Toms Wochentipp: Posteingangsregeln in Exchange Online E-Mail-Flut im Griff behalten mit Regeln

Um die E-Mail-Flut im Posteingang in den Griff zu bekommen, können Administratoren in Microsoft 365 Regeln in Exchange Online definieren, die für alle Benutzer der Umgebung gelten. Das kann auch für die Sicherheit interessant sein.

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Administratoren von Microsoft-365-Umgebungen können im Exchange Admin Center zentral Regeln definieren, die für E-Mails automatisch angewendet werden, wenn sie bei Exchange Online in Microsoft 365 eingehen. Der Vorteil dabei besteht darin, dass die Regeln nicht erst durch Outlook oder Outlook Web App angewendet werden, wenn die Anwendung startet, sondern bereits direkt in der Cloud optimal sortiert werden können.

Exchange Admin Center verwenden

Um im Posteingang Regeln für Anwender zu erstellen, ist die schnellste Vorgehensweise, direkt das neue Exchange Admin Center in Microsoft 365 aufzurufen. Dieses steht über die URL admin.exchange.microsoft.com zur Verfügung.

Hier lassen sich alle Einstellungen für Exchange Online umsetzen, die für die verschiedenen Benutzer der Umgebung Gültigkeit haben.

Über den Menüpunkt „E-Mail-Fluss“ stehen bei „Regeln“ die verschiedenen Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen Admins Regeln erstellen und bearbeiten können. Neue Regeln können über das Plus-Zeichen erstellt werden. Durch die Auswahl von „Neue Regel“ können Sie im Fenster auf alle Möglichkeiten zugreifen, um flexible Regeln zu erstellen.

Zunächst legen Sie einen Namen fest. Danach wählen Sie aus, auf welcher Basis eingehende E-Mails gefiltert werden soll und welche Aktionen Exchange dazu ausführen soll. Sie können an dieser Stelle auch mehrere Aktionen gleichzeitig ausführen lassen. Wenn Sie mit der Erstellung der Regel zufrieden sind, können Sie diese mit „Speichern“ im System hinterlegen. Anschließend ist die Regel im Fenster zu sehen und lässt sich auch jederzeit anpassen. Auch das Priorisieren von Regeln und das Festlegen einer Reihenfolge ist über diesen Weg möglich.

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