Fachbereiche sind die Technologietreiber in Unternehmen Die schöne neue Arbeitswelt ist digital und mobil

Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Die früheren Spielzeuge Smartphone, Tablets und Apps sind heute omnipräsent im Berufsalltag – und damit geschäftskritisch. Die Möglichkeit, von überall auf Informationen zuzugreifen, Verbindung zu jeder Zeit und mit jedem Gerät herstellen zu können, führt zu einer neuen Dimension von Mobilität und Zusammenarbeit. „Digital“ ist erwachsen geworden.

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Moderne Technologie verändert das Arbeitsleben und schafft neue Möglichkeiten für die länderübergreifende Zusammenarbeit – das Büro wird von der reinen Arbeitsstelle zum Technology-Hub.
Moderne Technologie verändert das Arbeitsleben und schafft neue Möglichkeiten für die länderübergreifende Zusammenarbeit – das Büro wird von der reinen Arbeitsstelle zum Technology-Hub.
(Bild: OBS)

In einer europaweiten Umfrage wollte Orange Business Services von international tätigen Unternehmen wissen, wie sie mit der neuen Art zu arbeiten umgehen. Das Ergebnis zeigt, dass sie mitten in der Transformation stecken – und dass wesentlich mehr Fachbereiche mitreden, als gedacht.

Zwischen Kinderschuhen und Routine

In den Köpfen hat der Wandel zu mehr Mobilität und Collaboration bereits statt gefunden: Mitarbeiter und Führungskräfte in Vertrieb, Finanzen und Produktion erkennen den Wert dieser nächsten Stufe der Digitalisierung – für Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit, Kundenbindung und Profitabilität. 83 Prozent der befragten Unternehmen glauben, dass die neue Art zu arbeiten den Kundenservice entscheidend verbessert. 79 Prozent sind überzeugt, dass die Mitarbeiter so zufriedener werden. Entsprechend bieten 69 Prozent der Unternehmen den Mitarbeitern Remote-Zugang und 62 Prozent sicheren mobilen Zugriff auf Unternehmensdaten und Applikationen. Beide Bereiche werden bis Ende 2014 um zehn Prozent wachsen.

Einsatzmöglichkeiten gibt es viele, denn ganz anders als Yahoo ermöglichen in Europa immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern, von daheim zu arbeiten. Ein dritter Arbeitsplatz kann ein Café oder ein Bahnhof sein. Aus Sorge um Sicherheit und Vertraulichkeit bieten manche Unternehmen sogar alternative Lösungen wie kleine Bürogemeinschaften. Mobile Teams mit Kundenkontakt nutzen ihre Tablets, um online Formulare auszufüllen, schnellere Abschlüsse zu erzielen und die Zahl der Kundenbesuche zu minimieren. Mobile Servicetechniker haben Zugriff auf Echtzeit-Informationen aus dem Lager und können wiederkehrende Aufgaben automatisieren.

Christoph Müller-Dott, Orange Business Services Germany GmbH.
Christoph Müller-Dott, Orange Business Services Germany GmbH.
(Bild: OBS)
Doch auch wenn ein Teil der Mitarbeiter weiterhin stationär arbeitet, ist die Flexibilität durch mobile Geräte doch sehr erwünscht: Selbst innerhalb der Büros geht der Trend weg vom festen Arbeitsplatz. Arbeitsplätze werden vielmehr nach Bedarf vergeben. „Was wir heute tatsächlich sehen, ist eine neue Form der Konvergenz. Immer mehr Unternehmen wollen eine Art dauerhaftes Login schaffen – unabhängig von dem Gerät oder Netz, das man gerade nutzt. Und immer mehr Mitarbeiter erwarten dies auch von ihrem Arbeitgeber, denn die ‚digitalen Nomaden‘ sind damit in der Lage, ihre Produktivität unabhängig von Zeit und Ort gleich hoch zu halten“, erklärt Christoph Müller-Dott, Managing Director Germany & Austria bei Orange Business Services.

Je mehr Unternehmen wachsen und global agieren, desto verzweigter und komplexer werden die Prozesse. Es wird notwendiger, Silos aufzubrechen und mehr zusammenzuarbeiten, um innovativ und wettbewerbsfähig zu bleiben. Das geht soweit, dass manche Unternehmen Partnern, Lieferanten und Kunden sogar Arbeitsplätze anbieten. Unternehmen müssen auch darüber nachdenken, wie Mitarbeiter, Partner und Kunden zusammenarbeiten können, wenn sie physisch weit voneinander entfernt sind. Eine Möglichkeit sind spezifische Projekträume, in denen die Teams interagieren können. „Diese flexiblen Einheiten können dadurch auch bei Bedarf um Spezialisten erweitert werden – unabhängig von deren Standort. Das bietet unschätzbare Vorteile, wenn man eine schnelle Time-to-Market erzielen will“, sagt Müller-Dott. Diese Arbeitsweise wirkt auch zurück auf die Ausstattung der Büros, angefangen von computergestützten Softphones bis hin zur Gestaltung von Meeting-Räumen und Freiflächen. Collaboration ist dabei sowohl Ursache als auch Folge der Mobilität der Arbeitskräfte.

