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Dokumenten-Management Freigabe ohne Stress

Von Barbara Gribl 2 min Lesedauer

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Wenig Stress mit der Dokumentenfreigabe und um Compliance wird sich auch gekümmert. Dies klingt nach mächtig Erleichterung, die Dataglobal jeglichen Branchen mit seiner Lösung im Dokumentenprozedere bieten möchte.

Mit dg docapprove von Dataglobal soll die Dokumentenfreigabe stressfrei und compliant werden. Unternehmer sollen ihre Workflows vereinfachen, dadurch Zeit sparen und insgesamt agiler werden können.(Bild: © suldev - stock.adobe.com)
Mit dg docapprove von Dataglobal soll die Dokumentenfreigabe stressfrei und compliant werden. Unternehmer sollen ihre Workflows vereinfachen, dadurch Zeit sparen und insgesamt agiler werden können.
(Bild: © suldev - stock.adobe.com)

Dataglobal stellt die Lösung „dg docapprove“ vor. Diese soll für auditierbare, transparente und effiziente Prozesse sorgen, wenn es um die Prüfung und Freigabe von Dokumenten geht. Dataglobal ist ansonsten als Hersteller für ihre ECM-Plattform bekannt.

Als idealen Workflow stellt sich der Hersteller mit dg docapprove vor, Menschen und Dokumente sozusagen zur richtigen Zeit im richtigen Prozess zusammenzubringen. So sollen sich vor allem zeitaufwendige papierbasierte Umläufe ersetzen lassen, die immer wieder zu Verzögerungen und Mehrarbeiten führen können.

Mit der Lösung will Dataglobal mehr Transparenz in Freigabeprozessen gewährleisten. Unterstützt wird sie durch den lückenlosen Audit-Trail und der Archivierung. Ermöglicht wird laut Hersteller die konsequente Einhaltung interner sowie gesetzlicher Vorgaben.

Typische Anwendungsfälle

Unterstützen soll dg docapprove Unternehmen aus verschiedenen Branchen und unterschiedlicher Größe. Zu den Anwendungsfällen gehören die Prüfung und Freigabe

  • von Vertrags- und Rechtsdokumenten,
  • von HR-Unterlagen sowie
  • von IT- und sicherheitsrelevanten Dokumenten.

Auch gehören zum Spektrum:

  • kaufmännische Unterlagen in Buchhaltung und Finanzabteilung,
  • die Freigabe von Zahlungsplänen und Investitionsanträgen,
  • Marketing- und Vertriebsunterlagen,
  • die Prüfung und Freigabe technischer und produktbezogener Informationen (mit besonderer Relevanz für die Produkthaftung).

Hier ist Potenzial zum Sparen

Freigaben sind wichtiger Bestandteil vieler Prozesse in Unternehmen. Entsprechend groß ist der Hebel für eine digitale Lösung. Erfolgte die Prüfung und Freigabe von Dokumenten bisher per E-Mail, Ausdruck oder Umlaufmappen, entstehen entsprechende Verzögerungen und Rückfragen. Auch können die Sachbearbeiter das Compliance-Vollständigkeit schlechter einschätzen.

Bei dg docapprove verspricht der Hersteller standardisierte Workflows, klare Verantwortlichkeiten, automatischen Benachrichtigungen und eine lückenlose Protokollierung der Freigabeprozesse. Diese Prozesse können so sowohl beschleunigt werden, Rückfragen werden tendenziell mehr vermieden.

Die Verbesserungen können insgesamt dafür sorgen, dass das Unternehmen agiler wird. Auch Kunden können durch schnellere Reaktion auf Anfragen und Services überzeugt werden. Die Transparenz über Status, Beteiligte und Inhalte von Dokumentenfreigaben erlaubt es, Risiken abzubauen.

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