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Die Licht- und Schattenseiten von IT-Consumerization Enterprise App Stores: Vorteile und Risiken

Autor / Redakteur: Vincent Smyth, General Manager EMEA, Flexera Software / Florian Karlstetter

Der Trend zur „IT-Consumerization“ nimmt ungeahnte Ausmaße an: Immer mehr Mitarbeiter möchten im Büro die Geräte nutzen, die sie bereits privat einsetzen. Diese Entwicklung befindet sich zurzeit gewissermaßen in einem ungeregelten Wildwest-Stadium – viele IT-Profis blicken kritisch auf die Kosten und die fehlenden Möglichkeiten zur Kontrolle der IT-Ressourcen.

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IT-Consumerization und Enterprise App Stores: Licht- und Schattenseiten für den Unternehmensalltag.
IT-Consumerization und Enterprise App Stores: Licht- und Schattenseiten für den Unternehmensalltag.
(© alphaspirit - Fotolia.com)

Wohl nirgends sind die mit der IT-Consumerization verbundenen Hoffnungen und Ängste offensichtlicher als beim Thema „App Store“. Apps sind heutzutage der Dreh- und Angelpunkt. Für jede Aufgabe scheint es eine passende App zu geben. Auch im Unternehmensumfeld werden Apps immer populärer.

App Stores – iTunes, Google Play, Windows Marketplace – stehen symbolisch für die Freiheit der Verbraucher, für jede Aufgabe schnell die passende App zu finden, herunterzuladen und zu implementieren. Die Benutzerfreundlichkeit und die große Verbreitung von App Stores für Konsumenten stehen im – oft frustrierenden – Kontrast zu den Regelungen, denen Mitarbeiter in Unternehmen unterworfen sind: Hier sind oft langsame und komplexe IT-Anforderungsprozesse zu beachten, wenn es darum geht, die gewünschten Unternehmensanwendungen zu finden und zu erhalten.

Die Schattenseite

Unabhängig von ihrer Position erwarten Mitarbeiter in Unternehmen, dass die IT-Abteilung ein Umfeld schafft, das ähnlich komfortabel ist, wie man es aus dem privaten Bereich kennt. Daher werden zunehmend Enterprise App Stores eingeführt, damit Mitarbeiter ihre beruflich benötigten und für das Unternehmen freigegebenen Apps leichter finden und herunterladen können. Allerdings sind vor der Einrichtung eines eigenen Enterprise App Stores eine Reihe von Aspekten zu berücksichtigen:

Kosten: Die meisten Apps für private Nutzer sind kostenlos oder kosten maximal einige Euro. Apps für Unternehmen können mehrere Hundert, Tausend oder sogar Hunderttausend Euro je Benutzer kosten. Doch wie behält man die Kosten im Griff? Wie sieht der Prozess aus, wenn ein Manager die Investition für eine App genehmigen muss, bevor sie heruntergeladen werden kann? Wie lassen sich die Kosten bis zur betreffenden Stelle oder Abteilung nachverfolgen?