Parallel dazu werden Hierarchien flacher, lösen sich teilweise sogar auf: Gruppen entstehen je nach Bedarf mit immer neuen Zuständigkeiten der Köpfe. Unterstützt wird dies durch Enterprise Social Networks – Tools, die den Informationsaustausch im gesamten Unternehmen vereinfachen. Damit entstehen Communities rund um bestimmte Themen wie etwa Forschung. Die Mitarbeiter können relevante Informationen austauschen, sparen Zeit und können schneller auf Kundenanfragen reagieren. 42 Prozent der Unternehmen haben bereits ein Social Network oder denken darüber nach, noch 2014 eines einzusetzen. Social Corporate Networks werden in 50 Prozent der großen Unternehmen bis 2016 eingesetzt sein und 30 Prozent davon werden dann so geschäftskritisch sein wie heute Mail oder Telefon. 74 Prozent der Unternehmen meinten zudem, die Öffnung dieser Netzwerke für Stakeholder außerhalb des Unternehmens sei ein Muss oder zumindest ein Pluspunkt.

Treiber und Entscheider für den Wandel

Auf diese Vorteile will keiner lange warten. Meist kommen die Mobilitätsinitiativen dafür von den Unit Level Managern. 54 Prozent der Unternehmen haben die Arbeit von daheim durch Regeln formalisiert. Vor allem in Nordeuropa und den USA hat sich dieser flexible Arbeitsstil durchgesetzt. 44 Prozent der befragten Unternehmen planen daher den Einsatz neuen Equipments oder neuer Dienste bis Ende 2014. Treiber für diese Projekte ist meist der CIO. Zwar treffen immer noch die CEOs die Entscheidungen, doch die Fachabteilungen reden verstärkt mit. 97 Prozent der IT-Manager sind ausschlaggebend für den Kauf von Equipment und Lösungen, HR-Manager beeinflussen zu 89 Prozent Richtlinien für den Einsatz und zu 59 Prozent die Gestaltung der Arbeitsumgebungen. Und diese Tendenz zu Gruppenentscheidungen wächst: 36 Prozent der Unternehmen glauben, dass das Einbinden von Abteilungen und Bereichen in den nächsten drei Jahren steigen wird.

Die Gründe für die wachsende Macht der Fachabteilungen liegen auf der Hand: Sie haben das Budget, ihre Wünsche umzusetzen und bestimmen oft selbst den Lieferanten. Das jedoch ist eine klare Herausforderung für IT-Manager, die Interoperabilität und Sicherheit gewährleisten müssen. Ihnen bleibt daher nichts anderes übrig, als sich mit den Business Units ins Einvernehmen zu setzen, sich in deren Bedürfnisse einzufühlen und interne Dienste anzubieten, die darauf abgestimmt sind.

Ein extrem hohes Augenmerk liegt dabei auf der Sicherheit. 65 Prozent der befragten Unternehmen glauben, dass diese Frage ein Motor für weitere Veränderungen in den nächsten drei Jahren sein wird. 2013 hatten 69 Prozent eine sichere Mobil-Lösung laufen, weitere 10 Prozent waren gerade dabei, eine solche Lösung umzusetzen. Hintergrund waren handfeste Bedenken: Bestehende Lösungen wurden oft als unzureichend gesehen. Die Angst vor Datenlecks und Viren bremst daher Trends wie Bring Your Own Device (BYOD). Davon profitieren spezialisierte Anbieter, denn 63 Prozent der Unternehmen bevorzugen es, ihre digitale Arbeitswelt mit verschiedenen Partnern umzusetzen: Zwei Drittel davon arbeiten mit zwei, rund ein Drittel mit drei bis fünf Dienstleistern zusammen. Auf der anderen Seite ist Einfachheit gefragt: 37 Prozent erwarten von ihrem Anbieter eine End-to-End Lösung – also Beratung auch zu Geschäftsprozessen rund um Auditing, Empfehlungen, Pilotprojekte und Projekt- und Changemanagement aber auch die technische Umsetzung, Training und Support.

Vom Wandel profitieren

Keine Frage, die Arbeitswelt befindet sich im Umbruch. Will man von den Möglichkeiten neuer Technologien profitieren, muss man den Wandel zunächst als gegeben hinnehmen – und als strategisches Projekt sehen. Dabei hilft ein Governance-Model, mit dessen Hilfe der Prozess kontinuierlich gemanagt wird. Kleine Projekte können in Teams gehalten werden, aber größere beziehen viele Interessengruppen von Anfang an mit ein. Hier spielen Lenkungskreise (Steering Committees) eine zunehmende Rolle. Gewohnheiten, aber auch Unternehmenskulturen müssen verändert werden, kulturspezifische Hemmnisse überwunden oder relativiert werden: Amerikaner arbeiten gerne von daheim, Europäer sind es gewohnt, ihre Ressourcen zu teilen, in Asien hingegen gibt es eine Kultur des festen Arbeitsplatzes. Es hilft, die Zufriedenheit der Mitarbeiter regelmäßig abzufragen und darauf zu reagieren. Und wie fast immer muss das Management mit gutem Beispiel vorangehen.

Zur Studie

Die Studie wurde von Orange Business Services mit Unterstützung von Sia Partners and Harris Interactive 2013 durchgeführt und Anfang 2014 vertieft. Es wurden 1.862 Interviews geführt, es gab zehn Fokus-Gruppen mit 62 Teilnehmern und 60 vertiefende Einzelinterviews mit Unternehmen aus Belgien, China, Frankreich, Großbritannien Polen, Spanien, der Schweiz und den USA. Die Unternehmensgrößen wurden repräsentativ für das jeweilige Land gewählt und die Datenerhebung erfolgte über mehrere Branchen wie Dienstleistung, Produktion, Landwirtschaft, Handel, Transport und Bau hinweg. Befragt wurden CEOs und Inhaber, IT/Telco Manager und Personalabteilungen.

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