Digitales Spesenmanagement Fritz Kola rechnet ab

Autor / Redakteur: Jannik Münzenberg* / Elke Witmer-Goßner

Die manuelle Spesenabrechnung ist vielen Unternehmen ein Dorn im Auge. Mitarbeiter sind gezwungen jeden Monat fein säuberlich ihre Ausgaben aufzulisten und müssen dann darauf hoffen, dass ihnen kein Fehler unterlaufen ist und sie ihr Geld zeitnah ausgezahlt bekommen.

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Für digital gut aufgestellte und der Nachhaltigkeit verpflichtete Unternehmen wirkt ein papierbasierter Prozess für das Spesenmanagement wie aus der Zeit gefallen.
Für digital gut aufgestellte und der Nachhaltigkeit verpflichtete Unternehmen wirkt ein papierbasierter Prozess für das Spesenmanagement wie aus der Zeit gefallen.
(Bild: © Edler von Rabenstein - stock.adobe.com)

Auf den Tischen der Finanzabteilung stapeln sich am Monatsende wiederum diese Abrechnungen, denn die Überprüfung jedes einzelnen Belegs ist eine zeitaufwendige und mühselige Aufgabe. Doch damit nicht genug. Die Belege müssen selbstverständlich auch archiviert werden, was bedeutet, dass das herkömmliche Spesenmanagement nicht nur Zeit, sondern auch Platz benötigt. Und beides ist wiederum mit Kosten verbunden – Arbeitszeit der Mitarbeiter, die die Abrechnung einreichen, Arbeitszeit, die die zuständige Abteilung zur Prüfung benötigt, Raummiete für die Lagerung. Definitiv ein Prozess, der nicht mehr in die heutige Zeit gehört.

Kein Platz mehr für Papierabrechnungen

Genau das dachte sich auch unser Finanzteam von Fritz Kola. Seit unserer Gründung 2002 haben wir uns als Getränkehersteller aus Hamburg zu einem bekannten Unternehmen entwickelt, das mittlerweile in 25 Ländern tätig ist und weiterhin stark wächst. Mit einer beträchtlichen Anzahl an Mitarbeitern und einem großen Außendienst, fallen bei Fritz Kola viele Spesen an.

Bisher gehörte die manuelle Spesenabrechnung und das damit verbundene Kopieren von Belegen, die Überprüfung durch den Vertriebsinnendienst sowie Wartezeiten bei der Rückerstattung zum Arbeitsalltag. Für unser digital gut aufgestelltes Unternehmen wirkte ein solcher papierbasierter Prozess, wie aus der Zeit gefallen und nicht mehr vereinbar mit seiner Nachhaltigkeitsstrategie.

Es musste eine bessere Lösung geben, die sowohl den Abrechnungsprozess vereinfacht und die Belegprüfung automatisiert, das Papieraufkommen minimiert und den Freigabeprozess sowie den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten senkt. Kurzum: Das Spesenmanagement musste von einem Prozesse, der stark an 80er Jahre erinnert, in das digitale Zeitalter überführt werden, um den Ansprüchen von Fritz Kola weiterhin gerecht zu werden.

Beauty Contest für Expense-Management-Lösungen

Im Januar 2019 wurde ein Projekt aufgesetzt, um eine passende digitale Expense-Management-Lösung zu finden. Das Entscheidungsgremium bestand dabei aus Vertretern verschiedener Abteilungen, sodass alle Bedürfnisse über alle Abteilungen hinweg abgedeckt werden konnten. „Eine neue Spesenlösung zu finden, war aber nur ein Teil der Aufgabe. Damit unsere Mitarbeiter sie auch verwenden und dem herkömmlichen Prozess vorziehen, musste sie einfach und selbsterklärend sein und eine wirkliche Zeitersparnis bieten. Deshalb waren Vertreter aus allen Abteilungen besonders aber der Außendienst, der Vertriebsinnendienst und unsere Finanzabteilung am Entscheidungsprozess beteiligt“, erklärt Kerstin Hainke, Leitung Finanzen bei Fritz Kola, die den Prozess von Anfang an begleitete. „Uns war es wichtig, dass alle einen Nutzen aus der Umstellung ziehen und die digitale Lösung unsere Mitarbeiter tatsächlich entlastet und zufriedener macht.“

