Hyland Software Germany GmbH

In vielen Unternehmen wächst die Menge unstrukturierter Informationen schneller als jede andere Kategorie von Daten. Ob in der Industrie, bei Finanzdienstleistern, im Gesundheitswesen oder im öffentlichen Sektor: E-Mails, PDFs, Scans, Verträge, Fotos, Videos oder Protokolle entstehen in rauen Mengen und landen häufig in unterschiedlichen Systemen. So geht der Überblick schnell verloren, Abläufe verlangsamen sich und Risiken nehmen zu. Gleichzeitig wünschen sich Unternehmen und Organisationen mehr Transparenz, automatisierte Abläufe und verlässliche Informationen.

Künstliche Intelligenz kann hier zum entscheidenden Hebel werden. Während klassische Content-Management-Systeme vor allem speichern und organisieren, erkennen moderne Plattformen Zusammenhänge, erfassen Inhalte automatisiert, sagen voraus, welche Informationen relevant sind, und übernehmen Arbeitsschritte, die bislang manuell erledigt wurden. Hyland verfolgt diesen Ansatz seit Jahren und integriert KI zunehmend direkt in seine Content Innovation Cloud, um Unternehmen bei der Nutzung ihrer Inhalte noch besser zu unterstützen.

Warum KI gerade beim Content Management so viel bewirken kann

Unternehmen sitzen auf einem großen Schatz, der bislang häufig ungenutzt bleibt: ihren unstrukturierten Inhalten. In diesen Informationen stecken wertvolle Erkenntnisse, die Prozesse steuern oder sogar geschäftskritische Entscheidungen maßgeblich beeinflussen können. KI erleichtert die Erschließung dieser Datenberge – und das deutlich schneller, als dies manuell möglich wäre.

Einerseits sind KI-Verfahren heute in der Lage, Inhalte automatisch zu erkennen, zu sortieren und einzuordnen. Das reicht von einfachen Klassifizierungen bis hin zu komplexen Analysen, bei denen Texte, Bilder oder Tabellen miteinander verknüpft werden. Andererseits verfügen moderne Plattformen zunehmend über einen „Kontextmotor“, der Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführt. Dadurch entsteht ein Gesamtbild, das Unternehmen so bislang nicht kannten.

Ein Beispiel: Eine Vertragsakte in einem Versicherungsunternehmen besteht oft aus E-Mails, PDFs, eingescannten Dokumenten und strukturierten Daten. KI kann diese Inhalte zusammenführen, relevante Passagen markieren, Fristen erkennen und sogar automatisch prüfen, ob bestimmte Vorgaben erfüllt sind. Das spart Zeit und reduziert Fehler, vor allem in wiederkehrenden Prozessen. 

Individuelle Modelle statt Einheitslösungen

Viele Unternehmen starten mit Standardlösungen, doch in der Praxis zeigt sich schnell, dass branchenspezifische Feinheiten entscheidend sind. Ein Krankenhaus benötigt andere Klassifizierungen als ein Automobilzulieferer, ein Finanzdienstleister achtet auf andere regulatorische Aspekte als eine Behörde.

Deshalb setzen moderne Content- und KI-Plattformen zunehmend auf anpassbare Modelle, die sich mit eigenen Daten weitertrainieren lassen. Unternehmen können dadurch KI-Verfahren gezielt auf ihre Inhalte abstimmen. Das erhöht die Erkennungsgenauigkeit, insbesondere bei sensiblen oder komplexen Informationen wie Diagnosen, Rechtsbegriffen oder technischen Dokumentationen.

Cloud-Services beschleunigen Standardabläufe

Neben individuellen Modellen gibt es eine zweite Entwicklung: KI-Dienste aus der Cloud. Viele Unternehmen nutzen heute Services wie OCR, Texterkennung oder NLP, ohne die zugrunde liegende Technologie selbst betreiben zu müssen. Diese Bausteine lassen sich in bestehende Systeme einbetten und bringen sofort spürbare Vorteile.

In der Praxis entstehen dabei hybride Szenarien, bei denen cloudbasierte KI-Dienste mit eigenen Modellen kombiniert werden. Dadurch lassen sich sowohl einfache Aufgaben als auch komplexe, fachliche Prüfungen abbilden. Wichtig ist dabei, dass Daten strukturiert, nachvollziehbar und auditfähig bleiben — unabhängig davon, wie viele Systeme beteiligt sind.

Echte Wirkung entfaltet KI erst im Zusammenspiel mit Prozessen

Inhalt allein erzeugt keinen Mehrwert. Erst wenn Daten in Prozesse eingebettet werden, entsteht ein spürbarer Nutzen. Genau hier spielt Content Intelligence ihre Stärke aus.

In der Praxis führt das zu deutlich effizienteren Arbeitsabläufen. Eingangspost kann automatisch vorsortiert werden, Reklamationen werden schneller erkannt, Kreditanfragen lassen sich intelligent prüfen. Branchenübergreifend zeigt sich: KI nimmt Teams monotone Arbeitsschritte ab, reduziert Fehlerquellen und schafft Freiraum für Aufgaben, bei denen menschliches Urteilsvermögen gefragt ist.

Moderne Systeme gehen dabei zunehmend einen Schritt weiter: Sie ermöglichen den Einsatz verteilter KI-Agenten, die an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen Aufgaben übernehmen – etwa zur Datenanreicherung, Validierung oder Entscheidungsunterstützung. Diese Agenten arbeiten über verschiedene Systeme hinweg zusammen und können komplexe Abläufe automatisiert anstoßen, die sonst aufwendig manuell koordiniert werden müssten.

Was Unternehmen beachten sollten

Damit KI im Content Management ihr volles Potenzial entfalten kann, sollten Organisationen einige Punkte beachten.

- Erstens brauchen sie klare Regeln für den Umgang mit KI. Welche Daten dürfen genutzt werden, wie lässt sich Bias vermeiden und welche Compliance-Vorgaben gelten? Je früher diese Fragen beantwortet sind, desto stabiler und vertrauenswürdiger wird die spätere Lösung.

- Zweitens ist KI kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Modelle müssen regelmäßig bewertet und weiterentwickelt werden. Laufendes Monitoring und menschliche Validierung gehören dabei zum Pflichtprogramm.

- Drittens spielt die Wahl der richtigen Plattform eine entscheidende Rolle. Systeme, die KI lediglich nachträglich integrieren, erzeugen oft zusätzliche Komplexität. Nachhaltiger sind Architekturen, bei denen KI, Inhalte und Prozesse von Beginn an zusammen gedacht werden – ein Ansatz, den moderne Content-Services-Plattformen zunehmend verfolgen.

Fazit

KI wird im Content Management nicht mehr als Zukunftsvision diskutiert, sondern als konkreter Ansatz zur Optimierung von Workflows. Unternehmen, die sich frühzeitig damit beschäftigen, profitieren bereits heute von geringeren Kosten, verbesserten Entscheidungsgrundlagen und kürzeren Bearbeitungszeiten. Die aktuelle Entwicklung zeigt klar eine Bewegung weg von reiner Dokumentenablage hin zu intelligenten, kontextbasierten Content-Lösungen.

Mit wachsender Datenmenge steigt der Bedarf an einer Plattform, die Informationen versteht, sinnvoll verbindet und konkrete Mehrwerte liefert. KI wird dabei zum zentralen Werkzeug und für Unternehmen wie auch für Behörden zu einem unverzichtbaren Bestandteil ihrer digitalen Transformation.

Autor: Malte Dieckelmann