Enterprise Content Management Die Dokumentenarchivierung fliegt in die Wolke

Autor / Redakteur: Michael Matzer / Stephan Augsten

Enterprise Content Management (ECM) erfordert meist Individuallösungen. Doch die Nutzung von Social Media, Collaboration und vor allem Mobile Computing treiben die Nutzer wie auch ECM-Anbieter dazu, Angebote und Modelle der Cloud zu nutzen.

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Die ECM-Anbieter unterstützen verschiedene Cloud-Modelle, wissen aber auch, dass die Umstellung noch etwas Zeit erfordert.
Die ECM-Anbieter unterstützen verschiedene Cloud-Modelle, wissen aber auch, dass die Umstellung noch etwas Zeit erfordert.
(Bild: jossdim - Fotolia.com)

Die Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten wie Verträgen, E-Mails oder Forschungsunterlagen ist nach wie vor eine prozessgesteuerte Disziplin. Indes befindet sich der ECM-Markt, wie so viele Software-Märkte, im Umbruch.

„Neben Kosten- und Performancegründen ist vor allem auch die Geschwindigkeit im Sinne eines schnellen Go-to-Market dafür ausschlaggebend, dass Kunden vermehrt ihre ECM-Lösungen in der Cloud betreiben wollen“, berichtet Peter Collenbusch, bei IBM als Manager Client Technical Professional zuständig für ECM. „Dabei ist aus unserer Sicht entscheidend, dass Kunden zwischen verschiedenen Betriebsmodellen wählen können: On-premise, Cloud oder auch ein hybrides Modell.“ Der Trend gehe klar zu letzterem.

„Die Entscheidung“, so Lars Drexler, VP Solution Consulting EMEA bei Opentext, „welches Cloud-Modell am besten passt, also ob z.B. Hybrid- oder Private Cloud, hängt dabei vor allem von den zu unterstützenden Geschäftsprozessen ab. Als ECM-Anbieter unterstützen wir selbstverständlich die verschiedenen Cloud-Modelle, um unseren Kunden größtmögliche Flexibilität zu bieten.“

Karl-Heinz Mosbach, Geschäftsführer des deutschen ECM-Hauses ELO Digital Office, sieht in der Herangehensweise deutscher Unternehmen an die Cloud klare Unterschiede: „Gerade kleinere Unternehmen sind nach anfänglich großer Skepsis, Unternehmensdaten außer Haus zu geben, offener für Cloud-Services geworden.“ Ob E-Mail- oder Rechnungsarchivierung, kleinere Unternehmen gäben nun häufiger ihre benötigten IT-Services in professionelle Hände ihres Vertrauens.

„Ähnliches spüren wir auch bei großen Unternehmen, die aus Kostengründen ihren Rechenzentrumsbetrieb in spezialisierte Hände, etwa für ihren SAP-Betrieb, outsourcen.“ Als ELO Digital Office kürzlich in den US-Markt eintrat, „verspürten wir gerade in den USA eine große Nachfrage nach Cloud-Lösungen.“ Die Frage, ob das Ganze auch aus der Cloud zu bekommen ist, sei sehr oft gestellt worden. „Dem Kunden wollen wir bei den Cloud-Services vor allem ein hohes Maß an Flexibilität bieten, so etwa, dass der Kunde Umfang und Nutzung dynamisch auf seine Geschäftserfordernis anpassen kann.“

Mosbach hat erkannt, dass „auch der Hybrid-Cloud-Ansatz an Bedeutung gewinnt, bei dem eine vorhandene On-Premise-Installation um spezialisierte Cloud-Services, so etwa im Bereich Klassifizierung, Mobil und Collaboration ergänzt wird.“ Beim Mittelstand herrsche indes weiterhin Zurückhaltung. „Hier ist sicherlich das Thema Sicherheit unternehmenskritischer Daten ein wesentlicher Aspekt.“

