Sichere Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg (Teil 1)

Enterprise File Sync and Share Lösungen für Unternehmen

| Autor / Redakteur: Peter Brunner * / Florian Karlstetter

E-Mail ist unpraktisch und unsicher

Um mit Kollegen, Partnern oder Lieferanten Dokumente zu teilen, muss die Lösung die zu teilenden Dokumente nicht nur auf den verschiedenen Devices einer Person, sondern auch mehreren berechtigten Personen auf deren unterschiedlichen Devices bereitstellen. Außerdem muss das Produkt regeln, was der Empfänger des Dokumentes damit tun darf – Lesen, Kopieren, Drucken, Verändern, Kommentieren, Weiterleiten.

Innerhalb von Unternehmen, hinter der Firewall sozusagen, lässt sich der Zugriff auf Dokumente und andere Dateien relativ problemlos regeln. Angefangen bei File-Servern, über Intranets, Collaboration-Anwendungen bis hin zu voll ausgebauten Document- oder Enterprise Content Management-Systemen. Letztere stellen allerdings keine einfachen Lösungen mehr dar, sondern dabei handelt es sich um komplexe und sehr teure Enterprise-Backend-Lösungen.

Um Empfängern außerhalb der Unternehmen Dokumente zugänglich zu machen, mussten – und müssen teilweise immer noch – mobile Mitarbeiter, aber natürlich auch Partner, Lieferanten und Kunden eines Unternehmens auf (sehr häufig) ungesicherten E-Mail-Anhänge zurückgreifen. Das führt gleich zu mehreren Problemen:

  • Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge sind leicht auszuspähen;
  • Mails kommen nicht immer an oder landen versehentlich in Spam-Filtern;
  • wenn mit mehreren Personen geteilt wird, entstehen sehr schnell E-Mail-Kaskaden, an deren Ende niemand mehr weiß, welche Version eines Dokuments oder einer Datei die aktuellste ist;
  • nach dem Absenden von Mails mit unverschlüsseltem Attachment können die Empfänger nach Gutdünken damit verfahren;
  • größere Dateien sind aufgrund der Speicherbegrenzungen, der meisten Postfächer per E-Mail nicht austauschbar.

Warum die Consumer orientierten Dienste so populär sind

Was sich in Unternehmen nach wie vor problematisch gestalten kann, haben findige Internet-Anbieter für den sicherheitstechnisch nicht so sensiblen Privatnutzer, mit Diensten wie Dropbox, Google Drive, Sugar Sync und Hunderten anderen bereits seit mehreren Jahren gelöst. Diese Privatnutzer orientierten Cloud-Services funktionieren alle ähnlich. Der Nutzer registriert sich häufig ohne weitere Authentifizierung. Das heruntergeladene Programm installiert sich nach Zustimmung des Nutzers automatisch.

Nachdem der Registrierungsprozess erfolgreich durchlaufen ist, wird meist ein virtuelles Laufwerk installiert, in dem, wie auf einem normalen Laufwerk, Dateien gespeichert werden können. Wird die Software beispielsweise auf den Laptop des Nutzers oder per App-Download auf Tablet und Smartphone installiert, stehen Dokumente und Dateien über jedes Device hinweg zur Verfügung, bei dem sich der User bei dem Service seiner Wahl anmeldet.

Von jedem Zugangsgerät aus, können nicht nur Dokumente angeschaut, verändert und wieder gespeichert werden, sondern auch komplett neue Dateien im virtuellen Laufwerk gespeichert werden. Zum Sharen kann der Nutzer den Zugriff auf das komplette virtuelle Laufwerk oder einzelne Ordner einer oder vielen Personen gewähren. Ist der Zugriff gestattet, kann der Freigebende in der Regel nicht mehr beeinflussen, was der Empfänger mit der Datei macht. Er kann sie speichern, kopieren, ausdrucken, weiterreichen oder verändern.

Technisch bestehen die Lösungen aus verschiedenen Komponenten:

  • Cloud-Server und -Speicher – in der Privatkunden-Version kann der Kunde die für die Programmausführung notwendigen Serverfunktionen nutzen, aber keine Einstellungen vornehmen.
  • Client-Software – die Software wird auf den Desktop oder auf die mobilen Devices heruntergeladen und regelt den Zugang zu den Dokumenten. Entweder ist sie Plattform-spezifisch ausgestaltet (Windows, Android, iOS) oder läuft im Browser (HTML 5).
  • Web-Client – eine HTML-5 in-Browser-Applikation, mit den gleichen Funktionen wie der Desktop-Client.

Die Anbieter bemühen sich mehr oder weniger erfolgreich um einfach gestaltete Lösungen, damit jeder Nutzer sie ohne größere Schulung nutzen kann. In der Regel reicht es, die kurzen Bild- oder Video basierten Tutorials anzuschauen, um loslegen zu können. Bei den meisten dieser Consumer orientierten Lösungen handelt es sich um sogenannte Stand-alone-Produkte, die nicht mit anderen Anwendungen integriert sind.

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