Strenge Datenschutzbestimmungen machen Firmen Angst

Jedes zweite Unternehmen blockiert Filesharing-Anwendungen

| Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Aus Angst, künftige Datenschutzbestimmungen nicht mehr erfüllen zu können, schotten sich Unternehmen lieber ab und verschließen sich so modernen Formen der Zusammenarbeit.
Aus Angst, künftige Datenschutzbestimmungen nicht mehr erfüllen zu können, schotten sich Unternehmen lieber ab und verschließen sich so modernen Formen der Zusammenarbeit. (Bild: Orlando Florin Rosu, Fotolia)

Immer mehr Unternehmen sorgen sich angesichts immer strengerer Datenschutzvorschriften um die Kontrolle ihrer Dateien. Daher sperren sie zunehmend den Zugang zu Filesharing-Anwendungen im Consumer-Bereich wie Dropbox und YouSendIt.

Zu diesem Ergebnis kommen zwei Studien zu Filesharing und Datenschutz, die von dem SaaS-Anbieter für Content Management und Collaboration, Intralinks, in Auftrag gegeben wurden. Dabei wurden mehr als 800 technische und kaufmännische Führungskräfte global tätiger Unternehmen befragt, um deren Anforderungen an die gemeinsamen Nutzung von Daten und die damit zusammenhängenden Probleme zu verstehen, vor denen sie beim Schutz sensibler Daten und wertvollem geistigen Eigentum stehen. Dass die Fähigkeit, effizient mit Partnern und Kunden zusammenarbeiten zu können, einen Wettbewerbsvorteil bietet, ist bei allen Befragten anerkannt. Die Unternehmen sind heute jedoch zunehmend besorgt darüber, wie sie die Kontrolle über ihre Daten unabhängig vom Ort behalten können, an dem diese Daten sich befinden. Nur knapp ein Drittel der Unternehmen galuben, dass sie genügend Übersicht und Kontrolle über eigene Daten haben, die sich außerhalb der eigenen Firewall befinden.

Verbote helfen nicht

Rund 60 Prozent der Mitarbeiter in den befragten Unternehmen nutzen unsichere Filesharing-Angebote für Privatanwender für geschäftliche Daten, ohne die IT-Abteilungen darüber in Kenntnis zu setzen. Daher wissen viele IT-Abteilungen nicht, in welchem Umfang Mitarbeiter Dateien auf Cloud-Tools, die eigentlich für den Consumer-Bereich ausgelegt sind, austauschen. Um gegen diese Praxis vorzugehen haben etwa 49 Prozent der Unternehmen bereits versucht, den Zugang zu solchen Diensten zu blockieren – ganz offensichtlich nur mit eingeschränktem Erfolg. Somit sind Unternehmen für Datenlecks, unzulässige Veröffentlichungen und rechtliche Risiken verwundbar.

Die meisten Unternehmen konzentrieren sich darauf, Datendiebstahl und Hacker-Angriffe zu verhindern. Aber tatsächlich gehen sehr viel mehr Daten durch versehentlich falschen Umgang und ungeeignete Maßnahmen zur gemeinsamen Datennutzung verloren. So gaben 80 Prozent der Befragten an, dass sie schon einmal eine E-Mail erhalten haben, die nicht für sie gedacht war; 53 Prozent gaben zu, dass ihnen dieser Fehler beim Verschicken auch schon selbst unterlaufen ist. Nicht weniger als 43 Prozent berichteten, dass diese Fehler mindestens einmal im Monat vorkommen.

Totale Blockade auch nicht

Immer mehr Unternehmen setzen im Geschäftsleben auch auf Outsourcing und Zusammenarbeit mit Externen. Das bedeutet, dass immer mehr Daten innerhalb des eigenen Netzwerks und zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Aktuelle Sicherheitsstrategien, die Datensicherheit auf dem eigenen Server gewährleisten, eignen sich aber nicht für Daten, die über Unternehmensgrenzen hinweg von mehreren Parteien gemeinsam genutzt werden. Ein Abschirmen des Netzwerks und der Infrastruktur gewährleistet also nicht die gewünschte Sicherheit der Daten. Um Informationen an jedem Ort zu schützen, ist Datenschutz auf der Ebene der einzelnen Dateien erforderlich.

Zudem werden die rechtlichen Anforderungen an die Datensicherheit immer strenger. Das stetige Vordringen von Technologien aus dem Consumer-Bereich in die Unternehmen macht es den IT- und Compliance-Abteilungen immer schwerer, diese neuen Anforderungen zu erfüllen. Damit sind rechtliche Fragen im Zusammenhang mit Content-Sicherheit ein reales und wachsendes Problem. Fast 90 Prozent der befragten Unternehmen sind besorgt, dass sie rechtliche Anforderungen an den Datenschutz in ihrer Branche in Zukunft nicht mehr einhalten können. 43 Prozent der Befragten gaben an, dass sie ihre derzeitigen Regularien ändern müssen.

Whitepaper gibt Ratschläge

John Landy, CTO bei Intralinks, fasst die Ergebnisse zusammen: „Wir haben viel Zeit investiert, um mit globalen Unternehmen über ihre Bedürfnisse zum sicheren Austausch von Daten zu sprechen. Tatsächlich ist es so, dass die meisten Unternehmen nicht wirklich wissen, welche Inhalte geteilt werden, wo dies stattfindet und wer die Inhalte austauscht. Unternehmen müssen bei der Bewertung ihrer Strategien zum Thema Zusammenarbeit eine sorgfältige Abwägung zwischen Benutzerfreundlichkeit und sorgfältiger Kontrolle vornehmen.“

Auf der Grundlage der durch die Studien gewonnen Erkenntnisse gibt das Whitepaper „Enterprise Collaboration: Avoiding the Productivity and Control Trade-Off“ Unternehmen Ratschläge, wie sie Collaboration-Tools so einsetzen können, dass die rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, geistiges Eigentum geschützt wird und die Mitarbeiter dennoch produktiv arbeiten können. Das komplette Whitepaper finden Sie am Ende dieses Artikels zum Download.

Die Studien wurden von Intralinks in Auftrag gegeben, um herauszufinden, vor welchen Herausforderungen Unternehmen stehen, die sicher und effizient über die Firewall hinaus zusammenarbeiten wollen. Die erste Studie wurde 2012 bei einem globalen Strategie-Consulting-Unternehmen in Auftrag gegeben, um die Anforderungen des Marktes an die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen zu ermitteln. Im Rahmen dieser Studie wurden mehr als 650 Führungskräfte aus der IT und dem kaufmännischen Bereich befragt, damit sie ihre aktuellen Strategien bezüglich unternehmensübergreifender Zusammenarbeit und ihre damit verbundenen zukünftigen Anforderungen beschreiben. Die zweite Studie gab Intralinks 2013 beim zu Haymarket gehörenden SC Magazine in Auftrag. In diesem Fall wurden 200 Führungskräfte aus der IT und dem kaufmännischen Bereich befragt, um die Risiken zu ermitteln, denen die Unternehmen bei der Nutzung aktueller Technologien beim Austausch von Daten ausgesetzt sind.

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