Datensicherheit

Das Thema Sicherheit lässt sich aber leicht durch den Betrieb in der Cloud des jeweiligen Anbieters adressieren. „Neben den Kosten sind die Themen Sicherheit und Zuverlässigkeit die wichtigsten Aspekte, die Kunden bei der Auswahl von Cloud-Partnern berücksichtigen“, bestätigt Lars Drexler. „Dies spiegelt sich auch deutlich in unserer Strategie wider, unseren Kunden ECM in der eigenen OpenText Cloud zur Verfügung zu stellen.“ Collenbusch von IBM ergänzt: „Unser Partner Box, mit dem IBM ihre hybride ECM-Strategie umsetzt, hat sich erfolgreich vom TÜV Rheinland zertifizieren lassen.“. Immer mehr Kunden achten also auf solche Zertifikate.

Das Tempo und den Umfang der Cloud-Nutzung bestimmt stets der Kunde selbst. „Manche Kunden, die zwar eine on-premise Lösung bevorzugen, stellen fest, dass die Komplexität in der eigenen IT steigt, wenn weitere Anforderungen, wie Hochverfügbarkeit oder Zugriff durch Externe ermöglicht werden soll“, hat Collenbusch erkannt. Und es gibt noch einen weiteren wichtigen Treiber: die Schatten-IT der Fachabteilungen.

„Nicht zuletzt sehen wir immer häufiger, dass Fachbereiche eigenständige Entscheidungen an der IT vorbei treffen und in Lösungen in der Cloud investieren, mit denen sie ihre Anforderungen schnell umsetzen können“, so der IBM Profi.

Eine aktuelle IDC-Studie „Mobile Content Management in Deutschland 2016“ zeigt, dass „jeder vierte Knowledge Worker vom Umgang mit geschäftlichen Dateien und Dokumenten frustriert“ ist. Deshalb hätten zwei von drei Mitarbeiter schon einmal eine Lösung à la Dropbox zu geschäftlichen Zwecken genutzt. Collenbusch weiter: „Wir sehen, dass es in den Fachbereichen weniger Bedenken gegen Cloud-Lösungen gibt und stellen daher Integrationen in Anwendungen wie beispielsweise Salesforce.com, Webex oder Netsuite bereit.”

Software von der Stange vs. Individuallösung

Da es bei den ECM-Kunden zahlreiche Individuallösungen gibt, widerspricht dieser Tatsache der Gedanke, Software von der Stange, nämlich aus der Public Cloud, einzukaufen. Das entspricht aber längst nicht mehr der Realität. „Vom Grundsatz her“, so Peter Collenbusch von IBM, „gibt es immer die Möglichkeit, die individuelle Lösung des Kunden auch durch uns in der Cloud auf Softlayer betreiben zu lassen.“ Das wäre also Hosting.

Der IBM-Profi empfiehlt indes, schon im Vorfeld zu prüfen, ob sich für die Aufgabenstellung des Kunden eventuell vereinfachte und kostengünstigere Lösungen anbieten“ – das wäre dann im Sinne des Cloud-Gedankens: „So bieten wir beispielsweise im Bereich der E-Mail-Archivierung eine standardisierte Lösung durch unseren Partner Actiance an.

Ob es dann sinnvoll ist, eine kundenspezifische Lösung 1:1 in die Cloud zu migrieren, ist zu hinterfragen und dann von Fall zu Fall zu entscheiden.“ IBM bietet zusammen mit seinen Partnern wie Box, Actiance oder Kaltura Lösungen für File Sync & Share (lies: „Dropbox“, s.o.), Business Collaboration Services Content Foundation oder Content Manager on Demand als Cloud- basierte Modelle an.“

Opentext bietet nach Angaben von Lars Drexler „eine umfangreiche Enterprise-Information-Management-Plattform in der Cloud an, zu der unsere Content Suite gehört.“ Das Cloud-Lösungsangebot umfasse sowohl Private-, als auch Hybrid-Cloud. „Die Archivierung für SAP oder von E-Mail stellen wir als Public-Cloud-Lösung und unsere Informationsmanagement-Lösung OpenText Core als Multi-Tenant-SaaS-Lösung zur Verfügung.“

Die Mandantenfähigkeit einer SaaS-Lösung ist für die Vertraulichkeit von auditierbaren Dokumenten wie etwa E-Mails von höchster Bedeutung. Sollte sich herausstellen, dass ein Dritter ausgelagerte Dokumente manipuliert oder unbefugt eingesehen hat, kann dies einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden und sogar Konventionalstrafen für den Dienstleister nach sich ziehen, da dieser seine Service Level Agreements (SLAs) nicht erfüllt hat.

