Leitfaden - Rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit Microsoft Exchange Server 2010 erfüllen, Folge 2

Die E-Mail-Archivierung im Handels- und Steuerrecht

27.05.2010 | Autor / Redakteur: Wilfried Reiners, PRW Rechtsanwälte / Nico Litzel

Was muss wie lange archiviert werden?
Was muss wie lange archiviert werden?

E-Mails eine Zeitlang aufzubewahren, empfiehlt sich schon aus unternehmensinternen Gründen, etwa um einen bestimmten Vorgang zu dokumentieren oder um auf den E-Mail-Verkehr Bezug nehmen zu können. Einige E-Mails sind jedoch aufgrund gesetzlicher Vorschriften langfristig aufzubewahren beziehungsweise zu archivieren. Die Aufbewahrungspflicht gilt für Kaufleute und ihnen gleichgestellte Handelsgesellschaften.

In den weiteren Folgen lesen Sie:

Aufbewahrungszeiträume

Archiviert werden müssen alle E-Mails, die Handelsbriefe (§ 257 HGB) oder Geschäftsbriefe (§ 147 Abgabenordnung – AO) sind, sowie elektronische Rechnungen (§ 14b Umsatzsteuergesetz – UStG).

Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 257 Absatz 4, HGB; § 147 Absatz 3 AO), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 257 Absatz 5 HGB; § 147 Absatz 4 AO), bzw. bis zum Ende einer laufenden Steuerprüfung.

Rechnungen sind zehn Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Absatz 1 UStG).

Handelsbriefe

Aufzubewahren sind empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben versendeter Handelsbriefe (§ 257 Absatz 1 HGB). Handelsbriefe definiert das Gesetz zwar als „Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen“ (§ 257 Absatz 2 HGB), erfasst werden damit aber auch die modernen schriftlichen Kommunikationsformen wie Faxe und E-Mails (§ 238 Absatz 2 HGB).

Zu den Handelsgeschäften gehören wiederum alle Geschäfte, die dem Interesse des Unternehmens, der Erhaltung seiner Substanz und der Erzielung von Gewinn dienen sollen, wobei ein entfernter, lockerer Zusammenhang genügt. Es ist ein weit verbreiteter Irrtum zu glauben, es genüge, das finale Ergebnis (also nur die Rechnung) in der betriebswirtschaftlichen Software aufzuheben.

Aufzubewahren sind Unterlagen wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mängelrügen, Reklamationsschreiben, etc. Nicht dazu gehören Werbeschreiben, die erst der allgemeinen Bewerbung und Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden, nicht aber bereits der Anbahnung eines konkreten Geschäfts dienen.

Geschäftsbriefe

Das Steuerrecht verwendet den Begriff der Geschäftsbriefe (§ 147 Absatz 1 AO). Dieser umfasst zwar auch Handelsbriefe, gilt aber darüber hinaus für alle in irgendeiner Weise schriftlich fixierten Mitteilungen eines Unternehmers über geschäftliche Angelegenheiten an Dritte außerhalb des Unternehmens. Als Adressaten kommen etwa andere Konzernunternehmen, Geschäftspartner oder Behörden in Betracht. Eine bestehende Geschäftsbeziehung zu diesen ist nicht erforderlich.

Als Geschäftsbriefe aufzubewahren sind somit auch Preislisten, Auftragszettel, Bestellscheine, Lieferscheine, Frachtbriefe, Kostenvoranschläge, Bestätigungsschreiben, Verträge, Rücktrittserklärungen, Rechnungen, Quittungen und Mahnungen. Nicht dazu gehören nicht an einen bestimmten Empfänger gerichtete Mitteilungen, wie allgemeine Rundschreiben an Kunden und Werbeschreiben.

Auch an Mitarbeiter gerichtete Schriftstücke sind aufbewahrungspflichtig, soweit ein Mitarbeiter als Vertragspartner betroffen ist, wie das etwa bei arbeitsvertraglichen Angelegenheiten der Fall ist.

Weiter mit: Elektronische Rechnungen

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