gesponsertKünstliche Intelligenz in der Office-Welt KI im Büroalltag richtig integrieren

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Ascensio System SIA - ONLYOFFICE

Künstliche Intelligenz revolutioniert die Art, wie wir mit Dokumenten arbeiten. Doch um KI wirklich sinnvoll zu nutzen, braucht es mehr als nur ein Plugin – es braucht Kontrolle darüber, wie und wo sie wirkt.

Wenn die KI direkt in der Arbeit steckt – und nicht nur daneben

Wir erleben es täglich: KI-Tools versprechen mehr Produktivität, weniger manuelle Arbeit und schnellere Ergebnisse. Und tatsächlich – wer Texte zusammenfassen, übersetzen oder generieren will, bekommt mit KI beeindruckende Unterstützung. Doch die entscheidende Frage ist: Wie gut passt die KI in unsere tägliche Arbeit?

Denn viele Tools sind zwar hilfreich – oft aber auch Drittlösungen, die extern verwendet werden müssen. Wer bei jedem Dokument zwischen Plattformen springen oder Inhalte erst in externe Tools kopieren muss, verliert wertvolle Zeit und gegebenenfalls sogar die Datenhoheit. Effizient wird künstliche Intelligenz erst dann, wenn sie direkt dort eingebunden ist, wo ohnehin gearbeitet wird – in der eigenen Office-Umgebung.

Was KI kann – und was sie nicht (ohne weiteres) darf

Das Potenzial von KI ist riesig: Inhalte zusammenfassen, übersetzen, strukturieren, prüfen, vereinfachen. Aber gerade in sensiblen Bereichen – etwa in Forschung, Verwaltung oder Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen – ist die zentrale Frage nicht nur, was KI kann, sondern wer sie kontrolliert.

Viele kommerzielle Office-Anwendungen integrieren KI inzwischen standardmäßig. Das Problem: Nutzer:innen können oft weder wählen, welche KI eingesetzt wird, noch, wo deren Server stehen. Gerade wenn sensible Daten im Spiel sind, ist das kritisch.

Open Source bringt Spielraum – und Sicherheit

Die gute Nachricht: Wer sich nicht einschränken lassen will, hat Alternativen. Open-Source-Plattformen wie ONLYOFFICE bieten die nötige Flexibilität, um KI passgenau in die eigenen Workflows zu integrieren.

Und das Beste: Man entscheidet selbst, wie viel Unterstützung man will – und von wem.

Mit ONLYOFFICE können Nutzer:innen:

• frei wählen, welches KI-Modell sie einsetzen (z. B. ChatGPT, Mistral, Groq oder sogar lokale Modelle),

• mehrere KIs parallel verbinden und frei entscheiden, welche Aufgabe das jeweilige Modell erfüllen soll (z. B. eines zum Übersetzen, ein anderes zum Zusammenfassen),

• alles serverseitig konfigurieren, sodass Teammitglieder direkt loslegen können – ohne, dass sie selbst noch etwas konfigurieren müssten.

Wer erleben möchte, wie sich KI sinnvoll und sicher in bestehende Office-Prozesse integrieren lässt, sollte sich ONLYOFFICE im Einsatz ansehen – zum Beispiel mit einem kostenlosen Konto der DocSpace-Plattform.

So wird KI nicht zum Datenrisiko, sondern zum echten Produktivitätsgewinn.

KI, wie sie zu Ihnen passt – mit ein paar Klicks

Ein Plugin, ein paar Einstellungen – mehr braucht es nicht, um KI-Funktionalität in ONLYOFFICE zu aktivieren.

Und: Es geht nicht nur um Chatfunktionen. Auch komplexere Aufgaben wie Übersetzungen, inhaltliche Kürzungen oder die Extraktion von Schlüsselinformationen lassen sich so automatisieren – und individuell anpassen.

Mit der aktuellen Version lassen sich KI-generierte Inhalte direkt als Kommentar, Text oder Ersetzung ins Dokument übernehmen – per Schnellaktion, ohne Copy & Paste.

Zudem sind auch Bildgenerierung, OCR-basierte Texterkennung und eine flexible Auswahl an KI-Anbietern möglich, darunter OpenAI, Azure, Together AI oder eigene Modelle via API. Das Plugin lässt sich vollständig lokal betreiben und bleibt DSGVO-konform.

Mit dem nächsten umfangreichen Update ONLYOFFICE Docs 9.0 wird die OCR-basierte Texterkennung auch für PDF-Dateien verfügbar sein sowie KI für Makros und VBA-Konvertierung und im Tabellenkalkulationseditor. Dieses Update ermöglicht es Nutzern aller Erfahrungsstufen – vom Datenanalysten bis zum Büroalltag –, KI-Erkenntnisse mit wenigen Klicks zu nutzen.

Die Benutzeroberfläche bleibt dabei so, wie Teams sie gewohnt sind. Die KI agiert im Hintergrund, nicht im Vordergrund – so wie es in der Arbeit auch sein sollte.

Offen arbeiten. Sicher arbeiten. Mit System.

ONLYOFFICE bleibt seiner Open-Source-DNA treu: keine versteckten Datenabflüsse, keine Blackbox-Funktionen, keine Anbieterbindung. Nutzer:innen behalten die volle Kontrolle – über Daten, Prozesse und eingesetzte Technologien.

Ob als Cloud-Version, als On-Premises-Lösung oder in der Private Cloud: Mit ONLYOFFICE kann jede Organisation entscheiden, wie offen, wie sicher und wie smart sie arbeiten will.

Jetzt unverbindlich testen: ONLYOFFICE DocSpace kostenlos für bis zu 3 Admins und unbegrenzte Nutzer ausprobieren.

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