Hyland Software Germany GmbH

„Die flächendeckende Einführung der eAkte bei Polizei und Justiz ist ein wichtiger Schritt für die Digitalisierung staatlicher Verfahren, aber nicht ausreichend. Sie schafft erstmals die Grundlage für durchgehend digitale Abläufe zwischen Ermittlungsbehörden und Justiz. Gleichzeitig zeigt die praktische Arbeit mit digitalen Akten, dass die reine Digitalisierung von Dokumenten nur einen Teil der Herausforderung adressiert. Ein großer Anteil der Informationen in Ermittlungsverfahren liegt in unstrukturierten Inhalten vor – etwa in Einsatzberichten, Vernehmungsprotokollen, E-Mails, Bildern oder Gutachten. Diese Informationen lassen sich ohne weitere Aufbereitung nur eingeschränkt auswerten und miteinander verknüpfen.

Der entscheidende nächste Schritt besteht darin, sämtliche Inhalte systematisch zu erschließen und in strukturierte Zusammenhänge zu überführen. Erst wenn Informationen aus unterschiedlichen Quellen innerhalb einer Fallakte verknüpft und kontextualisiert werden, entsteht eine belastbare Grundlage für effiziente Ermittlungsprozesse – und damit für schnellere Verfahren, fundiertere Entscheidungen und eine spürbare Entlastung der Ermittlungsarbeit.

Digitale Ermittlungsworkflows führen Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammen, ordnen sie einem Fallkontext zu und ermöglichen eine durchgängige Bearbeitung über Organisationsgrenzen hinweg. Auf dieser Basis lassen sich auch KI-gestützte Analyseverfahren einsetzen, die große Dokumentenmengen auswerten, Zusammenhänge erkennen und Hinweise priorisieren. Ermittler erhalten dadurch schneller Zugriff auf relevante Informationen in komplexen Fallstrukturen.

Gerade im öffentlichen Sektor steht dabei jedoch nicht allein die Automatisierung im Vordergrund. Entscheidend ist nicht die Geschwindigkeit der Automatisierung, sondern ihre strukturelle Einbettung. KI-Systeme müssen innerhalb klar definierter Governance-Strukturen arbeiten, die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle sicherstellen.

Dazu müssen unter anderem Zugriffsrechte eindeutig geregelt, Verarbeitungsschritte dokumentiert und Datenflüsse klar definiert sein. Nur so lässt sich gewährleisten, dass sensible Ermittlungsdaten geschützt bleiben und Entscheidungen nachvollziehbar sind.

Die eAkte ist damit nicht das Ziel der Digitalisierung, sondern ihr Ausgangspunkt. Ihr volles Potenzial liegt in der strukturierten Nutzung von Informationen, der Integration in durchgängige Workflows und dem kontrollierten Einsatz von KI zur Unterstützung der Ermittlungsarbeit.“