

Schnittstellen

Standard-Archivschnittstellen bieten zum Beispiel SAP und ADP (Paisy) an. Beide Hersteller verwenden überdies ein Zertifizierungsverfahren, um die Korrektheit der implementierten DMS-Schnittstelle sicherzustellen. Im Übrigen stellt die Zertifizierung nur diese Kompatibilität sicher und bewertet insbesondere nicht die sonstige Leistungsfähigkeit der geprüften DMS-Lösung.

In allen anderen Anwendungsumgebungen muss projektindividuell eine Integration vorgenommen werden. Selbst wenn einige DMS-Hersteller vollmundig mit einer „Standard“-Integration in die verschiedensten Fachverfahren werben, beschränken sich diese häufig auf die Bereitstellung vorkonfigurierter COLD-Jobs zur Archivierung ausgehender Dokumente oder von Dateiaustauschverfahren beziehungsweise Screen-Scraping-Methoden (also dem Auslesen von Texten über den Computerbildschirm). Eine Retrieval-Integration in die Fachverfahren oder ein direkter Datenbankzugriff zwecks Indexaustausch zwischen DMS und Fachverfahren ist dann schon nicht mehr Standard, sondern eher „handgeklöppelt“. Häufig wissen die Fachverfahren-Hersteller gar nichts von der Existenz besagter Standard-Schnittstellen, was dann bei Produkt-Upgrades und Versionswechseln der Fachverfahren zu Schnittstellenproblemen führt und den Aufwand für Wartung und Weiterentwicklung enorm erhöht.

Für die Standardschnittstelle von SAP (ArchiveLink) haben die typischen DMS-Anbieter fertige Lösungen im Portfolio. Beim MS SharePoint hingegen müssen für die SAP-Integration Drittlösungen oder Eigenentwicklungen eingesetzt beziehungsweise entwickelt werden.

Dies ist teilweise vergleichbar mit der Integration von Fachverfahren im Verwaltungsbereich. Die auf den öffentlichen Sektor spezialisierten DMS-Anbieter haben typischerweise fertige Integrationen im DMS-Portfolio, bei Verwendung von SharePoint muss erfahrungsgemäß noch „anprogrammiert“ werden.

(Bild: Zöller & Partner)

Fazit

Es wurden viele neue innovative Themen in das SharePoint Server 2013 Release aufgenommen, die für Microsoft offensichtlich einen höheren Stellenwert als die Vervollständigung der DMS- oder Content-Management-Funktionen haben.

Die Positionierung von SharePoint 2013 zum Beispiel als Facebook und Twitter für das Intranet ist ein interessanter Ansatz, geht jedoch an den Bedürfnissen der Anwender vorbei, die SharePoint vorrangig zur effizienten Verwaltung ihrer Dokumente verwenden möchten und hofften, dass mit SharePoint 2013 die Schwächen bei der Handhabung von Dokumenten behoben sind.

Ulrich Gerke, Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH
Ulrich Gerke, Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH
(Bild: Zöller & Partner)

Kritische Stimmen kommen auch aus der IT-Fraktion, da die Komplexität einer SharePoint-Einführung mit der Version 2013 noch einmal deutlich gestiegen ist. Die Anforderungen an Budget und Know-how sind für kleine und mittlere Verwaltungen eher schwieriger zu stemmen. Hingegen sind für die klassischen DMS-Anbieter die Themen Social Networks oder auch Collaboration-Funktionen immer noch eine Herausforderung, die der SharePoint 2013 besser meistert.

Nicht nur deshalb ist es interessant, diese beiden Technologien zu kombinieren und je nach fachlichen DMS-Anforderungen einzusetzen. Hierbei kann das Wissen von Spezialisten und auch deren Projektwerkzeuge eine immense Hilfe leisten. Hier gilt: Know-how und Projekterfahrung sparen viel Geld.

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