Office-365-Migration Der Weg in die Cloud muss gut geplant sein

Autor / Redakteur: Stefan Schachinger* / Elke Witmer-Goßner

Heute laufen rund 31 Prozent aller weltweit geschäftlich genutzten cloud-basierten Mailboxen über Microsoft Exchange. Die Analysten von Osterman Research schätzen, dass sich die Marktdurchdringung von Office 365 allein im Zeitraum von 2015 bis 2017 mehr als verdoppelt haben wird.

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Gut Ding will Weile haben. Das gilt auch für die Umstellung lokaler Anwendungen auf den Cloud-Dienst Office 365 von Microsoft.
Gut Ding will Weile haben. Das gilt auch für die Umstellung lokaler Anwendungen auf den Cloud-Dienst Office 365 von Microsoft.
(Bild: Barracuda Networks)

Für Unternehmen lohnt es sich vor allem aus zwei Gründen, ihre Postfächer nach Office 365 auszulagern: einerseits entfallen die Kosten für Exchange-Server, andererseits sinkt der Administrationsaufwand erheblich. Außerdem erfüllt der als Full-Feature-Plattform entwickelte Microsoft-Dienst die Anforderungen der meisten Nutzer, ohne dass individuelle Anpassungen nötig wären. Die Multi-Tenancy-Architektur erlaubt es, von überall und von jedem Gerät aus auf Daten und E-Mails zugreifen zu können.

Mehr als ein Software-Upgrade

Die Entscheidung für einen Wechsel zu Office 365 reduziert nicht nur die Gesamtausgaben, sondern erlaubt eine viel genauere Planung der laufenden Kosten. Auch wenn sich durch technische Probleme verursachte Mehrkosten nicht komplett vermeiden lassen, liegt der Großteil solcher Ausgaben dennoch bei Microsoft als verantwortlichem Cloud-Dienstleister.

Ein weiterer Vorteil von Office 365 ist die einfache Integration von Microsofts Collaboration-Tools wie etwa Sharepoint, Yammer oder Skype. Ganz allgemein gilt, dass es für IT-Verantwortliche einfacher ist, die E-Mail-Infrastruktur innerhalb von Cloud-Umgebungen über ein simples Web-Interface anzupassen, um Nutzer-Accounts bequem hinzuzufügen oder zu entfernen. Ein in die Cloud ausgelagertes E-Mail Backend sorgt für zeitliche Flexibilität bei den IT-Teams, die sie für die Entwicklung oder Unterstützung von wertvollen Zusatzdiensten nutzen können.

Unternehmen, die mit Office 365 den Schritt in die Cloud planen, müssen sich bewusst machen, dass es sich dabei um einen komplexen Migrationsprozess der Infrastruktur handelt – keineswegs um ein schlichtes Software-Upgrade. Kein einfaches Unterfangen, gilt es doch, einige tückische Klippen zu umschiffen. Denn Arbeitstools und -praktiken ändern sich ebenso wie Serverfunktionen. Ganz abgesehen von der erforderlichen größeren Bandbreite für Cloud-Umgebungen.

PST-Dateien und Bestands-E-Mails migrieren

Schon sehr lange werden im Geschäftsbetrieb PST-Dateien genutzt, die heutzutage auf Endgeräten der Mitarbeiter oder den Unternehmensservern verteilt sind. Unzureichend kontrollierte Daten in PST-Dateien bergen ein hohes Haftungsrisiko. Rechtlich sensible Dateien migriert Microsoft nicht automatisch nach Office 365.

Die schiere Menge an verstreuten Daten stellt eine immense Herausforderung für jeden IT-Verantwortlichen dar. Geschätzt verfügt jeder Nutzer über durchschnittlich drei bis fünf dieser Container-Dateien, jede ein bis zwei Gigabyte groß. Für Unternehmen bedeutet dies unter Umständen eine bis zu viermal längere Migrationszeit für den Wechsel der PST-Dateien zu Office 365 als ursprünglich veranschlagt.

Umzug von Dateien

Office 365 bietet Unternehmen eine Fülle neuer Orte, an denen sich Dateien speichern, teilen, klassifizieren und verwalten lassen. So sind manche File-Share-Inhalte in Dokumenten-Bibliotheken (Libraries) von SharePoint online optimal aufgehoben, andere Inhalte sollten besser im individuellen OneDrive for Business liegen. Wieder andere Inhalte sollten besser in Yammer gespeichert sein. Zu all dem kommt, dass Zugriffsrechte für vertrauliche und sensible Dokumente berücksichtigt werden müssen. Den Verantwortlichen steht auf jeden Fall eine komplexe Datenmigration bevor, die eine genaue Planung erfordert.