Fritz Kola stellte von Beginn an hohe Ansprüche an die Lösung und definierte klare Ziele, um eine fundierte und schnelle Entscheidung treffen zu können. Nachdem sich unser Team ein erstes Bild von den Anbietern im Markt gemacht hatte, starteten im März 2019 sechs Unternehmen in die Testphase, in der die verschiedenen Spesenmanagement-Lösung auf Herz und Nieren geprüft wurden. Neben den oben genannten Punkten wurde dabei besonders auf eine einfache Bedienung und eine gute User Experience geachtet. Zudem musste die Bearbeitung und Fehlerprüfung der Spesen unkompliziert sein und Schnittstellen zu bereits verwendeten Softwaresystemen bestehen, so dass die Ausgabenmanagement-Plattform sich leicht integrieren ließe.

Ein weiteres Kriterium war, dass die Lösung in allen Märkten, in denen Fritz Kola aktiv ist, einsatzbereit war und zum Beispiel die unterschiedlichen Steuersätze abdeckte. „Natürlich mussten auch die Hosting-Sicherheit und der Datenschutz gewährleistet werden und die Archivierung und Speicherung musste konform mit den unterschiedlichen Buchhaltungsrichtlinien der Länder sein“, setzt Hainke die Liste fort. „Auch wenn wir zunächst nur nach einem Tool zum Spesenmanagement suchten, sollte langfristig auch die Reisebuchung über die Plattform der Wahl getätigt werden können. Daher war zusätzlich wichtig, dass der Anbieter eine 2-in-1-Lösung für Travel und Expense Management anbietet, damit langfristig der gesamte Prozess über eine App abgebildet werden kann.“

Rydoo überzeugt mit passender digitaler Lösung

Nach zwei Monaten intensivem Testen konnte sich Rydoo gegen seine Konkurrenten durchsetzen und sollte in den folgenden Monaten im gesamten Unternehmen implementiert werden, um im Dezember den manuellen Abrechnungsprozess gänzlich zu digitalisieren. Ausschlaggebend für die Entscheidung für Rydoo war das umfangreiche Gesamtpaket, das das junge Sodexo-Corp-up seinen Kunden bietet und das die Kriterien von Fritz Kola bestmöglich erfüllte. „In unserem ‚Beauty-Contest‘ hat sich Rydoo an die Spitze gesetzt. Das Look & Feel der Lösung hat unser gesamtes Team überzeugt. Rydoo ist unkompliziert und selbsterklärend. Während Konkurrenten mit eher sperrigen Kacheln arbeiten, ist Rydoo agil und intuitiv. Zudem stimmte die Kosten-Nutzen-Rechnung – ein essenzieller Punkt bei jeder Investition. Wir waren sicher, dass unsere Mitarbeiter mit Rydoo wertvolle Zeit und das Unternehmen damit Kosten sparen könnte“, kommentiert Hainke die Entscheidung für Rydoo.

Doch nicht nur die Lösung selbst war ausschlaggebend für die Wahl. Das Team von Rydoo war gut über Fritz Kola informiert und stand unserem Unternehmen im gesamten Prozess als kompetenter Berater zur Seite. „Unser Prozessmanager und das Rydoo-Team standen von Anfang an in engem Austausch. So konnte schnell eine partnerschaftliche Beziehung aufgebaut werden. Damit hat sich Rydoo von so manchem Konkurrenten abgesetzt. Es hat uns doch sehr überrascht, dass einige Anbieter nicht einmal wussten, dass wir Kola und nicht etwa Autoteile herstellen. Da war es umso erfrischender, Rydoo im Rennen zu haben. Von der ersten Interaktion bis zum heutigen Tag tritt das Team informiert und modern auf und hat einen klaren Plan für die Zukunft. Zusätzlich haben uns die Gespräche mit bereits bestehenden Kunden von Rydoo in unserer Entscheidung bestärkt. Daher fühlen wir uns mit Rydoo jetzt und auch künftig gut gerüstet“, erklärt Hainke weiter.

