Herausforderungen bei der Prozessoptimierung im Mittelstand Gut ERP will Weile haben

Die großen Global Player haben es längst vorgemacht – nun holt der Mittelstand auf und verschafft sich durch modernere und schnellere Technologien größere Wachstumschancen und das benötigte Rüstzeug für die Zukunft.

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Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) tragen entscheidend zur Prozessoptimierung in Unternehmen bei, indem sie eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten in einem zentralen System speichern und verarbeiten. Doch es gibt ein paar Dinge, die Geschäftsführung und Management vor der geplanten Einführung von ERP-Systemen wissen und beachten sollten.

Viele mittelständische Unternehmen aus Bereichen wie beispielsweise der Medizintechnik, den IT-Services sowie der Produktions- und Fertigungstechnik, wollen ihre betrieblichen Prozesse zunehmend mit der Unterstützung von ERP-Systemen verschlanken. Tech-Riesen wie Amazon oder Apple haben durch den gezielten Einsatz von ERP- und CRM-Systemen die eigene Expansion längst erfolgreich vorangetrieben.

Informations- und Kommunikationstechnik in Unternehmen ermöglicht eine Effizienzsteigerung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit. Die Betriebsabläufe können schneller und kostengünstiger abgewickelt werden, wenn neuere ERP-Systeme zum Einsatz kommen. Informationen verschiedenster Abteilungen einer Organisation werden digital und zentral zusammengeführt, so dass jederzeit ein Austausch zwischen miteinander vernetzten Programmen und Abläufen ermöglicht wird. Dieses Zusammenspiel kann maßgeblich zur Prozessoptimierung eines Unternehmens beitragen.

Mitwirkungspflicht häufig unterschätzt

Entscheidungsträger von Unternehmen, die planen ein ERP-System zu implementieren, sollten wissen, dass die Einführung des Systems mit einem nicht unerheblichen Personal- und Zeitaufwand verbunden ist. Das Management geht nicht selten davon aus, dass eine solche Einführung etwa durch ein reines Coaching stattfindet: Der Dienstleister stellt seine Software vor und durch ein anschließendes Scoping wird der jeweilige Umfang ermittelt, was die Software alles abdecken kann, woraufhin die Mitarbeiter selbstständig nach und nach das System konfigurieren.

Dem ist nicht so! Die Mitwirkungspflicht der einzelnen Fachabteilungen im Unternehmen – und dies mitunter über mehrere Monate – ist unabdingbar für die erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems. Gerade zu Beginn der Prozessaufnahme wird das Fachwissen unterschiedlicher Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen wie Einkauf, Logistik, Controlling, HR und Geschäftsführung benötigt, damit ein lückenloser Wissenstransfer stattfinden kann. Verfolgt wird ein ganzheitlicher Ansatz, indem der individuelle Leistungsumfang anhand eines komplexen Frage-Antwort-Mechanismus ermittelt wird. Daraus ergeben sich später die einzelnen Module der Software, die für einen lückenlosen Datentransfer miteinander kommunizieren.

Das ERP-Vier-Phasenmodell

Ein möglicher Weg zur Prozessoptimierung ist das 4-Phasen-Modell: Prepare, Verify, Realize und Launch. In der Prepare-Phase findet die Vorbereitung des Systems in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen des Unternehmens statt. Der Leistungsumfang wird individuell ermittelt, indem die Prozesse und Belegketten des jeweiligen Unternehmens genau in Augenschein genommen werden. Während der Verify-Phase werden gelieferte Inhalte überprüft und unter anderem die Datenmigration aus Fremdsystemen vorbereitet. In der Realize-Phase werden die benötigten Daten für die jeweiligen Module ins System überführt und das Personal beginnt nach den Schulungen mit diversen Tests und der anschließenden Überprüfung der Prozesse.

In diesen Phasen findet eine intensive Zusammenarbeit mit den Stakeholdern der unterschiedlichen Fachabteilungen statt, um dringend benötigte Daten abzufragen und in das System einzuspielen. Hierbei sei betont, dass die einzelnen Module des Systems aufeinander aufbauen, beziehungsweise voneinander abhängen und eine unzureichende Bearbeitung seitens der betreuten Firma oder die Anreicherung mit fehler- oder lückenhaften Daten unweigerlich zu Verzögerungen im Gesamtprozess führen.

Daher muss für den Migrationsprozess, welcher nicht selten drei bis sechs Monate in Anspruch nehmen kann, für ausreichend fachliche Ressourcen gesorgt sein, damit weder Tagesgeschäft noch der Prozess des Wandels darunter leiden. Zum Schluss, während der Launch-Phase, wird das System einem letzten Check unterzogen und so für den „Go Live“ vorbereitet.

Gemeinsam ans Ziel

Für die digitale Transformation eines Unternehmens existieren weder „steckerfertige“ Lösungen, noch geschieht sie über Nacht. Die Einführung eines ERP-Systems im Unternehmen verläuft dann erfolgreich und in einem realistischen Zeitrahmen, wenn die Mitarbeiter in der Implementierungsphase durch eine Mischung aus Coaching für die einfacheren Bereiche der Anwendung und intensiver Begleitung durch komplexere Themen hindurch begleitet werden.

So können seitens des IT-Dienstleisters jederzeit einzelne Stände der Bearbeitung eingesehen und im Bedarfsfall bei der Koordinierung der Prozesse rechtzeitig unterstützt werden. Auch kann so eingeschätzt werden, ob die jeweiligen Mitarbeiter über genügend Wissen verfügen, um die notwendigen nächsten Schritte auszuführen oder ob eine Nachschulung erfolgen muss.

Die Einführung eines funktionstüchtigen ERP-Systems bedeutet eine nicht geringe Investition an Zeit und Ressourcen, die gerade im Mittelstand wohl überlegt und geplant sein will, sich jedoch auch aufgrund neuerer Technologien, wie z.B. dem Machine Learning, mit längerer Inbetriebnahme immer mehr auszahlt, da das System vertraute Muster erkennt und sukzessive eigene Zuordnungen vornehmen kann. Je länger das System betrieben wird, desto höher die Trefferquote: Wahrlich eine Investition in die Zukunft.

Bernd Heinemann, Aicomp Cloud GmbH.

* Der Autor Bernd Heinemann ist Business Unit Manager bei der Aicomp Cloud GmbH. Seit 15 Jahren unterstützt die Aicomp Cloud Kunden unterschiedlicher Branchen bei der Implementierung von SAP-Software-Lösungen. Hier liegt der Fokus nicht nur auf der Installation und Einrichtung, sondern auch auf der Abbildung wichtiger Unternehmensprozesse.

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