Ratgeber zeigt, wie Unternehmen mit Software Asset Management Kosten sparen Gratis „Rechtsleitfaden Lizenzmanagement“ von Aagon Consulting

Autor / Redakteur: Dirk Srocke / Peter Schmitz

Mit dem kostenlosen „Rechtsleitfaden Lizenzmanagement“ will Aagon Consulting Unternehmen über praktische und rechtliche Aspekte des Lizenzmanagements informieren. Leser erfahren darin zum Beispiel, warum vermeintlich preiswerte Programmversionen zusätzliche Verwaltungskosten provozieren und wie sich Risiken bei Gebrauchtlizenzen abschätzen lassen.

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Den kostenlosen Ratgeber zum Lizenzmanagement gibt es gedruckt oder als Download.
Den kostenlosen Ratgeber zum Lizenzmanagement gibt es gedruckt oder als Download.
( Archiv: Vogel Business Media )

Zu viele Software-Lizenzen im Unternehmen verursachen unnötige Kosten, zu wenige womöglich juristischen Ärger. Der „Rechtsleitfaden Lizenzmanagement“ soll darum helfen, solche Über- und Unterlizenzierungen zu vermeiden. IT-Dienstleister Aagon Consulting bietet den Ratgeber im Tausch gegen eine Registrierung an. Einige Tipps verrät der Anbieter jedoch auch ein einer jetzt herausgegebenen Pressemitteilung.

Zunächst rät Aagon zur Zentralisierung des Lizenzmanagements. Im Idealfall kümmert sich so ein Ansprechpartner im Unternehmen um alle notwendigen Prozesse und prüft die aktuelle Lizenzsituation regelmäßig sowie in Abstimmung mit der Geschäftsleitung. Da hierbei vordergründig kaufmännische und organisatorische Talente gefragt seien, müsse der beschriebene Posten nicht zwangsläufig mit einem IT-Experten besetzt werden – auch ein Mitarbeiter aus dem Einkauf sei geeignet, wenn sich dieser mit dem Thema Vertragsmanagement auskenne.

Die Beschaffung von Software sollte über eine zentrale Stelle ablaufen. So behalten Unternehmen den Überblick über möglicherweise ungenutzte Lizenzen. Zudem verhindert ein zentraler Softwarebeschaffer, dass Programme über Umwege in die Organisation gelangen, beispielsweise über die Spesenabrechnung. Zentral sollen auch Lizenznachweise und Datenträger archiviert und vor unberechtigtem Zugriff gesichert werden. Zusätzlich empfiehlt Aagon, die entsprechende Dokumente zu digitalisieren und in einem Client-Management-System (CMS) zu hinterlegen.

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Inventarisierungsfunktion des CMS für Lizenzbilanzen nutzen

Das CMS bildet einen einheitlichen und zentral gesteuerten Installationsprozess ab. Über eine Inventarisierungsfunktion liefert das Werkzeug zudem regelmäßig Daten über die im Unternehmen installierte Software — und schafft so die Grundlage für Lizenzbilanzen oder Compliance-Checks. Von getrennten Systemen für Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement rät Aagon ab und verweist auf zwangsläufige Reibungsverluste mit fehlenden oder redundanten Daten.

Auch weniger Programmvielfalt kann das Lizenzmanagement spürbar vereinfachen. So spart sich der Lizenzmanager die Einarbeitung in Nutzungsbedingungen zusätzlicher Hersteller. Der Einkauf profitiert zudem von möglichen Mengenrabatten; die IT-Abteilung kann ihren Anwendersupport fokussieren. Zu beachten bleibt allerdings: Die Mitarbeiterproduktivität darf unter einer beschränkten Softwareauswahl nicht leiden.

Billige Softwareversionen verursachen Verwaltungskosten

Scheinbar paradox klingt Aagons Aussage, dass kostengünstige Softwareversionen nicht immer die beste Wahl sein müssen. Mit einem Beispiel erläutern die Berater: So verursachen kostengünstige Versionen von Microsofts Büropaket Office mitunter einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand. Der Anbieter untersage für diese nämlich die automatische Verteilung mit Unternehmensschlüsseln. Auch bei Lizenzierungen auf Gerätebasis ist Vorsicht geboten: Neben dem Desktop zählen hier auch Smartphones.

Open-Source- und Gebrauchtsoftware sollten zudem separat ausgewiesen werden. Ein Grund hierfür ist beispielsweise die unklare Rechtslage bei gebrauchten Lizenzen. Eine gesonderte Verwaltung helfe, das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser abzuschätzen. Bei Open-Source-Programmen gilt es zudem, verschiedene Bedingungen für den nichtkommerziellen und geschäftlichen Einsatz im Auge zu behalten.

Private Nutzung von Firmenrechnern

Nicht zuletzt sollten Unternehmen auch Ihre Mitarbeiter für die Tücken der Lizenzierung sensibilisieren und in Betriebs- und Mitarbeitervereinbarungen die private Nutzung von Firmenrechnern ausschließen. Ansonsten – so die Aagon-Experten – laufen Unternehmen Gefahr, gegenüber Ihren Arbeitnehmern als Tk-Anbieter aufzutreten.

Weitere Tipps zum Lizenzmanagement gibt es im „Rechtsleitfaden Lizenzmanagement“. Der Ratgeber kann als Download oder gedruckte Broschüre angefordert werden.

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