Planung berücksichtigt verschiedene Parameter und Auswirkungen

E-Mail-Migration in die Cloud ist kein Alltagsgeschäft

| Autor / Redakteur: Boris Heinke* / Elke Witmer-Goßner

Mail-Funktionen und Dritt-Anwendungen lassen sich mittlerweile nicht mehr voneinander trennen: Nachrichten sind ein feststehender Bestandteil im Workflow. Das ist etwa der Fall, wenn eine CRM-Lösung nach der Bestellung eines Kunden im Online-Shop automatisch Mails an die Verantwortlichen in der Bestandsverwaltung, Logistik oder der Rechnungsabteilung generiert. Eine Migration von Mail-Systemen in die Cloud unterbindet möglicherweise diese Funktion, so dass die automatische Versendung einer solchen E-Mail nicht mehr erfolgt und die zuständige Person nicht mehr benachrichtigt wird. Eine gute Migration beeinträchtigt aber niemals die Funktionsweise einer externen Applikation; bei der Auswahl einer neuen Mail-Lösung müssen Administratoren penibel auf diesen Aspekt achten. Im ungünstigsten Fall gilt es dann, Dritt-Anwendungen daran anzupassen. Andererseits kann ein Cloud-Mail-System aber auch zusätzliche alternative und sogar bessere Funktionen bereitstellen.

Notfallplanung und Datensicherheit

Die Überführung von Mail-Systemen in die Cloud ist eine komplexe Aufgabe. Die Menge der zu berücksichtigenden Wechselwirkungen zwischen Daten, Accounts, notwendigen Funktionalitäten und anzubindenden Anwendungen ist sehr groß. Niemand kann daher die Berücksichtigung aller Details garantieren. Auch eine unterbrochene Übertragung der Daten während der tatsächlichen Migration oder eine falsche Terminierung von Migrationsschritten verursacht Fehler, wenn die betroffenen Fachabteilungen nicht darauf vorbereitet sind.

Auf Notfallpläne kann also niemand verzichten. Entsprechend vorbereitete Administratoren sind jederzeit in der Lage, den Zustand aller Accounts vor Beginn der Migration wieder herzustellen. Die Verantwortlichen testen diese Fähigkeit schon vor dem Start des Projekts. Auch speichern sie alle Daten während der gesamten Dauer der Migration sicher und entsprechend den Compliance-Richtlinien. Das gilt insbesondere für bisher verschlüsselte Daten. Gute Migrations-Lösungen halten die Inhalte während der gesamten Überführung verschlüsselt und sind nicht gezwungen, sie vor der Migration oder in deren Verlauf zu entschlüsseln und offen zu speichern.

Im Verlauf der Projekte, die sich je nach Unternehmensgröße über Wochen oder Monate hinziehen können, laufen unter Umständen auch von Unternehmensrichtlinien definierte Fristen zur Löschung von Daten ab. Eine gute Migrationslösung filtert diese Datensätze aus und löscht sie im Verlauf der Überführung.

Berücksichtigung der Infrastruktur

Die Planer berücksichtigen auch die bestehenden Rahmenbedingungen der Infrastruktur. Sie erfassen, auf welchen verschiedenen Speicherorten die Mails verteilt gespeichert werden. Die verfügbare Bandbreite für den Upload in die Cloud bestimmt die Geschwindigkeit und damit die Terminierung der stufenweise durchzuführenden Migration der Daten. Auch mobile Lösungen berücksichtigt der Migrationsfahrplan.

Alle vier oben geschilderten Punkte – Inventarisierung der Daten, Interdependenz mit Anwendungen, Notfallplanung und Berücksichtigung der Infrastruktur – spielen bei der Planung und der Durchführung eine gleichberechtigte Rolle. Die möglichen Wechselwirkungen zwischen der Menge der zu überspielenden Inhalte, den Anforderungen von Anwendungen und Notfallplanung sowie bestehender Infrastrukturen sollten soweit wie möglich im Vorfeld abgeklärt werden.

Boris Heinke, Dell Software.
Boris Heinke, Dell Software. (Bild: Dell)

Von zentraler Bedeutung ist aber auch der reibungslose Zugriff auf alle Daten während des gesamten Migrationsprojekts, weil es, wie erwähnt, je nach Unternehmensgröße Wochen oder gar Monate dauern kann. Von einer gut durchgeführten Migration bemerkt im Idealfall niemand etwas. Dabei ist auch zu unterscheiden, welche Funktionen für ein Unternehmen am wichtigsten sind. Für manche Unternehmen sind etwa Kalenderfunktionen in ihrer Projektplanung unverzichtbar, während andere von solchen Funktionen nur wenig Gebrauch machen. Die Komplexität von Mail-Migrations-Projekten ist auf jeden Fall nicht zu unterschätzen.

* Boris Heinke ist Principal Solution Architect bei Dell Software

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