Software-Lizenzmodelle Kaufen, Mieten oder Abstauben?

Autor / Redakteur: Peter Schneider* / Elke Witmer-Goßner

3...2...1...meins: Mit wenigen Klicks können Unternehmen Software heute via Download herunterladen, ohne dabei tagelang auf die Lieferung der Box per Post warten zu müssen.

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Software-Beschaffung ist für Unternehmen in der Regel ein immenser Kostenfaktor, weshalb sie die Fülle an Möglichkeiten genau abwägen sollten.
Software-Beschaffung ist für Unternehmen in der Regel ein immenser Kostenfaktor, weshalb sie die Fülle an Möglichkeiten genau abwägen sollten.
(Bild: MK-Photo, Fotolia)

Aber auch wenn die Software-Beschaffung heute deutlich einfacher ist, stehen Unternehmen vor der Qual der Wahl: Ob gekauft, gemietet oder gebraucht, alle Varianten haben Vor- und Nachteile. Unternehmen sollten deshalb genau abwägen, welches Modell wirklich zu ihnen passt.

Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, müssen Unternehmen von Zeit zu Zeit in neue Software investieren. Die Beschaffung stellt in der Regel einen erheblichen Kostenfaktor dar, denn fest steht: neue Software ist teuer. Gebrauchte Lizenzen sind rund 30 Prozent günstiger erhältlich. Auch Miet-Software und Cloud-Lösungen versprechen nennenswerte Einsparungen. Um angesichts der vielen Optionen nicht in die Kostenfalle zu tappen, lohnt es sich, die verschiedenen Lizenz-Varianten genauer zu betrachten.

Preisvarianten im Überblick

Ein Rechenbeispiel: Ein Unternehmen, 15 Mitarbeiter, 13 PCs und die Frage: Welche Lizenz-Variante lohnt sich wirklich? Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, Microsoft Office Professional 2013 zu erwerben, muss kalkuliert werden. Vier Mitarbeiter des Unternehmens befinden sich in Teilzeit, sodass sich jeweils zwei Mitarbeiter einen gemeinsamen PC teilen. In Summe verfügt das Unternehmen somit über 13 Arbeitsplätze. Jede neue Lizenz kostet 539 Euro. Ohne Mengenrabatte zahlt das Unternehmen somit 7.007 Euro.

Die Mietoption scheint hingegen deutlich günstiger: Mit einem Jahresabonnement entstehen Kosten von 10,50 Euro pro Benutzer im Monat, also 126 Euro im Jahr. Für 15 Mitarbeiter ergibt dies eine Summe von 1.890 Euro pro Jahr. Die gemieteten Lizenzen sind mehr als 5.000 Euro günstiger als die neu gekauften. Rechnet man allerdings den Faktor Zeit hinzu, verändert sich die Rechnung deutlich. Bereits nach fünf Jahren belaufen sich die Kosten auf 9.450 Euro. Die gemietete Software wäre somit mehr als 2.000 Euro teurer als neue, gekaufte Lizenzen. Hinzu kommt, dass die Abos nutzergebunden sind. Das bedeutet: Alle Mitarbeiter benötigen ein eigenes Abo, selbst wenn sich zwei einen PC teilen.

Gebrauchte Software zum halben Preis?

Software-Lizenzen müssen aber nicht zwangsläufig neu gekauft werden: Dieselbe Version von Microsoft Office Professional 2013 ist auf dem Gebrauchtmarkt bereits ab 210 Euro erhältlich. Die Ausstattung von 13 PCs kostet demnach 2.730 Euro – mehr als 4.000 Euro weniger als der Neukauf. Kunden, die gebrauchte Software kaufen, erhalten somit exakt dasselbe, gleichwertige Produkt wie Erstkäufer – nur zu deutlich günstigeren Konditionen. Darüber hinaus besteht keine zeitliche Limitierung, da gebrauchte Software unbegrenzt verfügbar ist ohne zusätzliche Kosten. Wirtschaftlich gesehen schneiden gebrauchte Software-Lizenzen am besten ab, doch auch der Faktor Sicherheit beeinflusst die Kaufentscheidung. Aus diesem Grund sollten Unternehmen insbesondere die Nutzung cloud-basierter Mietsoftware gründlich prüfen.

Der Unsicherheitsfaktor

Peter Heidkamp, Head of Technology der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG AG, kommt im aktuellen „Cloud Monitor 2015“ des IT-Branchenverbandes Bitkom zu dem Schluss, dass Deutschland in der Cloud angekommen ist. Tatsache ist: 44 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen Cloud Computing ein und weitere 24 Prozent diskutieren den Einsatz. Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, schätzen die räumliche Unabhängigkeit dieser Dienste.

Auch wenn sich Cloud-Nutzer der Vorteile bewusst sind, herrscht bei mehr als 50 Prozent der Befragten weiterhin Unsicherheit: Sind die Daten wirklich sicher? Oder ist es nur eine Frage der Zeit, bis US-Behörden sensible Informationen „aus Sicherheitsgründen“ überprüfen? Dies bestätigt jedenfalls die aktuelle Studie „IT-Sicherheit und Datenschutz 2015“ der „Nationalen Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit e.V.“ (NIFIS): Diese kommt zu dem Schluss, dass deutsche Unternehmen Cloud-Anbietern nur dann vertraut, wenn sie restriktiven Datenschutzgesetzen unterliegen.

US-Anbieter fallen spätestens seit dem Urteil eines US-amerikanischen Bundesrichters aus dem letzten Jahr in Sachen „Vertrauen“ durch: Amerikanische Internet-Unternehmen sind demnach verpflichtet, den US-Behörden auch dann Zugang zu E-Mails und gespeicherten Informationen zu geben, wenn diese nicht auf Servern in den USA, sondern im Ausland gespeichert sind. De facto müssen Nutzer US-amerikanischer Cloud-Dienste davon ausgehen, dass ihre sensiblen Daten auch den Behörden zugänglich sind.

Neben den Datenschutzrisiken besteht außerdem die Möglichkeit des Datenverlustes. Unternehmen sind unsicher: Können die eigenen Daten im Falle einer Insolvenz des Anbieters aus der Cloud verschwinden? Was passiert mit den Daten, wenn es zu einem Serverausfall kommt? Und können auch lokal gespeicherte Daten vom eigenen Server beschädigt oder gar gelöscht werden? Auch wenn solche Fälle eher selten eintreten dürften, bleibt der Nutzer hinsichtlich Sicherheit und Verfügbarkeit hochgradig vom Provider abhängig. Unternehmen sollten sich deshalb vorab nicht nur aus Kostengründen, sondern auch aus Sicherheitsgründen wohl überlegen, ob sie sich für cloud-basierte Mietsoftware entscheiden.

Peter Schneider, usedSoft Deutschland GmbH.
Peter Schneider, usedSoft Deutschland GmbH.
(Bild: Hardy Welsch / usedSoft)

* Der Autor Peter Schneider ist Geschäftsführer der usedSoft Deutschland GmbH.

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