Elektronische Nachrichten gesetzeskonform verwalten und archivieren E-Mail-Archivierung Schritt für Schritt

Begriffe wie Compliance, GDPdU oder GoBS schrecken manchen Verantwortlichen schon bei der leisesten Erwähnung. Dabei ist die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung kein Hexenwerk wie das folgende Beispiel zeigt.

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In manchen Unternehmen gehen Mitarbeiter und Geschäftsführung zu sorglos mit der elektronischen Post um, ohne mögliche rechtliche Konsequenzen zu bedenken.

Ein Beispiel dafür sind Stellvertreterregeln während Urlaubs- und Abwesenheitszeiten, wenn sich Kollegen gegenseitig vertreten und dabei auf „fremde“ Accounts bzw. Postfächer zugreifen sollen.

Abgesehen von dieser Perspektive sind auch E-Mail-Verwaltungsprozesse von einem gewissen Miss-Management betroffen. Dabei gehen Mails z.B. spurlos verloren, weil sie unabsichtlich gelöscht wurden, oder können nicht gefunden werden, weil die Suchfunktion nicht effektiv genug arbeitet. Das aufwändige Suchen wiederum verschlingt Arbeitszeit und kann die Qualität des Kundenservice bedeutend verschlechtern.

Stellvertreter und andere Autoritäten

Bei der Handhabung der elektronischen Post haben Unternehmen zudem noch einen gesetzlichen Spagat zu meistern: Zum einen müssen sie die Mails entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archivieren, zum anderen aber auch datenschutzrechtliche Richtlinien beachten.

Bei allem Schutz sollen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, E-Mails mit einem Klick im Archiv zu finden und wiederherzustellen. Um datenschutzkonform zu handeln, gilt es für Unternehmen, einerseits den unbefugten oder ungewollten Zugriff auf das E-Mail-Archiv zu verhindern, andererseits aber auch die Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde oder andere Autoritäten zu gewährleisten.

Das klingt alles schrecklich kompliziert, doch auch mit dieser Problematik haben sich schlaue Köpfe auseinandergesetzt und Lösungen für die IT-Infrastruktur entwickelt: spezielle Software für die E-Mail-Archivierung – oder sogar noch weiter gehend – für das gesamte E-Mail-Management. Wie in jedem Software-Bereich gibt es natürlich gute und schlechte Lösungen.

Auf die Guten gilt es allerdings zu vertrauen. Schließlich sucht auch kein Anwender selbst nach Viren auf seinem PC, sondern greift auf professionelle Programme zurück – so auch bei der E-Mail-Archivierung. Am Beispiel der Lösung BytStorMail wird deutlich, wie einfach und sorgenfrei der Archivierungsprozess ablaufen kann.

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