Entlastung für Steuerberater „Kanzlei digital“ ebnet Weg in die digitale Zukunft

Autor Elke Witmer-Goßner

Zeit- und Fristendruck, ein Berg an administrativen Tätigkeiten, dazu noch im Rahmen des neuen digitalen Risikomanagements der Finanzverwaltung die vorgeschriebene Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie die GoBD. Die Gefahr, im Zuge der Digitalisierung unter die Räder zu geraten, ist groß.

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Mit Exact sollen Steuerberater administrative Prozesse vereinfachen und wertvolle (Beratungs-)Zeit gewinnen können.
Mit Exact sollen Steuerberater administrative Prozesse vereinfachen und wertvolle (Beratungs-)Zeit gewinnen können.
(Bild: Thomas Reimer, Fotolia)

Zudem fordern auch Kunden, dass die Kanzleiprozesse digitalisiert werden, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Täglich sehen sich also Steuerberater vor neue Aufgaben gestellt, die effiziente und gewinnbringende digitale Zusammenarbeit rückt zunehmend in den Vordergrund. Dieser Prozess reicht von der Finanzbuchhaltung bis hin zu Branchenprozessen wie Lagerverwaltung und Logistik, vom Beleg-Scan über das Archivieren bis hin zur Steuerprüfung.

„Vielen fehlt jedoch ein Wegweiser, wie sie dabei am besten vorgehen. Genau dies wollen wir mit der Initiative ‚Kanzlei digital‘ ändern. Wir zeigen, wie einfach sich die Digitalisierung umsetzen lässt, welche Komponenten dazu individuell notwendig sind und wie die individuelle, digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant in der Praxis funktioniert“, erklärt Christopher Baxter, General Manager Cloud Solutions Germany bei Exact.

Bereits vor zwei Jahren habe man deshalb Gespräche mit Datev geführt, um den Digitalisierungsprozess zwischen Steuerberatern und Kunden voranzutreiben. Ende März wurde nun die neue Schnittstelle DATEVconnect online freigegeben, die den direkten Transfer von Belegdaten aus Exact Online über die Cloud an den Steuerberater vereinfacht.

Strategischer Hintergrund der Initiative „Kanzlei digital“ ist auch, dass der Softwareanbieter sein On-Premise-Produkt in absehbarer Zeit nur noch cloud-basiert anbieten möchte. Daher sollen Steuerberater, die sich bereits mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen und die Anforderungen ihrer Mandanten in Richtung kaufmännischer Prozessteuerung besser erfüllen wollen, dazu aber beispielsweise eine nahtlose Integration in die eigene Software benötigen, jetzt besonders unterstützt werden.

Individuelles Leistungspaket

„Kanzlei digital“ umfasst verschiedene Bausteine zu den Schritten „Zusammenarbeit verbessern“, „Beratung ausbauen“ und „Prozesse digitalisieren“, die individuell nutzbar sind. Unterstützt wird Exact dabei von den Partnern C&K Services, die auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Kanzleien spezialisiert ist, Scanfabrik für das Scannen und Archivieren von Belegen, sowie dem IFU-Institut für die Fort- und Weiterbildung von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten.

Exact empfiehlt allen, die sich auf den Digitalisierungsweg machen wollen, auf jeden Fall die elektronische Belegerfassung, -archivierung und -verarbeitung als erste Maßnahme. Hier bietet sich der Service für die Digitalisierung von Belegen und deren unveränderbare Archivierung an. Die Digitalisierung verändert aber auch die Zusammenarbeit zwischen Steuerbüros und ihren Mandanten.

Die oben erwähnte Datev-Schnittstelle trägt zu dieser verbesserten Online-Collaboration bei. Anwender von Exact können auf diesem Weg Belege und Buchungsinformationen mit ihrem Steuerberater austauschen, ohne die Cloud-Lösung verlassen zu müssen. Zusätzlich profitieren sie von der Sicherheit des Datev-Rechenzentrums.

Exact bietet aber auch die Chance, dass Steuerberater ihre Beratungskompetenzen in Richtung Mandanten zu erweitern. Denn um eine stärkere, beratende Rolle für ihre Mandanten einnehmen zu können, fehlt Steuerberatern häufig ein ganzheitliches und aktuelles Unternehmensbild. Laut Cloud-Barometer-Studie hat weniger als ein Viertel Zugang zu umfassenden, validen Unternehmensdaten. Damit fehlt aber auch die Möglichkeit, neue Services und weiterführende Beratung wie zum Beispiel zu Unternehmens- oder Finanzentscheidungen, anzubieten.

Die Online-Collaboration-Funktion lässt Unternehmen wie Steuerberater in Echtzeit auf die Performance des Unternehmens blicken. Beide werden automatisch alarmiert, wenn etwas nicht stimmt. Oder wenn sie kurz davor sind, eine Frist zu verpassen. Oder wenn Kosten vom normalen Standard abweichen. Oder wenn die Liquidität ins Wanken gerät. Wenn Lagerbestände unterschritten werden.

Training für neue Geschäftsmodelle

Doch alleine der Zugang zu den richtigen Informationen macht noch nicht den Berater. Die Einführung der Cloud-Lösung qualifiziert noch lange nicht zum strategischen Berater. Dazu gehören auch Branchenverständnis und die Fähigkeit, Markttrends zu erkennen und Benchmarks zu erheben. Auch sollte eine Spezialisierung in Betracht gezogen werden, wenn mehrere Kunden aus einem Sektor betreut werden.

Über ein erweitertes Partner-Ökosystem aus IT-Freelancern, Marketing-Experten oder Unternehmensberatern könnte ebenfalls nachgedacht werden. Daher gehört das Thema „Beratung ausbauen“ ebenfalls zu „Kanzlei digital“. Exact bietet hierfür ein speziell für Steuerberater entwickeltes Schulungsprogramm mit Branchen-Know-how und Trainings an, das bei der Weiterentwicklung der Beratungskompetenzen in Richtung Mandanten helfen soll.

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