Mailscout soll E-Mail-Aufkommen reduzieren Fraunhofer Plug-in für effiziente E-Mail-Kommunikation

Das Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik UMSICHT hat mit Unterstützung der Qlago GmbH ein Plug-in für Microsoft Outlook entwickelt, das die Selbstdisziplin beim Verfassen einer E-Mail fördern und die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen dauerhaft verbessern soll.

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Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik UMSICHT

Oft gibt es in Unternehmen Richtlinien für den Gebrauch von E-Mails. Sie besagen u.a. wie E-Mails inhaltlich gestaltet sein sollten, was einen gut formulierten Betreff auszeichnet und was bei der Auswahl der Empfänger zu beachten ist. An zum bersten vollen virtuellen Postkästen ändert dies meist nichts.

Bedenkt man wie lang das Verfassen einer Mail dauert, wird deutlich, wie viel Zeit durch E-Mail-Konversation vertan wird. Die Software Mailscout ist für Unternehmen gedacht, die E-Mail-Richtlinien effektiv und nachhaltig in ihrer Organisation verankern möchten.

Farbsignale für den Verfasser

Mailscout setzt direkt beim Verursacher von E-Mails, dem Absender, an. Die in Microsoft Outlook eingebettete Software weist den Schreiber durch eine Informationsleiste im Outlook-E-Mail-Editor auf die Länge der Nachricht sowie Anhänge hin.

„Eine lange Mail will auch gelesen werden. Dies wiederum kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Mailscout rechnet die Länge von Mails in Lesezeit und optional in Kosten um und gibt, angelehnt an die Ampelfarben, farbige Signale zur Lesedauer“, erklärt Dipl.-Phys. Thorsten Wack, Leiter der Informationstechnik bei Fraunhofer UMSICHT. Zusätzlich macht die Software Meldung, wenn viele Kontakte im Adressfeld oder im Cc eingepflegt sind. Wack ergänzt: „Häufig werden E-Mails leichtfertig weitergeleitet. Ohne lang zu überlegen bittet man mehrere Kollegen mit einer Mail um Kenntnisnahme, gern auch den direkten Vorgesetzten. Die Folge ist, dass sich die Kollegen durch eine lange Mail wühlen müssen, um den Sinn zu verstehen, da meist auch kein Satz zur Erklärung mitgeliefert wird.“

„Training on the job“

Der Verfasser wird weder zum Kürzen seiner Mail noch zum Streichen von Empfängern gezwungen, sondern aufmerksam gemacht und sensibilisiert. Gleichzeitig erhält er kontextabhängige Empfehlungen zur Optimierung der E-Mail, die ihn zur Einhaltung gewünschter Richtlinien animieren. „Wie die Richtlinien aussehen bzw. wie im Unternehmen kommuniziert werden soll, bestimmt der Kunde selbst. Die Software kann flexibel und individuell konfiguriert werden“, so Wack. Durch diese Art von E-Learning könnten sich Mitarbeiter nebenbei den richtigen Umgang mit E-Mails aneignen. Extra Schulungen, die das Eintrichtern von E-Mail-Richtlinien zum Ziel haben, würden durch Mailscout hinfällig.

Die Softwarelösung Mailscout wurde vom Land Baden-Württemberg mit einem Innovationsgutschein ausgezeichnet und hat den Innovationspreis IT der Initiative Mittelstand in der Kategorie „Best-of-E-Learning“ gewonnen. Fraunhofer UMSICHT zufolge nutzen diverse Unternehmen, vom mittelständischen Beratungshaus bis zum DAX-Konzern, das Microsoft-Outlook-Plug-in mit guten Ergebnissen.

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