Business Connectivity Services in Sharepoint Online

Externe Datenquellen in Sharepoint Online integrieren

| Autor / Redakteur: Mario Spies * / Florian Karlstetter

Erstellen einer Verbindung, eines externen Inhaltstypen und der CRUD-Operationen

External Data Source Type Selection
External Data Source Type Selection (Bild: Avepoint)

Am einfachsten lässt sich ein neuer externer Inhaltstyp mit Sharepoint Designer 2013 erstellen, mit dem externe Inhaltstypen für SQL Azure-Tabellen, Ansichten oder Stored Procedures erstellt werden können. Sie müssen ihn lediglich öffnen und mit Ihrer Site-Collection verbinden. Nutzen Sie hierfür Zugangsdaten, die über Administratorenrechte verfügen.

Verwendung der CRUD-Modellmethoden
Verwendung der CRUD-Modellmethoden (Bild: Avepoint)

Im externen Inhaltstypen-Menüelement können Sie die Verbindung erstellen und alle Create, Read, Update, Delete (CRUD)-Modellmethoden verwenden.

Als nächstes müssen Sie einen Servernamen, Datenbanknamen und einen optionalen Anzeigenamen vergeben. Bei der Authentifizierung verwenden Sie „connect with impersonated custom identity“ und geben die vorab erstellte Application-ID ein. Dadurch werden die von uns angegebenen Zugangsdaten an SQL Azure jedes Mal weitergegeben, wenn ein Sharepoint-User auf diese Inhalte zugreift. Nachdem nun die Verbindung erstellt wurde, erscheint die Datenbank, und Tabellen und Ansichten können angezeigt werden. Durch Rechtsklick auf eine Tabelle oder Ansicht können Sie einen einzelnen Vorgang wie „read list“ erstellen oder alle Operationen auf einmal ausführen.

Speichern des Inhaltstyps und Erstellen einer externen Liste

Nach der Einrichtung von BCS können Anwender Elemente in der SQL Azure-Datenbank erstellen, lesen, updaten oder löschen – je nach Berechtigungen und erstellten Aktionen – und ohne Sharepoint zu verlassen.
Nach der Einrichtung von BCS können Anwender Elemente in der SQL Azure-Datenbank erstellen, lesen, updaten oder löschen – je nach Berechtigungen und erstellten Aktionen – und ohne Sharepoint zu verlassen. (Bild: Avepoint)

Ein Großteil der Arbeit ist jetzt bereits getan. Durch einen Klick auf „save“ wird der externe Inhaltstyp zurück in Sharepoint gespeichert. Der letzte Schritt in diesem Prozess besteht darin, eine externe Liste zu erstellen, mittels derer Anwender die Daten sehen und verwenden können. Dies wird durch einen Klick auf „create lists and forms“ im Ribbon erreicht.

Jetzt können die Geschäftsanwender Elemente in der SQL Azure-Datenbank erstellen, lesen, updaten oder löschen – je nach Berechtigungen und erstellten Aktionen – ohne Sharepoint zu verlassen. Anstatt eine externe Liste zu verwenden, ist es auch möglich, Daten mit einem Business Data Web Part zu veröffentlichen.

Nachdem Sharepoint von einem On-Premise-System zu Sharepoint Online migriert wurde, funktionieren alle externen Inhaltstypen und Listen nicht mehr, da die BCS-Definitionen fehlen. Falls diese Verbindungen jedoch weiterhin benötigt werden, gibt es zwei Möglichkeiten, sie zu erhalten:

  • Daten zu SQL Azure migrieren: Sharepoint Online kann sich problemlos mit der SQL Azure-Datenbank verbinden, und diese deshalb als externen Inhaltstypen verwenden, um die Informationen in einer externen Liste oder einem BDC-Webpart zu veröffentlichen.
  • Line-of-Business-Data als WCF-Web-Service veröffentlichen: Aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen ist es nicht immer möglich, alle Daten zu SQL Azure zu migrieren. Um diese Daten zu verbinden, können Sie sie anhand eines WCF-Web-Service veröffentlichen. Auch Sharepoint Online BCS kann diese Inhaltsquellen verbinden. Dadurch können Firmen Line-of-Business-Daten nach einem Umzug ihrer On-Premise-Umgebungen zu Office 365 weiterhin verwenden. Da einige Dinge manuell geplant und ausgeführt werden müssen, sollten Ausgaben für Beratung im Projektbudget berücksichtigt werden.

Avepoint nennt DocAve als passende Sharepoint-Management-Lösung.
Avepoint nennt DocAve als passende Sharepoint-Management-Lösung. (Bild: Avepoint)

Durch die Verwendung von BCS ist es weiterhin möglich, auf externe Inhalte von Sharepoint aus zuzugreifen, ohne die Inhalte zu duplizieren, wie es bei einer Replikation der Fall ist. Dadurch haben Anwender die Möglichkeit, auf Inhalte von Datenbanken, Web-Services oder O-Data-Quellen in Echtzeit zuzugreifen. Sich in zusätzliche Systeme einzuloggen und sich große Mengen an Zugangsdaten merken zu müssen, wird überflüssig, und Sharepoint letztlich zu dem Single Point of Truth.

* Mario Spies ist Senior Strategic Consultant, AvePoint Deutschland GmbH (http://de.avepoint.com/)

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