Adoption & Change Management Der Mensch im Mittelpunkt der Veränderung

Autor / Redakteur: Daniel Gemke* / Elke Witmer-Goßner

Durch die fortschreitende Digitalisierung und die Corona-Pandemie stehen viele Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Neue organisatorische Veränderungen, Technologien, Prozesse und Workflows erfordern eine große Umstellung der Mitarbeiter.

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Nicht eine neue Technologie oder ein neues System stehen im Mittelpunkt einer organisatorischen Veränderung, sondern der Mensch, also der Mitarbeiter.
Nicht eine neue Technologie oder ein neues System stehen im Mittelpunkt einer organisatorischen Veränderung, sondern der Mensch, also der Mitarbeiter.
(Bild: gemeinfrei© Gerd Altmann / Pixabay )

Damit Change-Prozesse erfolgreich gelingen können, müssen alle Beschäftigten von Beginn an abgeholt werden. Nur wenn auf die Bedürfnisse des Menschen eingegangen wird und dieser im Fokus eines „Adoption & Change Management“-Projekts steht, kann ein positiver und nachhaltiger Wandel gelingen.

Druck baut sich auf

Ohne Frage ist die Corona-Pandemie ein wesentlicher Faktor, der die Digitalisierung weiter vorantreibt. So haben viele Betriebe im DACH-Raum während der Pandemie das Tempo ihrer Digitalisierungsprojekte erhöht – auch, was die Anpassung ihrer Geschäftsmodelle angeht. Eine Umfrage von PwC ergab, dass 78 Prozent der 700 befragten Führungskräfte mit einem dauerhaften Übergang zum Homeoffice rechnen. Ein weiteres Ergebnis des „CEO Panel Survey“ zeigt: 76 Prozent der Befragten glauben, dass auch der Übergang zu mehr Automatisierung langfristig ist. Der Paradigmenwechsel in Unternehmen setzt sich also fort.

Nicht nur Remote-Arbeit, sondern ganz im Allgemeinen verändern neue digitale Technologien die Art und Weise, wie Mitarbeiter arbeiten. Die vorhandene Infrastruktur im Unternehmen steht auf dem Prüfstand, flexible Arbeitsmodelle sind gefragt. Betriebe müssen sich stetigem Wandel stellen und an neue Umstände anpassen.

Derartige Veränderungen sind allerdings auch mit Risiken verbunden und fordern die Mitarbeiter auf unterschiedliche Weise heraus. Wandel in Organisationen müssen im Vorfeld gründlich durchdacht werden und sollten deshalb immer in einem dualen Ansatz zusammen mit Adoption & Change Management (ACM) durchgeführt werden. Eine pragmatische Vorgehensweise erfordert Transparenz über die anstehende Veränderung und eine adäquate Change-Management-Strategie, um die Einführung neuer Tools, Technologien, Prozesse oder Workflows bestmöglich umzusetzen.

Den Menschen nicht aus den Augen verlieren

Im Mittelpunkt eines Change-Prozess sollte keinesfalls der eigentliche Gegenstand der Veränderung stehen, etwa die neue Technologie oder ein neues System. In den Fokus gehört der Mensch, also der Mitarbeiter. Jeder von ihnen hat eigene Interessen, Bedürfnisse, Fähigkeiten und Wissen. Ein klug geplantes ACM holt jeden einzelnen ab und berücksichtigt, was der Wandel für ihn und das Unternehmen bedeutet und warum die Veränderung wichtig ist und welche Mehrwerte sich daraus ergeben.

Von der Einführung neuer Systeme und Technologien über organisatorische Umstrukturierungen bis hin zu neuen Arbeitsfeldern: Oftmals reagieren Beschäftigte zunächst mit einer ablehnenden Haltung auf eine Veränderung. Sie müssen sich umstellen, altbekannte Vorgehensweisen funktionieren nicht mehr und die neuen Strukturen sind ungewohnt. Daher ist es essenziell, dass Unternehmen die aktuellen Bedürfnisse und Sorgen der Mitarbeiter anerkennen. Dies kann nur mit einer offenen Feedbackkultur gelingen.

Geduld und Verständnis – auf beiden Seiten

Ohne Einbeziehung der Mitarbeiter besteht die Gefahr, dass grundlegende Veränderungen nicht nachhaltig umgesetzt werden und die damit verbundenen Mehrwerte nicht den gewünschten Effekt zeigen. Nur wenn die Mitarbeiter die Transformation verstehen und unterstützen, wird sie auch erfolgreich für das Unternehmen sein. Der Mehrwert für Unternehmen entsteht durch Projekte mit hoher Akzeptanz, die den betroffenen Nutzen realisieren. Dafür müssen die Beschäftigten verstehen, warum Neuerungen notwendig sind und was diese für sie im Tagesgeschäft bedeuten. Wenn sie feststellen, dass der Einsatz neuer Programme oder Arbeitsabläufe ihnen Vorteile bringt, setzen sie diese produktiv und mit hoher Motivation ein. Ein Mitarbeiter unterstützt einen Change nur dann, wenn er seine eigene Motivation gefunden hat.

