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Lizenzprüfung Die blaue Post von Microsoft

Autor: Heidemarie Schuster

Microsoft verschickt in Form von „Blauer Post“ Aufforderungen zur Lizenz-Plausibilisierung. Was dabei die richtige Vorgehensweise ist, weiß der SAM-Spezialist U-S-C.

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Wer unterlizenziert ist, muss mit hohen Strafen rechnen.
Wer unterlizenziert ist, muss mit hohen Strafen rechnen.
( © Fiedels - Fotolia.com)

Microsoft fordert laut U-S-C derzeit viele seiner Kunden via E-Mail zum Zwangs-Audit auf. Dabei handelt es sich um eine blaue Excel-Tablelle, in die die sich aktuell im Einsatz befindlichen Microsoft-Software-Lizenzen eingetragen werden sollen. Im 15-seitigen Audit-Anschreiben wird häufig auch gleich ein konkreter Microsoft Gold- oder SAM-Partner empfohlen, der durch das Audit begleitet. „Das kann man natürlich machen, sollte man aber nicht!“, so Peter Reiner, Geschäftsführer von U-S-C, „denn das ist in etwa so als würden Sie sich für einen Steuerberater entscheiden, der zusätzlich vom Finanzamt unterstützt wird.“

Füllt ein Unternehmen die Excel-Tabelle wie gefordert aus, wird diese laut Reiner zum beweiskräftigen Dokument, in dem ein Unternehmen gegebenenfalls seine Unterlizenzierung zugibt.

Gerade in Zeiten der Virtualisierung und der Privat-Cloud-Entwicklung passieren laut Reiner schnell Unterlizenzierungen: „Hier gibt es sehr viele komplizierte Lizenzregeln von Microsoft, die für die meisten Unternehmen zu komplex sind, um sie zu 100 Prozent zu verstehen.“

Laut Gartner Group kamen 2013 lediglich fünf Prozent aller Firmen fehlerfrei durch ein Audit. „Kosten für Nachlizenzierung oder Strafen bei Falschlizenzierung können je nach Anzahl der PCs schnell in den fünf- bis sechsstelligen Bereich gehen“, führt U-S-C Geschäftsführer Walter Lang das Problem aus, „wer sich daher beim Experten Unterstützung holt, kann viel Geld sparen.“

Zunächst muss dann festgestellt werden, wie der aktuelle Lizenzstatus ist und gegebenenfalls muss einfach nachlizenziert werden, bevor die „Blaue Post“ ausgefüllt an Microsoft zurück geschickt wird.

Reagieren Unternehmen nicht auf das Audit, kann Microsoft die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG zur Prüfung beauftragen. Kommt dabei dann heraus, dass das Unternehmen unterlizenziert ist, handelt es sich um Vorsatz und der Geschäftsführer muss privatrechtlich haften.

Meist kommt es zufällig zu solchen Überprüfungen. Allerdings ruft zum Beispiel die Business Software Alliance (BSA), eine offizielle Software-Lizenz-Kontroll-Instanz, Mitarbeiter dazu auf, illegale Software zu melden und lockt dabei sogar mit Belohnungen und Anonymität.

Laut einer Studie von IDC ist übrigens immer noch jedes vierte Softwareprogramm in Deutschland unlizenziert.

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