Word-Dokumente mit kontextnahen Multimedia-Hilfen versehen IMC AG entwickelt kostenlose Office-App docSpots

Als Ergänzung zu Word 2013 bringt die IMC AG die kostenlose App docSpots auf den Markt. Mit ihrer Hilfe können Word-Anwender Dokumente, die auch anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden sollen, mit Kommentaren versehen und jederzeit aktualisieren.

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In vielen Bereichen, in denen tagtäglich mit unterschiedlichsten Dokumenten und Formularen gearbeitet wird – seien es Arbeitsblätter in der Schule, Verträge in Unternehmen oder private Abrechnungen – sind diese oft nicht selbsterklärend, da sie etwa in einer anderen Sprache verfasst wurden oder weil wichtige Kontextinformationen fehlen. Der Nutzer dieser Dokumente benötigt also Hilfe.

Der Name des neuen Office-Tools docSpot, eine Wortkombination aus „Document“ und „Hot Spot“, liefert erste Hinweise auf zwei zentrale Eigenschaften der App. Laut Duden.de bezeichnet ein „Hot Spot“ einen „Punkt oder Text (…), der einen Link markiert“. So lassen sich zum einen Word-Dokumente mit ergänzenden Inhalten und Validierungen kontextnah anreichern, um Nutzern weiterführende Informationen an die Hand zu geben. Diese können aus Text bestehen, aber auch verschiedene Multimediaformate, wie beispielsweise Weblinks, Bilder, Videos oder Tonaufnahmen umfassen. Mit Hilfe der Validierungsfunktion lässt sich auch ein gültiger Eingabetext hinterlegen. Auf diese Weise können die gemachten Eingaben auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Die App erkennt, wo im Dokument der Leser gerade arbeitet und zeigt in Echtzeit die zu diesem Bereich hinterlegten Hilfen an. Alle Bearbeiter eines Dokuments sind auf die Weise auf dem gleichen Stand, was Fehler vermeiden hilft und Effizienz und Lernerfolge steigert.

Weiterhin versteht man unter einem Hot Spot einen „Ort, der eine besondere Anziehungskraft ausübt, besonders viele Menschen anlockt“ (duden.de). Autoren können ihre erstellten, mit kontextsensitiven Multimedia-Inhalten versehenen Dokumente an einem zentralen Punkt, dem persönlichen Spot, zum Download anbieten. Aktualisierungen in den hier gesammelten Dokumenten sind jederzeit möglich. Über einen individuellen Spot-Zugangscode lässt sich bestimmen, wer Zugriff auf die Dokumente erhalten soll. Die Dokumente können von der so definierten Leserschaft heruntergeladen und genutzt werden.

IMC sieht die Anwendungszsenarien der neuen Office-App insbesondere bei komplexen Bestell- oder Anmeldeformularen, Versicherungs- oder Investitionsanträgen voller Fachwörter, Kennziffertabellen, Projektstatusberichten und Vorlagen aller Art sowie im Schul- und Ausbildungsbereich für Arbeitsblätter und Prüfungsvorlagen. Die App ist in den Sprachen Deutsch, Englisch, Chinesisch, Portugiesisch und Russisch erhältlich. DocSpots kann in den Microsoft Office Stores kostenlos heruntergeladen werden. Der Zugriff auf die Store-Inhalte ist direkt aus Microsoft Word 2013 heraus möglich; die Installation und Nutzung der App findet somit in der vertrauten Word-Umgebung statt.

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