Langer Migrationsprozess

Die Migration zu Office 365 beansprucht einen erheblichen Zeitrahmen, der nicht etwa nur Tage oder ein paar Wochen beansprucht, sondern viele Monate dauern kann. Die Dauer einer Migration hängt im Allgemeinen von der Komplexität der vorhandenen Architektur ab, aber auch von der zeitlichen Zielsetzung einer Migration zu Office 365.

Entweder hybrid oder gleich ganz in die Cloud

Tatsächlich gibt es für die Datenmigration beim Wechsel nach Office 365 nur zwei praktische Vorgehensweisen: Entweder entscheiden sich die Unternehmen für eine hybride Lösung, bei der ein Teil der Applikationen und Daten im Unternehmen bleiben, oder sie wechseln komplett in die Cloud.

Die umfangreiche Migration von Daten ist immer eine kritische Angelegenheit, zu der man sich besser externe Unterstützung holt. Dies trifft besonders für Unternehmen zu, die große Mengen an PST-Dateien oder Bestands-E-Mails verwalten, was den Umzug erheblich verlangsamt. Der Erfolgt hängt auch immer von einer entsprechend guten Vorbereitung der Daten und des Netzwerks ab. Daher sollte der Datenumzug in drei Bereiche unterteilt werden, um den gesamten Prozess einfacher planen und koordinieren zu können.

Vor der Migration: Dies ist der Zeitpunkt, um Bestands-E-Mails und PST-Dateien zu identifizieren und dahingehend einzuordnen, ob sie umziehen oder archiviert werden sollen. Tatsächlich ist die On-premise-Archivierung der probateste Weg, einen teuren „Forklift“-Upload in die Cloud zu vermeiden. Praktisch wird der Migrationsprozess deutlich beschleunigt und Office 365 startet mit sauberen, neuen Postfach-Eingängen. Sämtliche E-Mails befinden sich jetzt im Archiv, zugänglich für die Nutzer, eingeordnet und kontrollierbar. Alle alten PST-Dateien können anschließend gelöscht werden.

Während der Migration: Office 365-Verbindungen beeinflussen den Internetverkehr. Die Geschäftskontinuität hängt aber auch von der Verfügbarkeit der Online-Verbindungen ab. Geschäftlich besonders relevante Anwendungen sollten Vorrang haben und nicht mit anderen, das Netzwerk belastenden Anwendungen wie Video-Streaming konkurrieren müssen. Unternehmen müssen damit rechnen, dass der Migrationsprozess mehr Zeit als erwartet beansprucht. Zudem sollte ausreichend Budget vorhanden sein, um sowohl die Finanzierung des Prozesses im Allgemeinen, als auch im Falle von möglichen Problemen während des Prozesses sicherstellen zu können.

Nach der Migration: Microsoft bietet innerhalb von Office 365 eine Art Grundversorgung an, was Sicherheit, Informationsmanagement und Retention-Management betrifft. Darüber hinaus sollten Unternehmen zusätzlich für einen Echtzeit-Schutz, für Verschlüsselung sowie für Maßnahmen zur Verhinderung von Datenverlusten sorgen. Bestehende Architekturen müssen gegebenenfalls erneuert werden, um eine optimale Performance für Office 365-Nutzer bereitzustellen, die sich nicht am Unternehmensstandort befinden. Zentralisierte Internetverbindungen sind zu beseitigen, von denen aus sich Nutzer an externen Standorten über langsame MLPS-Leitungen mit der Unternehmenszentrale verbinden und auf das Internet zugreifen.

Bereit für die Zukunft

Die Migration zu Office 365 ist für ein Unternehmen immer ein bedeutsamer Schritt. Soll der erfolgreich sein, bedarf es einer minutiösen Vorbereitung, genügend technischen Wissens und eines professionell ausgeführten Projektplans. Dann bekommen Unternehmen ein Plus an Spielraum und Skalierbarkeit. Mit der Cloud-Lösung Office 365 erhalten sie zudem die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen auch im Bereich Sicherheit und Verschlüsselung zu integrieren.

Stefan Schachinger, Barracuda Networks.
Stefan Schachinger, Barracuda Networks.
(Bild: T.Gmeiner Photography 2014)

* Der Autor Stefan Schachinger ist Consulting System Engineer (Data Protection) bei Barracuda Networks.

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