Fileee, Dropscan, ProBinder & Co. Interessante Lösungen für Dokumenten-Management in der Cloud

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Elke Witmer-Goßner

Neben dem lokalen Betrieb eines DMS-Systems macht es für viele Unternehmen Sinn, Dokumente auch in der Cloud zu speichern. Mobile Mitarbeiter können so schneller und effizienter ihre Dokumente speichern und nutzen. Unternehmen ersparen sich dadurch den Betrieb eines eigenen Servers. Der Einstieg ist auf diesem Weg schnell möglich.

Manchmal ist weniger mehr. Deshalb macht es für viele Unternehmen Sinn, sich abseits großer DMS-Lösungen mit cloud-basierten Alternativen vertraut zu machen.
Manchmal ist weniger mehr. Deshalb macht es für viele Unternehmen Sinn, sich abseits großer DMS-Lösungen mit cloud-basierten Alternativen vertraut zu machen.
(Bild: Vladislav Kochelaevs, Fotolia)

Microsoft stellt mit Office 365 auch SharePoint Online zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um eine sehr umfangreiche Lösung, um auch Dokumente zu verwalten. Der Funktionsumfang entspricht in etwa SharePoint Server 2013. Für viele Unternehmen ist der Funktionsumfang aber fast zu groß und die Bedienung oft unkomfortabel. Aus diesem Grund kann es durchaus Sinn machen auf andere Systeme für Dokumenten-Management in der Cloud auszuweichen. Wir zeigen einige der interessantesten Lösungen in diesem Bereich.

Deutsches DMS mit Fileee

Fileee ist ein bekannter deutscher Cloud-Dienst für DMS. Das Tool kann Dokumente per E-Mail erhalten, sowie von Dropbox importieren. Wenn ein Dokument in Fileee importiert ist, besteht die Möglichkeit wichtige Daten wie Adresse, Kontonummern und mehr auszulesen und zu verwenden. Für den Dienst gibt es zudem Apps für Android und iPhones/iPads. Mit diesen Apps können Anwender Dokumente fotografieren und direkt in die Cloud zu ihrem Konto hochladen. Sobald der Nutzer ein Konto eröffnet hat, kann er Dokumente sogar auf dem Postweg versenden und auf diesem Weg in der Cloud verfügbar machen.

Die Grundfunktionen in Fileee sind kostenlos. Für Zusatzfunktionen wie der Scandienst fallen aber Kosten an. Der Preis ist dabei abhängig von den verwendeten Dokumenten. In Filee können Sie gespeicherte Dokumente auch freigeben, damit mehrere Anwender im Unternehmen, oder externe Benutzer wie Steuerberater oder Kunden auf einige Dokumente zugreifen können.

Für den PC gibt es keine spezielle Software, sondern einen Webclient. Dieser funktioniert auf allen aktuellen Browsern. Nach der Anmeldung über eine beliebige E-Mail-Adresse steht der Dienst bereits zur Verfügung. Durch die Anmeldung erhalten Anwender eine E-Mail-Adresse beim Anbieter. Senden Benutzer eine E-Mail mit einem Dokument an diese Adresse, wird diese in den Dienst eingebunden. In den Optionen lassen sich auch Dienste wie Dropbox, Web.de, Gmail und GMX mit dem Dienst verbinden und Daten automatisch synchronisieren. Durch die schnelle Aktivierung des Dienstes steht einem Test nichts im Wege, eine komplizierte Einrichtung und die Weitergabe sensibler Daten entfällt.

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Briefe mit ProBinder digitalisieren

Ein weiterer deutscher Anbieter für DMS ist ProBinder. Auch dieser Dienst steht generell unentgeltlich zur Verfügung, lässt sich aber mit kostenpflichtigen Diensten ergänzen. Für einen ersten Test entstehen allerdings keine Kosten, es lassen sich bis zu 200 MB in der Cloud speichern, in einer Dateigröße mit 10 MB. Von der Optik her orientiert sich ProBinder an der Darstellung von Ordnern, so dass auch wenig IT-geübte Anwender mit dem Produkt zurechtkommen.

Wie bei Fileee können Anwender auch mit ProBinder neue Dokumente vom Rechner hochladen und von anderen Seiten importieren lassen. Die Funktionen gehen aber noch etwas weiter. ProBinder bietet Versions- und Rechteverwaltung sowie automatisierte Benachrichtigungen bei neuen Dokumenten. Wie mit Office Web Apps und SkyDrive, können Anwender auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten. ProBinder richtet sich daher vor allem an Gruppen, die gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Sinnvoll könnte das für Außendienst- und Innendienst-Vertriebsmitarbeiter sein. Dokumente lassen sich mit dem Dienst auch digitalisieren. Vorteil gegenüber vielen anderen Anbietern ist die Möglichkeit, Office-Dokumente oder PDF-Dateien direkt im Browser bearbeiten zu können. Als Zusatztools stehen eine App für Android sowie eine Erweiterung für Google Chrome zur Verfügung.

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Durch die interne Benutzerverwaltung können Administratoren in der Weboberfläche umfangreiche Rechte setzen. Manche Anwender dürfen zum Beispiel Dokumente bearbeiten, andere Benutzer anlegen, wieder andere Benutzer nur lesend auf Ordner und Dokumente zugreifen. Auch mit Gruppen können Administratoren arbeiten. Bestimmte Ordner lassen sich vor Zugriff sperren. ProBinder unterstützt auch Tags und Metadaten für Dokumente. Diese Tags können Administratoren vorgeben und Anwender in die Dokumente beim Hochladen eintragen.

Clouddienste miteinander verbinden

Ebenfalls aus Deutschland kommt der DMS-Anbieter Doo. Auch hier lassen sich Dokumente zentral in der Cloud speichern und mit anderen Anwendern teilen. Vorteil von Doo ist die Möglichkeit, Dokumente aus verschiedenen externen Quellen zusammentragen zu können. Der Dienst kann Ordner aus verschiedenen Mailkonten auslesen.

So lassen sich zum Beispiel die Dokumente in Google Drive oder Dropbox anbinden und importieren. Für den Dienst stehen verschiedene Apps zur Verfügung, so dass Anwender flexibel mit den Dokumenten in Doo arbeiten können. Im Gegensatz zu den anderen hier vorgestellten Lösungen, stellt Doo auch Apps für Windows und Windows 8 zur Verfügung. Eingebundene Dokumente lassen sich mit der intelligenten Suche in Doo durchsuchen. Über die Smartphone-Apps können Anwender Dokumente auch einscannen. Diese lassen sich auch mit OCR erkennen und dadurch auch durchsuchen, sobald die Dokumente in der Cloud gespeichert sind. Neben Windows, iPhone/iPad und Android, stehen auch Anwendungen für MacOS zur Verfügung.

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