Ausblick

Die Entwicklungsgeschwindigkeit für ECM in der Cloud wird von den Interviewpartnern unterschiedlich beurteilt. „Prinzipiell wird in naher Zukunft auch ECM aus der Cloud eine stärkere Bedeutung erfahren“, ist sich Mosbach von ELO Digital sicher. Das gelte insbesondere für hochspezialisierte Dienste, Mobil- oder Collaboration-Services.

Da Cloud-Services ihre großen Vorteile bei hoher Standardisierung ausspielen, werde es im ECM-Bereich noch etwas Zeit brauchen. „Die Gründe hierfür sind, dass gerade beim Thema ECM viele Schnittstellen und komplexe individuelle Geschäftsprozesse zugrunde liegen.“ Standardisierung ist also eine hohe Hürde für den Gang in die Cloud. Das erklärt die Bevorzugung der Hybrid Cloud, bei der die interne IT erst einmal unangetastet bleibt.

Lars Drexler von Opentext sieht ECM künftig quasi als Embedded Service für andere Applikationen. „In Zeiten der digitalen Transformation suchen Unternehmen Wege, ihre IT agil und kostengünstig aufzustellen und dabei gleichzeitig neue innovative und disruptive Geschäftsprozesse und -modelle zu unterstützen. ECM wird sich dabei immer mehr zu einem Plattform-Service entwickeln, der sich nahtlos in führende Geschäftsanwendungen wie SAP oder Salesforce integriert.“

Für IBM gehören künftig auch Social-Media, Collaboration und Multimedia-Angebote zu ECM. „Mit Actiance sind wir eine Partnerschaft eingegangen, um Kunden die Möglichkeit zu bieten, Daten von Mail, Collaboration- oder Social-Media-Anwendungen in der Cloud zu speichern“, berichtet Peter Collenbusch. „Mit einem weiteren Partner, Kaltura, versetzen wir Kunden in die Lage, im Rahmen ihrer ECM-Anwendungen ebenfalls Video einzubinden und auf den unterschiedlichsten Endgeräten verfügbar zu machen.“

Der IBM-Manager sieht „durch die Cloud und den damit verbundenen Entfall der IT-internen Administration die Möglichkeit, ECM viel stärker als bisher in die Breite zu bringen.“ Fachabteilungen könnten somit kurzfristig Herausforderungen und Chancen umsetzen, ohne auf die IT angewiesen zu sein. Das dürfte sowohl im Sinne der Agilität wie auch im Hinblick auf digitale Transformation sinnvoll sein.

„Zusätzlich“, so Collenbusch weiter, „bieten wir mit unserem Angebot die Möglichkeit, neue Anwendungen um ECM-Funktionen zu erweitern.“ Das stünde dem Gedanken des Embedded ECM nahe. „So mag ein Unternehmen daran Interesse haben, für seine Kunden eine App für den mobilen Einsatz bereitzustellen. Wenn in dieser App Dokumente gespeichert werden sollen, so kann sich diese App durch einen ECM-Service wie etwa Box quasi ECM-„enablen“.“

Dem Smartphone-Nutzer ist es bereits vertrauter Alltag, seine Fotos und Dokumente in eine Dropbox-ähnliche File Sync & Share-Umgebung hochzuladen. „Und Basisaufgaben wie Sicherheit auf Dokumente, Verteilmechanismen oder Möglichkeiten, sich Dokumente beispielsweise auf einem Smartphone anzeigen zu lassen, sind automatisch durch die Einbindung solch eines Basis-Dienstes erfüllt, ohne dass der App-Entwickler sich darum kümmern muss.“ Dann sind auch die Knowledge Worker, die IDC befragte, nicht mehr so frustriert.

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