Huddle Rooms und Co. Die Zukunft von Meetings

Von smarten Technologien bis hin zu intelligenten Spracherkennungssystemen: Die Digitalisierung hat Einzug in die Bürowelt erhalten. Dieser Umbruch betrifft auch Meetings. Doch wie sieht das Meeting der Zukunft aus?

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Im Zuge der Digitalisierung hat sich vieles, was zuvor als selbstverständlich oder gar unmöglich galt, stark verändert. Damit rüttelt die Digitalisierung auch an den Arbeitsabläufen und Unternehmensphilosophien vieler Betriebe. Waren Unternehmensstrukturen bis vor Kurzem noch weitestgehend starr organisiert, so haben digitale Technologien und das damit verbundene Bewusstsein, auch den Arbeitsplatz neu definiert: Arbeitsort und Arbeitszeiten sind flexibler geworden, denn durch moderne Technologie kann heutzutage problemlos von unterschiedlichen Orten aus gearbeitet werden. Das spart nicht nur Kosten, sondern ermöglicht auch moderne Arbeitsverhältnisse wie Homeoffice oder den schnellen Team-Call mit internationalen Kollegen.

Digitalisierung beeinflusst Meetingverhalten

Für die Digitalisierung, wie auch für Meetingräume besteht dabei eine ähnliche Entwicklung in Richtung automatisierter und intuitiv nutzbarer Technologie. Diese Technologien sollen möglichst in den Hintergrund treten und die Nutzer durch Benutzerfreundlichkeit zunehmend entlasten.

Besonders bemerkbar machen sich diese Veränderungen in den Meetingräumen. Hier können sich Mitarbeiter über diverse Systeme verschiedener Hersteller direkt in Besprechungen einwählen, ohne dass dabei technische Verzögerungen oder andere Hindernisse entstehen. Im Gegensatz zu traditionellen Meetings, unterstützen sofort einsatzbereite Soft- und Hardware sowie Plug-and-Play-Technologien Mitarbeiter in ihrer gemeinsamen Arbeit. Denn noch immer werden circa 50 Prozent der Meetings aufgrund von technischen Problemen aufgeschoben oder abgebrochen, so die ClickShare-Studie des Technologieunternehmens Barco.

Huddle Rooms gewinnen an Bedeutung

Zeitgleich hat sich auch das Bürodesign an die smarten Technologien angepasst. In sogenannten Huddle Rooms soll – in einem informellen und spontanen Setting – vor allem der kreative Austausch zwischen Mitarbeitern gefördert werden. Die kleinen Räume, die mit den notwendigen Technologien ausgestattet sind, eignen sich perfekt für kurze Video-Konferenzen, Brainstormings, Briefings oder Catch-Up-Calls. Unter Mitarbeitern und Führungspersonal sind die Huddle Rooms sehr geschätzt, denn gegenüber traditionellen Meetings sind Besprechungen in den Huddle Rooms deutlich effizienter. Nach einer Studie des belgischen Elektronikdienstleisters Barco gaben 83 Prozent der Befragten an, dass Huddle Rooms eine sinnvolle Option für spontane Meetings sind. Auch stellten 69 Prozent der Befragten fest, dass seit der Nutzung, eine erhöhte Produktivität und Kreativität eingetreten ist. Gemessen an der Nützlichkeit solcher Räume, ist deren Beliebtheit als fester Bestandteil zukünftiger Meetings wahrscheinlich. Vor allem vor dem Hintergrund der voranschreitenden Globalisierung und der damit verbundenen zunehmenden Vernetzung, werden flexible Arbeitsmodelle gängiger. So arbeiten bereits knapp die Hälfte (49 %) der Beschäftigten in Europa gelegentlich von zu Hause aus.

Fest steht auch, dass mit den Entwicklungen in der Cloud-Technologie und der Künstlichen Intelligenz, Innovationen geschaffen wurden, die auch Einzug in Konferenz- und Besprechungsräume erhalten haben. Dort sollen sie vor allem genutzt werden, um autonom technische und organisatorische Abläufe zu erleichtern – mit weitreichenden Folgen. Vom getimten Start von Konferenzen bis hin zur Erinnerung an mündlich vereinbarte Termine, können die Technologien so integraler Bestandteil von Büromeetings werden. Zudem können künftig durch intelligente Spracherkennungssoftware Sitzungsprotokolle automatisch erstellt und an die Teilnehmer versendet werden. Laut der ClickShare-Studie hat ein Großteil der Mitarbeiter (78 %) durchschnittlich zwei Meetings pro Tag. Da die Meetingeffizienz wiederum leicht durch Protokolieren oder anderen Ablenkungen seitens der Technik oder anderer Teilnehmer in Mittleidenschaft gezogen werden kann, stellen solche Technologien auch Wettbewerbsvorteile dar.

Entscheidend für die Zukunft des Meetings ist aber nicht allein die Technik, sondern auch ihre Nutzer, denn diese urteilen schlussendlich über den erfolgreichen Einsatz von neuem Meetingzubehör. Sicher ist, dass mit der Generation XYZ auch Erwerbstätige den Arbeitsmarkt erobern, die sich in der digitalen Welt problemlos zurechtfinden können. Ob das digitale Meeting letztendlich fester Bestandteil moderner Arbeitsweisen wird, liegt in den Händen der Unternehmen – die technischen Möglichkeiten jedenfalls bestehen bereits.

Lieven Bertier, Director GTM Strategy & Services Meeting Experience bei Barco

Über den Autor

Lieven Bertier ist seit mehr als 15 Jahren bei Barco in unterschiedlichen Funktionen tätig. Seit 2014 ist er ein Teil des ClickShare-Teams und verantwortlich für das Marketing.

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