Buchhaltung und Warenwirtschaft für KMU

Erste Schritte mit Sage Office Online

| Autor / Redakteur: CloudComputing-Insider / Florian Karlstetter

Sage Office Online läuft in der Cloud und ist damit auf beliebigen Endgeräten verfügbar – auch mobil.
Sage Office Online läuft in der Cloud und ist damit auf beliebigen Endgeräten verfügbar – auch mobil. (Bild: Sage)

Insbesondere kleinere Unternehmen tun sich häufig schwer mit Buchhaltung und Warenwirtschaft. Wie geschäftsvorfallorientierte Lösungen hier helfen zeigt ein Workshop mit Sage Office Online.

Sage Office Online ist eine Cloud-basierte Anwendung für Buchhaltung und Warenwirtschaft. Die Lösung basiert zwar auf dem umfangreicheren Produkt Office Line, wurde aber speziell für Unternehmen mit maximal 50 Mitarbeitern angepasst. Das heißt: Ungeübte Nutzer werden von Assistenten unterstützt, durch Geschäftsvorfälle geführt und von einer intuitiven Oberfläche begrüßt.

Einstieg und erster Überblick

Die im Flat Design gehaltene Optik ähnelt den Oberflächen aktueller Betriebssysteme. Insbesondere Nutzern aktueller Windows-Versionen dürften die Elemente des Startbildschirms bekannt vorkommen. Abhängig von ihrer Größe verhalten sich die farbigen Quadrate unterschiedlich. Per Klick auf kleinere Elemente rufen Anwender direkt einzelne Funktionen auf. Die größeren Quadrate übernehmen Funktionen eines Dashboards und stellen auf einen Blick aktuelle Kenndaten dar und informieren beispielsweise über Top Kundenumsätze, Anzahl der Angebote oder Mahnstufen. Ein Klick auf große Kacheln dunkelt den restlichen Hintergrund ab und liefert detailliertere Informationen; die können Anwender per Mouse-Over noch vertiefen.

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Mit ihrer Farbe geben die Elemente bereits einen Hinweis auf die hinterlegten Funktionen. Blautöne repräsentieren die Warenwirtschaft: Hellblau steht für den Einkauf, Dunkelblau für den Verkauf. Grüne Kästchen beziehen sich auf die Buchhaltung: Hinter Hellgrün verbirgt sich das Mahnwesen, hinter Dunkelgrün die Finanzbuchhaltung. Graue Kästchen stehen für einmalige Tätigkeiten, etwa das Anlegen von Artikelgruppen oder Preislisten. Speziell für Einsteiger hat Sage zusätzlich noch auffällig gefärbte Kästchen mit leichter verständlichen Namen vorgesehen. Das rote Element „Angebot“ verweist auf den gleichen Prozess wie das dunkelblaue „Verkaufsbelege erfassen“ - erschließt sich dem Anfänger aber leichter.

Über den Pfeil links oben öffnen Anwender eine Navigationsleiste und können auf alle Funktionen von Sage Office Online zugreifen. Aktivieren Anwender den Stern neben einer Funktion, wird diese als Favorit gespeichert. Kontextabhängig erscheinen weitere Symbole: Befindet sich der Nutzer auf der Einstiegsseite, können Funktionen per Fenster-Icon auf dem Bildschirm ablegt werden. Innerhalb von Funktionsseiten wird analog ein Pfeil angezeigt: Ein Klick darauf legt die entsprechende Funktion hier ab.

Galerie 1 – Erster Eindruck

Ein typischer Geschäftsvorfall: Verkaufsbelege erfassen

Hinter Sage Office Online steckt eine Philosophie, die sich an Geschäftsvorfällen orientiert. Statt Nutzer jederzeit mit dem vollen Funktionsumfang der Lösung zu überfordern, fasst die Lösung sinnvolle Optionen in so genannten Szenarien zusammen. So auch im nachfolgend beschriebenen Szenario „Verkaufsbelege erfassen“.

Zum Szenario zählt das Hauptelement: „Belegerfassung Verkauf“, in dem Anwender Verkaufsbelege anlegen, darunter: Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Prinzipiell ließe sich die die gesamte Belegerfassung über dieses Erfassungselement erledigen. Zusätzliche Hilfselemente gestalten die Eingabe jedoch bequemer. Diese in jedem Szenario angeordneten Hilfselemente werden automatisch und kontextabhängig aktiviert oder deaktiviert. Sage spricht hierbei sinnbildlich von einem Informationskarussel.

Wird etwa eine neue Rechnung erstellt, unterstützt das Hilfsfeld „Kundenstamm“ Anwender mit einer Liste in Frage kommender Kunden. Die Auswahl lässt sich dabei mit Such- und Filterfunktionen eingrenzen. Ist der korrekte Kontakt ausgemacht, genügt ein Klick darauf und die Daten werden in die Datenerfassung des Hauptfeldes übernommen. Gleichzeitig macht das Hilfsfeld „Kundenstamm“ dem Hilfsfeld „Artikelstamm“ Platz. Damit können Nutzer wieder per Liste nach passenden Einträgen suchen und diese per Mausklick übernehmen – oder Artikel wahlweise auch händisch in die Kombinationsfelder des Hauptelements eintragen.

Die Belegdetails werden grundsätzlich aus Systemdaten (Datum) und Kundenstamm (Zahlungskondition) übernommen. Anwender können die Informationen natürlich auch überschreiben und ergänzen, etwa: Umsatzsteuerkennzeichen oder Preiskennzeichen eintragen, einen Belegrabatt vergeben, Ansprechpartner benennen sowie Kostenstellen und Kostenträger benennen.

Im Abschnitt Belegtexte des Hauptfeldes können Anwender zusätzlich entsprechende Formulierungen wählen, beispielsweise einen Kopftext für die Rechnung. Dieser wird dann mit auf der jeweiligen Rechnung ausgedruckt.

Anpassungen an Oberfläche und Formularen

Anwender dürfen die Szenarien nach Belieben an ihre Vorstellungen anpassen, Fenstergrößen ändern, Elemente verschieben – und sich auch über das Informationskarussel hinwegsetzen. Ein Klick auf „Pin setzen“ genügt, damit Hilfsfenster dauerhaft im Vordergrund aktiv bleiben. Sinnvoll ist das beispielsweise im Telefongeschäft: Wenn der Kunde im Fokus steht, würde eine automatisch eingeblendete Belegliste nur stören.

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