Zeitgewinn durch mobile Spesenabrechnung und -verwaltung

Ein Highlight der Rydoo-Lösung war und ist für uns die Abrechnung auf Belegebene. Damit bleibt den Außendienstmitarbeitern die Erstellung langer Reports am Ende des Monats erspart und auf den Tischen im Innendienst stapelt sich kein Papier mehr. Mitarbeiter können Belege mit Rydoo direkt in Rechnung stellen und erfahren unmittelbar, ob ihre Ausgaben erstattet werden. Damit wird die Bearbeitung und Auszahlung beschleunigt und die Fehlerquote minimiert.

Erleichtert wird dieser Prozess noch durch die Scanfunktion, mit der auch mehrseitige Belege einfach per Smartphone gescannt und so, mit noch weniger Klicks, direkt an den Vertriebsinnendienst zur Freigabe weitergeleitet werden können. Ein weiterer Pluspunkt war für Fritz Kola die einfache Verwaltung von Tagespauschalen, mit denen der Verpflegungsmehraufwand abgegolten wird. Diese sind, an das jeweilige Land angepasst, in Rydoo hinterlegt. Das erleichtert die Verwaltung, besonders wenn Mitarbeiter in verschiedene Länder reisen, wie es bei vielen unserer Mitarbeiter üblich ist.

User Experience und Funktionalität an erster Stelle

„Natürlich ist keine Lösung ein Selbstläufer. Wir müssen beispielsweise darauf achten, welche Kategorien wir für Ausgaben festlegen und auch die Scanfunktion könnte noch schneller laufen. Darüber hinaus ist natürlich auch Disziplin bei unseren Mitarbeitern gefragt, damit die Lösung den gewünschten Effekt erzielt. Doch es ist kein Vergleich zum manuellen Prozess, der noch vor einigen Monaten Standard war“, fügt Hainke hinzu. „Rydoo nimmt Verbesserungsvorschläge aber dankend an und ist sehr daran interessiert, seinen Kunden ein gutes Erlebnis zu bieten. Das Feedback unserer Mitarbeiter zu Rydoo ist fällt deshalb sehr positiv aus. Nach nicht einmal einem Jahr Nutzung sehen wir wie Fritz Kola vom Einsatz von Rydoo profitiert – besonders natürlich der Außendienst und Vertriebsinnendienst.“

Auch für die Finanzabteilung sieht Hainke künftig viele Vorteile: „Wir sind gerade dabei, die verschiedenen Möglichkeiten zur Analyse, die Rydoo bietet, anzuwenden. Durch die Auswertung der Ausgaben in unserem Unternehmen, lässt sich damit feststellen, wo die größten Kostenpunkte liegen und so können wir dann gegebenenfalls Einsparungen vornehmen oder Prozesse anpassen. Hier stehen wir aber noch am Anfang, denn über die vergangenen Monate mussten wir die Daten erstmal sammeln.“

Der Beginn einer gemeinsamen Reise

Durch Corona hat sich das Abrechnungsvolumen bei Fritz Kola verringert, da keine Geschäftsreisen und Kundenbesuche mehr stattfanden. Dennoch kam die Umstellung auf ein digitales Tool zum richtigen Zeitpunkt, denn mit allen Mitarbeitern im Homeoffice, wäre die papierbasierte Abrechnung kompliziert geworden.

Jannik Münzenberg, Rydoo.
Jannik Münzenberg, Rydoo.
(Bild: Rydoo)

Ursprünglich hatte Fritz Kola für 2020 geplant, die Travel-Funktion hinzuzufügen, um den gesamten Prozess, der Reisebuchung und Spesenabrechnung in einem Tool abzubilden. Auf Grund der aktuellen Lage wurde die Planung jedoch zunächst verschoben. „Wir müssen sehen, wie sich die Situation entwickelt und was im nächsten Jahr möglich ist“, schließt Hainke. „Wir haben aber große Pläne für Fritz Kola und Rydoo wird uns auf unserer Reise begleiten.“

* Der Autor Jannik Münzenberg ist Territory Manager DACH von Rydoo.

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