Insgesamt darf ACM nicht als Top-down-Initiative durchgeführt werden, sondern muss immer berücksichtigen, wo sich die Beschäftigten gerade befinden. Sonst ist der Change-Prozess nicht erfolgreich. Dann schickt man einen Bus an einer Haltestelle vorbei, an der niemand steht – und das Fahrzeug fährt leer weiter.

Die Gefahren schlecht organisierter Veränderungsprozesse

Wenn Unternehmen den Wandel im Betrieb unzureichend planen oder umsetzen, kann das weitreichende Folgen haben:

Vertrauen und Produktivität nehmen ab: Ist die Veränderung schlecht organisiert, kann das zum Verlust des Ansehens führen. Setzt die IT-Abteilung neue Programme auf, informiert und schult Mitarbeiter aber unzureichend, sind diese plötzlich mit einer neuen Umgebung konfrontiert. Sie fühlen sich alleingelassen und nicht respektiert. Zugleich sind sie weniger produktiv, weil sie nicht effizient arbeiten können. Wenn jeder für sich versucht herauszufinden, wie die neue Software funktioniert, geht außerdem wertvolle Arbeitszeit verloren, was wiederum zu finanziellen Schäden führt.

Die Konkurrenzfähigkeit leidet: Engagierte und innovative Mitarbeiter merken, wenn ein Unternehmen nicht zukunftsorientiert ausgerichtet ist – technisch, organisatorisch sowie auch kulturell. Sie werden sich womöglich für die Konkurrenz entscheiden. Zugleich hat der Betrieb bei Innovationen das Nachsehen gegenüber Firmen, die die Digitalisierung vorantreiben.

Die Sicherheit ist gefährdet: Ist die IT-Umstellung ungenügend verwaltet und wurde das Personal unzureichend informiert, akzeptieren Mitarbeiter neue Lösungen nicht oder nutzen sie ineffizient und falsch. Sie suchen im Zweifel nach Alternativen. Kommunizieren sie beispielsweise über WhatsApp statt über das eigentlich vorgesehene Kommunikations-Tool, entsteht eine Schatten-IT mit eventuell gravierenden Sicherheitslücken.

Die Akzeptanz der Benutzer fehlt: Unzulänglich umgesetzte Änderungen führen zu Widerstand der Mitarbeiter und letztendlich gegen das Unternehmen. Das wirkt sich negativ auf das Betriebsklima aus. Gute Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, so gehen wichtige Experten und Fähigkeiten verloren.

Das Projekt selbst ist bedroht: Die Projektresultate können unter der mangelnden Ausrichtung leiden – aber auch Fristen versäumt und Budgets überschritten werden oder unerwartete Nacharbeiten drohen. Hin und wieder werden Projekte ganz stillgelegt, um finanzielle Folgeschäden zu minimieren.

Unternehmen vermeiden diese Risiken, wenn sie Veränderungen mit einer durchdachten Change-Management- und Kommunikationsstrategie sowie einer realistischen Roadmap planen, angehen und umsetzen – also mit einem effizienten und umsetzbaren Konzept für Adoption & Change Management (ACM).

Externe Dienstleister als Retter in der Not

Ein professionelles ACM umfasst Strategien, Prozesse, Strukturen und diverse Pläne für alle Aufgaben und Tätigkeiten, mit denen Transformationen erfolgen sollen. Um den Überblick zu bewahren und immer Transparenz zu schaffen, läuft dies in verschiedenen Stufen und Phasen ab.

Allerdings fehlen Unternehmen oftmals Zeit und Ressourcen sich die nötige Expertise für eine gelingende ACM-Strategie anzueignen. Auch die nötige Erfahrung, die essenziell für einen gelingenden Wandel ist, fehlt nicht selten. Dienstleister für Adoption & Change Management wie SoftwareONE können hier effizient Abhilfe schaffen. Sie bringen die erforderliche Erfahrung und Wissen aus zahlreichen Kundenprojekten sowie eine wissenschaftlich fundierte Vorgehensweise mit.

Dabei steht im Fokus der Change-Prozesse immer der Mensch. Mit erfahrenen Transformation Consultants und etablierten Change-Management-Methoden und -Modellen unterstützen sie Unternehmen, Veränderungen nachhaltig im Bewusstsein der Beschäftigten zu verankern.

Daniel Gemke, Service Lead Austria bei SoftwareONE.
Daniel Gemke, Service Lead Austria bei SoftwareONE.
(Bild: SoftwareONE)

* Der Autor Daniel Gemke ist bei SoftwareONE für Adoption & Change Management Services in der DACH-Region zuständig. Seit 2004 ist er im Unternehmen und war in dieser Zeit u.a. als Projektmanager und Business Consultant tätig. Gemeinsam mit seinem Team hat Daniel Gemke das ACM-Service-Portfolio für SoftwareONE entwickelt und bereits bei zahlreichen Kunden erfolgreich umgesetzt.

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