  • Komplexität: Consumer Apps sind auf die Geräte ausgelegt, mit denen sie auch heruntergeladen werden. So ist sichergestellt, dass beispielsweise Apps, die über iTunes heruntergeladen werden, auf dem iPhone laufen. Im Unterschied dazu werden Apps im beruflichen Umfeld auf mehreren Geräten eingesetzt: Desktop-PCs, Notebooks, mobile Geräte, in SaaS- oder virtuellen Umgebungen usw. Ein Enterprise App Store muss daher wesentlich mehr Parameter berücksichtigen, damit der Mitarbeiter eine App erhält, die anschließend auch auf dem Zielgerät läuft.
  • Umgebung: App Stores für Privatanwender werden für eine überschaubare Anzahl von Betriebssystemen geschrieben, beispielsweise iOS 6, Android 4.2. usw. In den meisten Unternehmen fällt das Umfeld deutlich komplexer aus: Windows, virtualisierte Umgebungen, Private und Public Clouds oder SaaS. Wie kann sichergestellt werden, dass die Benutzerumgebung und der Bedarf des Benutzers im App Store richtig erkannt werden?
  • Compliance: Wer für eine App bezahlt und diese in iTunes herunterlädt und anschließend nicht versucht, die App zu manipulieren und weiterzuverkaufen, wird kaum gegen die lizenzrechtlichen Vorschriften verstoßen können. Üblicherweise darf die App dann zeitlich unbegrenzt benutzt werden. Damit verbunden ist der Zugang zu allen Aktualisierungen. Dagegen erwerben Unternehmen Lizenzpakete für Benutzergruppen. Und die Bedingungen für die Bereitstellung und Nutzung der Lizenzen sind komplex. Wie lässt sich diese Komplexität in einem iTunes-ähnlichen App Store meistern?
  • Management des Softwarelizenzlebenszyklus: Consumer Apps sind ersetz- und austauschbar. Daher spielt es aus wirtschaftlicher Sicht keine Rolle, ob sie genutzt oder gelöscht werden. Die Implementierung von Enterprise Apps ist dagegen kostspielig und komplex. Diese Apps müssen nachverfolgt, genutzt oder gegebenenfalls wiederverwendet werden. Was geschieht beispielsweise mit der Lizenz, wenn ein Mitarbeiter, der eine App heruntergeladen hat, aus dem Unternehmen ausscheidet? Und wenn der Mitarbeiter eine heruntergeladene App nicht nutzt, wie lässt sich diese App wieder in den Lizenzpool zurückholen, damit die Investition nicht verloren geht?

Die Sonnenseite

Wer die zuvor genannten Gesichtspunkte nicht berücksichtigt, stößt bei der Einrichtung eines Enterprise App Stores schnell auf unüberwindbare Hindernisse – nicht zuletzt wegen der hohen Kosten von Enterprise Software. Wie können Unternehmen die Sonnenseite der Apps Stores nutzen, ohne die Schattenseite in Kauf nehmen zu müssen?

Durchgehendes Softwarelizenzmanagement

Unternehmen müssen Application Usage Management als Gesamtstrategie sehen, mit der sie den Wert ihrer Software Assets im gesamten Lizenzlebenszyklus maximieren. Dies umfasst die Implementierung einer Umgebung für Enterprise App Stores, die eng in die wichtigen Systeme für Softwarelizenzoptimierung und Application Readiness integriert sind. Diese Backoffice-Systeme werden implementiert, damit Unternehmen ihre Softwarelizenzen mit größtmöglicher Effizienz und maximaler Wertschöpfung einsetzen. Erreicht wird dies durch kontinuierliche Einhaltung der Softwarelizenzbestimmungen, Optimierung und automatische Anwendungsmigration, Kompatibilitätstests sowie Funktionen für Packaging und Bereitstellung.

Zukunftsorientierte Unternehmen haben derartige Systeme bereits für das Management des Softwarelizenzlebenszyklus implementiert. Es ist daher sinnvoll, einen Enterprise App Store zu wählen, der eng in diese Systeme integriert ist.

Ian Finley, Analyst bei Gartner meint dazu: „Durch Automatisierungen senken Software Asset Manager den administrativen Aufwand, verbessern die Zuordnungsfähigkeit und erhöhen die Effizienz. Zudem können Enterprise App Stores dazu beitragen, die Hürden bei der Einführung neuer Anwendungen zu senken, da es leichter wird, Anwendungen zu suchen, zu beschaffen, zu installieren und zu aktualisieren. Ein neuer App Store sollte grundsätzlich in die internen Systeme für Software Asset Management und IT-Beschaffung integriert werden.“ (Quelle: Gartner, Inc., Enterprise App Stores Reduce Risk and Improve Business Results, Ian Finley, Februar 2012).

Die Investition in einen Enterprise App Store, der eng in das Back-End dieser Systeme integriert ist, vermittelt eine von iTunes vertraute, intuitive Umgebung. Denn genau das erwarten Mitarbeiter, wenn sie auf Enterprise Apps zugreifen, die sie für ihre beruflichen Aufgaben benötigen. Unternehmen, die diese Grundsätze beachten, können sicher sein, dass ihre strategischen Software Assets effizient verwaltet werden.

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