Frühjahrsputz für Daten oder: Daten, vereinigt Euch! DSGVO – die größte Chance des Jahrzehnts für Unternehmen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist in aller Munde. Vielerorts kommen jedoch vor allem die negativen Seiten zur Sprache: So ist in Artikeln vor allem von enormen Strafen die Rede, oder von der Gefahr der Bloßstellung in den Medien. Durch gestärkte Verbraucherrechte steigen auch die Anforderungen an Unternehmen, das ist soweit korrekt.

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Dass dies nicht ohne Aufwand zu bewältigen ist, stimmt auch. Warum die DSGVO trotzdem eine enorme Chance für Unternehmen bietet, möchte ich hier darstellen.

Brechen mit Altem

Heutzutage speichert und verarbeitet beinahe jedes Unternehmen aus der Digitalwirtschaft personenbezogene Daten. Und auch in den traditionellen Branchen nimmt die Nutzung mit der fortschreitenden Digitalisierung zu. Zu oft gibt es jedoch eine Vielzahl an Orten, wo diese Daten im Unternehmen untergebracht sind. Das ist zumeist organischem Wachstum geschuldet: Über die Jahre sind häufig mehrere Datenzentren, Datenbanken, Anwendungen, Betriebssysteme, Hardwareplattformen, Desktop- und mobile Systeme zusammengewachsen. Ab einer bestimmten Größe wird darüber hinaus einiges in privaten, anderes in öffentlichen Clouds gespeichert. Dies führt dazu, dass viele Unternehmen gar nicht genau wissen, wo genau sich welche personenbezogenen Daten befinden. Auch die Wege dieser Daten können unklar sein, oder sogar, welche Daten überhaupt vorhanden sind.

Licht ins Dunkel der Daten bringen

Der wichtigste Schritt auf dem Weg zur DSGVO ist daher, Licht ins Dunkel zu bringen. Ein genauer Überblick über alle im Unternehmen gespeicherten und verarbeiteten Daten bietet einige offensichtliche Vorteile: So wird etwa sichergestellt, dass der Datenschutzbeauftragte seinen Job auch erledigen kann, das Recht auf Vergessenwerden im Zweifelsfall durchgesetzt wird oder ein etwaiger Verstoß binnen 72 Stunden gemeldet werden kann. Dadurch lassen sich in der Verordnung vorgesehene Strafen vermeiden. Doch so ein "Frühjahresputz" dient nicht nur dazu, sich DSGVO-konform aufzustellen und die Anforderungen zu erfüllen; aus der Übersicht kann wertvolles Wissen erwachsen. Hier liegt das eigentliche Potenzial der Verordnung.

So kann es gut sein, dass Organisationen unwissentlich viel Geld für veraltete Softwarelizenzen bezahlen. Auch können Kapazitäten, Bandbreite und Speicher teurer berechnet sein, als notwendig. Doch der wichtigste Punkt: Ungeordnete Daten sind ein verborgenes Lager von Einsichten in das Alltagsgeschäft. Risiken und Chancen in vielen Geschäftsbereichen können so frühzeitig erkannt werden, neue Verknüpfungen ermöglichen tiefe Erkenntnisse. Nicht zuletzt nehmen Kostenrisiken ab, Umsatzmöglichkeiten zu und auch der Nutzen für den eigenen Kunden steigt dadurch, dass das Unternehmen ihn besser kennt.

Datenverarbeiter in die Pflicht nehmen

Die DSGVO bringt eine neue Dynamik in die Beziehungen zwischen Unternehmen und Datenverarbeitern, insbesondere Anbietern für Cloud Content Management. Speichern Unternehmen personenbezogene Daten in der Cloud, sollten sie mit diesem Anbieter grundlegend klären, welche Maßnahmen er trifft, um Risiken zu vermeiden und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dabei lässt sich leicht feststellen, wo die aktuellen Bedürfnisse liegen, die sich sehr wahrscheinlich seit Beginn der Zusammenarbeit geändert haben – nicht nur im Hinblick auf die DSGVO. Sind On-Premises-Lösungen unter dem eigenen Dach am besten geeignet? Oder kann eine Public Cloud mehr Vorteile bieten, wenn die Daten auf europäischen Servern liegen und in den Händen von zertifizierten Experten sind, die sich seit Jahren mit der DSGVO und Compliance beschäftigen?

Dadurch ist die DSGVO der Wendepunkt, an dem sich die Möglichkeit ergibt, große Verbesserungen im Management von Daten, der Kollaboration an Inhalten und der Verschlankung der Organisation selbst vorzunehmen. Unternimmt das Management diese Maßnahmen, handelt es DSGVO-konform und minimiert die Gefahr öffentlicher Bloßstellung. Es verbessert zudem den Kundenservice, steigert die Markenwahrnehmung und baut eine Wissensplattform auf, die eigentlich schon vorhanden sein könnte, es aber nicht ist, weil sie noch niemand ans Licht gebracht hat.

Warum die DSGVO eine große Chance ist

Niemand kann zum jetzigen Zeitpunkt mit Sicherheit sagen, ob die vorgesehenen Maximalstrafen tatsächlich verhängt werden. Allerdings möchte das wohl auch niemand auf die harte Tour herausfinden. Denn die Bußgelder sind mit bis zu 4 Prozent vom Jahresumsatz tatsächlich enorm. Es ist verständlich, dass Unternehmen die DSGVO daher nicht mit offenen Armen empfangen, sie vielmehr als Hindernis und Bürokratiemonster betrachten. Als wären die Strafen nicht genug, müssen sie viele Prozesse und Arbeitspraktiken grundlegend ändern.

Doch gerade diese Änderungen können einen notwendigen Wandel herbeiführen: Für viele Organisationen ist die Verordnung eine Möglichkeit, ihre Daten endlich zu vereinheitlichen. Das resultiert in einer schlankeren, agileren Organisation mit weniger Dienstleistern, Datenzentren und Datenformaten. Dadurch bietet sich die Chance, Daten für tiefere Einblicke zu nutzen und somit Produkte und Dienstleistungen für alle Beteiligten zu verbessern und Prozesse zu straffen.

Viele Marktteilnehmer werden wohl nur das absolute Minimum der Anforderungen erfüllen. Damit mögen sie den Aufwand auf den ersten Blick gering halten. Letztendlich entgeht ihnen jedoch eine der größten Möglichkeiten der letzten Jahre – denn wer die Chance jetzt nutzt, kann einen echten Wettbewerbsvorteil durch eigene Daten erzielen.

Per Stritich, Vice President von Box Deutschland.

Der Autor

Per Stritich ist seit Juli 2017 Vice President von Box in Deutschland. Er verfügt über mehr als 15 Jahre Führungserfahrung in Cloud- und Software-Unternehmen. Bevor er zu Box stieß, war er Vice President für EMEA bei OneLogin und führte das Unternehmen von der Markteinführung bis zur heutigen Größe des Unternehmens. Vor dieser Position hatte er die Funktion des Vice President und Head of Cloud bei SAP Südeuropa inne und war für das gesamte Cloud-Portfolio von SAP verantwortlich.

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