Lösungen von Oak Media Excel-Geschäftsprozesse professionell ins Web verlagern

Autor / Redakteur: Martin Hensel / Elke Witmer-Goßner

Im Zuge der Digitalisierung taucht häufig das Problem auf, dass sich Excel-Kalkulationen nicht ohne weiteres in der Cloud für Mitarbeiter, Partner oder Kunden zur Verfügung stellen lassen. Oak Media bietet hierfür praktikable Lösungen an.

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Excel-Kalkulationen ins Web zu bringen ist keine triviale Angelegenheit.
Excel-Kalkulationen ins Web zu bringen ist keine triviale Angelegenheit.
(Bild: oak media)

Oak Media betont, dass Excelkalkulationen eigentlich gar nichts in der Cloud zu suchen haben – auch auf Online-Sheet-Lösungen oder SaaS-Diensten. Als Grund nennt der B2B-Digitalisierungsspezialist, dass Daten oft einfach weitergegeben werden. Am Ende wisse niemand mehr, wo eine Kopie gelandet ist. Dies kann speziell bei sensiblen Informationen fatale Folgen haben.

Komplexe Herausforderungen

Laut Oak Media reiche im Notfall ein einziger Upload auf einem vertrauenswürdigen deutschen Hoster, um Kalkulationen online verfügbar zu machen. Es gilt zu unterscheiden, dass nicht jeder Mitarbeiter oder Partner sämtliche Berechnungen einsehen muss. Dies kann oft verschiedene Berechtigungen von Zelle zu Zelle erfordern, statt nur über ganze Tabellendokumente hinweg.

Die Auslagerung von Excel-Dateien birgt zudem weitere Fallstricke. Dazu zählen nicht die einfachen Formeln und Zellenwerte, sondern etwa SVERWEISE oder komplexes VBA-Scripting, das normalerweise lokal im Hintergrund stattfindet. Die Anbindung der Rechen- an die Kommunikationsprozesse kann ebenfalls anspruchsvoll sein. Zudem sorgen Datenupdates der ursprünglichen Excel-Kalkulationen für komplexe Problemstellungen.

Zwei Lösungsansätze

Oak Media bietet zwei Lösungen an: Die erste bezieht sich auf reine Zahlen- und Textdaten ohne jegliche Formeln, wie oft bei Preisdaten zu sehen. Eine editierbare Datenliste wird in einer MySQL-Datenbank ausgelagert, auf die später über eine Lösung im Excel-Stil zugegriffen werden kann. Die Daten werden in der MySQL-Datenbank gespeichert und lassen sich abfragen oder bearbeiten. Das Verfahren eignet sich auch für sehr umfangreiche Preislisten. Bei der zweiten Lösung handelt es sich um einen Indexvergleich. Die Excel-Datei wird auf einem Server hinterlegt und eine PHP-Datei rechnet in Echtzeit jede einzelne Formel im Hintergrund durch. Dies erfordert viel Rechenleistung und ist daher eher für überschaubare Projekte geeignet.

Kalkulationen müssen laut Oak Media einmal komplett auseinandergenommen werden, um diese dann im Web mit den passenden Funktionen nachzubauen und in die Prozessautomatisierung integrieren zu können. Dieser Aufwand falle aber nur einmal an. Danach können die Anwender direkt auf die Online-Module zugreifen und auch umfangreiche Bestandsdaten problemlos aktualisieren.

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