M-Files und die Zukunft intelligenten Informationsmanagements Informationen nach dem Was-statt-Wo-Prinzip organisieren

Unternehmen, die im „Magic Quadrant“ des Analystenhauses Gartner gelistet sind, gelten als besonders innovativ, visionär, zukunftsfähig und überhaupt als vielversprechende Kandidaten für eine lange Karriere im Markt. Je weiter rechts und je weiter oben sie im Quadranten stehen, desto besser.

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M-Files

M-Files, Anbieter von cloud-basiertem Informationsmanagement mit deutscher Niederlassung in Ratingen, ist eine der „magischen“ Firmen, die in das Viereck aufgenommen wurden. Gartner stuft M-Files im Magic Quadrant 2021 für Content-Services-Plattformen als Visionär ein. Damit wird das intelligente Informationsmanagement von M-Files und die Vision, die dahintersteht, vor allen anderen Herstellern am besten bewertet. Und das nicht zum ersten Mal. Seit 2016 agiert man in der DACH-Region mit der, wie Marketingchef Dirk Treue sagt, „fortschrittlichsten Lösung am Markt“ und erhielt nun erneut die beste Bewertung für die Vollständigkeit der Vision.

Metadaten erschließen und steuern jede Information

Was ist nun das besonders Innovative an der M-Files-Lösung? Hybride Bereitstellung. Gut. Haben andere auch. Gehört heutzutage auch fast zum guten Ton bei der Bereitstellung von Anwendungen. Das Subskriptionsmodell solle den Nutzern die Freiheit lassen, wo sie ihre Software betreiben wollen. Hierfür bietet M-Files eigenes Cloud-Hosting auf der Basis von Microsoft Azure an.

Aber M-Files kann noch mehr: Die Content-Services werden durch den Einsatz von Künstliche Intelligenz und Machine Learning „intelligent“. Das klingt schon spannender und ist es auch. M-Files agiert nämlich nicht nur auf der Ebene der Dokumentenverarbeitung, sondern geht „tiefer“ in Richtung Metadaten. Die KI im System sorgt dafür, bei der Klassifizierung der Metadatenerzeugung jene Einheitlichkeit zu schaffen, die letztendlich nötig ist, um Dokumente zu archivieren und natürlich auch wiederzufinden. Hinter M-Files-Methode, Dokumente mit Hilfe der Metadaten zu erschließen, steht die Frage „Was soll gefunden werden?“ und nicht in erster Linie „Wo?“. Es geht also darum was etwas ist, nicht wo es gespeichert wurde. Inhalte sollen vernetzt sowie intelligent und automatisiert weiterverwendet werden können.

Dirk Treue, Senior Marketing Manager bei M-Files Germany GmbH.

Mit Blick auf die Information- und Cloud-Governance stünden Unternehmen heute, so Treue, vor drei großen Herausforderungen: Da die Kontrolle über verwendete Applikationen immer mehr verloren gehe, müssten Unternehmen lernen, mit der Vielfalt zurecht zu kommen. Und, da die Fragmentierung sich ja auch immer weiter fortsetze, müssten die Dinge irgendwie weiter zusammengebracht werden. Doch unter dem „immer mehr“ und „immer komplexer“ sollten Qualität und Effizienz nicht leiden.

Im Prinzip, so Treue, schlage M-Files die Brücke zwischen Enterprise Content Management und Collaboration. Ein Beispiel: Vertragsmanagement in Unternehmen bei wiederkehrenden Vorgängen. Die KI „lernt“, welche Informationen wiederholt mit welchen Aktionen verknüpft sind. In kürzester Zeit ist sie bereits so „schlau“, Kontexte herzustellen und gewohnte Abläufe automatisch auszuführen – und dies Workflow-übergreifend.

Risiken werden mit stringent durchgesetzter Information Governance reduziert. Über die Metadaten lassen sich einheitliche Verfahren für die Dokumentenablage festlegen. Berechtigungsmanagement bietet zudem die notwendige Sicherheit nach innen wie nach außen.

Die Vision: Der grenzenlose Workspace

Im April dieses Jahres hat M-Files durch die Übernahme von Hubshare die externe Bereitstellung von Inhalten und die Funktionen für Collaboration deutlich gestärkt. Mit Hubshare könne man nun auch eine sichere Plattform für den Informationsaustausch mit gebrandeten und individuellen Kundenportalen anbieten. Vor allem externe Nutzer wie Kunden, Partner oder Lieferanten ließen sich so besser direkt und rechtssicher in Prozesse einbinden, beispielsweise bei Beratung oder Vertragsabschluss.

Mit diesem modernen Ansatz der Informationsverwaltung löse M-Files das Problem der isolierten Datensilos und erleichtere somit auf der gesamten Plattform den Umgang mit Informationen – auch in externen Repositories und unabhängig vom User Interface. Denn auch hier zeige M-Files seine Stärke: „Fremde“ Anwendungen lassen sich über die angebotenen Konnektoren integrieren, „ohne Datenduplizierung“, wie Treue betont. M-Files lässt sich intuitiv in gängige Anwendungen wie die Microsoft-365-Anwendungssuite, Google Workspace und Salesforce integrieren. Wer es trotzdem exotischer möchte, kann natürlich auch eigene Konnektoren über REST-API entwickeln.

Der Zugriff erfolge also über die Benutzeroberfläche, mit der die Nutzer am liebsten arbeiten. Und somit erhalte der Anwender, stellt Treue noch fest, die Freiheit, die Applikationen seiner Wahl zu nutzen – ein wichtiger Aspekt in Zeiten neuer, hybrider Arbeitswelten – die eigentliche Freiheit von New Work und Cloud-Services.

Automatisierung für Produktivitätssteigerung

Das jüngste Announcement hinsichtlich Konnektoren: Simplyfile, Schweizer Technologieunternehmen und Reseller von M-Files, hat die Parashift-Plattform, eine auf KI und Machine Learning basierende Lösung für Intelligent Document Processing (IDP), in M-Files integriert. Denn trotz voranschreitender Automatisierung gebe es nach wie vor, wie es in der Verlautbarung heißt, eine Reihe trivialer Aufgaben, die noch nicht abteilungsübergreifend automatisiert sind. Die Parashift-Plattform, die Document-Swarm-Technologien nutzt, sei in der Lage, alle Arten von Geschäftsdokumenten zu verarbeiten, d. h. jede Art von strukturierten, halbstrukturierten oder sogar unstrukturierten Dokumenten – von Rechnungen über Verträgen bis hin zu handschriftlichen Dokumenten. Somit können Prozesse, die bisher auf manueller Interaktion basierten, automatisiert werden, wodurch auch der Mehrwert des intelligenten Informationsmanagements mit M-Files steige.

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