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BI-Projekte richtig planen Information Builders gibt Tipps zu BI-Projekten

| Autor / Redakteur: Kai Schwarz / Florian Karlstetter

Gelungen ist eine Business-Intelligence-Lösung dann, wenn Anwender sie gern und somit gewinnbringend nutzen, sagt Information Builders. Darum sollten IT-Verantwortliche ein BI-Projekt im Vorfeld genau planen und die richtigen Fragen stellen.

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Information Builders setzt auf gute Planung bei BI-Projekten.
Information Builders setzt auf gute Planung bei BI-Projekten.
( Archiv: Vogel Business Media )

Information Builders rät IT-Verantwortlichen sich fünf Fragen zu beantworten, bevor sie ein BI-Projekt starten. So sollen sich frustrierende Fehler vermeiden lassen, die erfahrene BI-Profis kennen: Beispielsweise, dass Anwender nicht immer Zeit noch Fähigkeiten mitbringen, BI-Werkzeuge im Arbeitsalltag gewinnbringend zu nutzen.

IT-Verantwortliche müssen demnach die richtigen Fragen stellen, um den Bedarf der Nutzer treffsicher zu bestimmen, so Information Builders.

1. Welche technischen Fertigkeiten haben die Anwender?

Der Großteil der Nutzer kann nicht ermessen, welche Fähigkeiten ein BI-System erfordert. Es genügt nicht, allgemein gut mit Zahlen und Statistiken umgehen zu können, so Information Builders. Im Zusammenhang mit BI sollten nur die User als „Fortgeschrittene“ gelten, die ohne Schwierigkeiten in Microsoft Excel mit Formeln hantieren, Daten aufbereiten und interpretieren können. Das sind nach Erfahrungen von Information Builders maximal 15 Prozent aller Mitarbeiter.

2. Wie viel Zeit können die Anwender zum Suchen und Analysieren der Informationen aufwenden?

Die Antwort auf diese Frage ist laut Information Builders essenziell. Denn wenn es manchen Mitarbeiter-Gruppen an der Zeit zum Umgang mit dem BI-Tool fehlt, dann muss für diese Teams kein solches Werkzeug angeschafft werden. Somit erleichtern sich Anschaffung und Installation des Systems, da weniger Nutzergruppen befragt und berücksichtigt werden müssen. Ist trotz akuten Zeitmangels ein BI-Zugriff unabdingbar - beispielsweise für das Management - dann sollten entsprechend einfach zugängliche Nutzerschnittstellen wie Dashboards bereitgestellt werden.

3. Welche Fragen stellen die Kollegen an das BI-Tool?

Um eine BI-Lösung nicht zu überfrachten, müssen die Wege bekannt sein, auf denen Nutzer Fragen an die Software stellen. Fragen nach dem aktuellen Status beantwortet am besten ein Dashboard oder ein Report. Das Stellen von Ad-hoc-Anfragen erfordert höhere Fertigkeiten auf Seiten des Nutzers, so Information Builders.

4. Wie lange halten sich die Anwender wo auf?

Verbringen BI-Nutzer einen großen Teil ihrer Arbeitszeit außer Haus, bleibt ihnen beim Zugriff auf die BI-Lösung zumeist nur ein Smartphone. Aufgrund der technischen Einschränkungen dieser Geräte sind laut Information Builders beispielsweise Ad-hoc-Reports, aufwendige Visualisierungen oder Online Analytical Processing (OLAP) kaum sinnvoll einzusetzen.

5. Wie aktuell müssen die Daten sein, auf die Anwender zugreifen?

Die Art des BI-Systems wird auch dadurch bestimmt, wie schnell Daten aktualisiert werden müssen. Generell gibt es hierzu drei Wege: regelmäßige Updates, On-Demand oder Echtzeit. On-Demand- und Echtzeit-Zugriff sind per se nicht für BI-Zwecke gedacht und die hierzu notwendigen Daten werden oft auch nicht im passenden Format gespeichert, so laut Information Builders. Verlangen Nutzer also nach ständig aktuellen Daten, müssen eventuell die für diese Betriebsdaten zuständigen Systeme angepasst werden.

„Damit BI-Anwendungen sämtlichen Mitarbeitern einer Organisation den Arbeitsalltag erleichtern, müssen die Systeme bestmöglich an die jeweiligen Anforderungen und vor allem Fähigkeiten der Mitarbeiter angepasst sein“, erklärt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn. „Um das zu gewährleisten, gilt es vor dem Start des BI-Projekts die richtigen Fragen zu stellen“, so Hofmann zur Linden weiter.

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