Elektronische Nachrichten gesetzeskonform verwalten und archivieren

E-Mail-Archivierung Schritt für Schritt

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Magie nach Maß

Für die unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen sind am Markt in der Regel drei Ausführungen von E-Mail-Archivierungssystemen erhältlich. Eine davon ist die Hardware-Appliance, die per Plug-and-Play-Verfahren innerhalb von knapp 30 Minuten einsatzbereit ist.

Mittlerweile setzt sich aufgrund des Trends hin zur Virtualisierung auch die virtuelle Software-Lösungsvariante durch. Als dritte Möglichkeit können Firmen das System als Software-as-a-Service (SaaS) buchen, was zusätzliche Services über Partner erlaubt (Blackberry, Microsoft Exchange etc.).

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Auch eine Cloud-Variante ist möglich. Hierbei sollten sich Unternehmen jedoch unbedingt über die Datenschutzvorschriften informieren, die der Anbieter der Datenwolke einhalten muss.

Archivfunktion nachrüsten

Bei BytStorMail sind für Appliance und Software darüber hinaus zwei verschiedene Anschlusstypen denkbar: entweder als Relay- oder als Archiv-Variante. Die Form eines Relays wählen meist diejenigen Unternehmen, die bereits über einen eigenen Mailserver verfügen und das Archivierungssystem nachträglich installieren möchten.

Relay bedeutet, dass die E-Mail-Management-Lösung zwischen die Internetanbindung und den bereits vorhandenen Mailserver geschaltet wird. Auf diese Weise nimmt sie direkt per MX-Eintrag in der Domäne oder aktiv durch Fetchmail-Abruf eines Mailservers des Domänen-Providers die Mails entgegen. Anschließend verarbeitet und leitet sie diese per SMTP an den internen Mailserver weiter.

Der Vorgang funktioniert analog ebenfalls in umgekehrter Richtung. Dank SMTP-Übertragung sind alle möglichen Mailserver wie Exchange, Postfix, Qmail usw. zu dem System kompatibel.

Bei der Archiv-Variante hingegen dient BytStorMail als separater Archiv-Server, der ausschließlich Mails ablegt, aber keine Spam- und Malware-Prüfungen durchführt. Bei dieser Installationsvariante wird BytStorMail hinter einen bereits existierenden Mailserver geschaltet, der Kopien des gesamten Mailverkehrs an ein separates Postfach (z.B. archiv@domainnamen.de) sendet, das wiederum von BytStorMail regelmäßig abgerufen wird. Eintreffende Mails werden wie beschrieben verarbeitet.

Fazit

Der Einsatz einer E-Mail-Management-Lösung lohnt sich zum einen deshalb, weil sie den Spagat zwischen gesetzlichen, steuerlichen und datenschutztechnischen Vorgaben möglich macht.

Die IT-Leitung kann zudem das E-Mail-Aufkommen besser bewältigen, der einzelne Mitarbeiter ist selbstständig in der Lage, benötigte Nachrichten wiederherzustellen, ohne dabei auf den Administrator angewiesen zu sein. Jederzeitige Auskunftsfähigkeit, gute Servicebereitschaft und der einfache Nachweis bei Rechtsstreitigkeiten sind weitere positive Merkmale. Und der Preis für solche Leistungen? Nicht so teuer wie häufig angenommen wird.

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