Digital Workplace Experten-Roundtable Der digitale Arbeitsplatz sichert die Wettbewerbsfähigkeit

Autor: Elke Witmer-Goßner

Warum neue Systeme, wenn es doch Outlook gibt? Und wo überhaupt sind dann meine Daten? – Die schöne neue Welt der digitalen Arbeitsplätze trifft nicht überall auf Gegenliebe. Für manche schallt mit dem „Digital Workplace“ auch nur eben mal ein neues Buzzword durch die IT-Branche.

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Der digitale Wandel muss sich auch am Arbeitsplatz vollziehen – und das besser sofort.
Der digitale Wandel muss sich auch am Arbeitsplatz vollziehen – und das besser sofort.
(Bild: Duncan Andison, Fotolia)

Dabei haben die mobilen und kollaborativen Anwendungsszenarien ein dickes Pfund im Gepäck: Der digitale Arbeitsplatz wird auf kurz oder lang zum wichtigsten Kriterium für Unternehmen werden, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Nur ist eben der Anwender noch lange nicht so weit, das zu begreifen. Warum das so ist, und wie sich das vielleicht ändern ließe, darüber diskutierten in München bei der Veranstaltung „IT meets Press“ Vertreter von Avanade, Avepoint, Datev, Dimension Data, der SFS Steuerberatungsgesellschaft sowie dem Analystenhaus Avispador. Moderiert wurde die Expertenrunde von den IT-Journalisten Christoph Witte und Wolfgang Miedl.

Arbeiten früher und künftig

Der Büroarbeitsplatz durchlief über die letzten Jahrzehnte einen rasanten Wandel. Sorgte 1965 IBM noch mit seiner revolutionären Kugelkopfschreibmaschine 72 für Furore, so folgten darauf im schnellen Wechsel unzählige Technologien, mit denen die Automatisierung vorangetrieben und die Möglichkeiten der Anwender laufend ausgeweitet wurden. Nach einem starken Boom kühlte die Euphorie hingegen mit der Social-Collaboration-Welle der letzten Jahre merklich ab. Viele IT- und Geschäftslenker blickten mehr auf Risiken, wie Ablenkung von der Arbeit, denn auf Chancen wie Effizienzsteigerung durch bessere Zusammenarbeit.

Nun aber bläst die Industrie unter dem Schlagwort Digital Workplace zu einer neuen Innovationsinitiative, die einschneidende Veränderungen verspricht, wie Analyst Axel Oppermann im Eröffnungsvortrag erklärte: „Die Integration von mobilem Internet und Cloud revolutioniert die Art, wie Mitarbeiter zusammenarbeiten. Das wirkt sich nun auf alle Berufsgruppen aus und bildet den Schlüsselbaustein für das zukünftige Arbeitsmodell. Damit steht und fällt die Wettbewerbsfähigkeit der hiesigen Unternehmen in allen Branchen.“ Diese Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sei – und da stimmen ihm die anderen Diskussionsteilnehmer zu – der wichtigste und vielleicht sogar einzige Grund, digitale Arbeitsplätze einzuführen.

Produktivität komme schließlich aus der Produktion, indem Wertschöpfungsprozesse schneller und besser abgebildet, Mitarbeiter wieder zufriedener und damit ebenfalls produktiver werden und auch neue Leistungen für Geschäftspartner und Kunden angeboten werden könnten, erklärt Oppermann. Unternehmen und hier insbesondere IT-Abteilungen dürften nicht mehr nur in Applikationen, sondern müssten in Prozessen denken. Die größte Herausforderung dabei: Der Arbeitsplatz müsse heute mit einer agilen Plattform so eingerichtet sein, um auch zukünftige Entwicklungen abdecken zu können.

Digital Workplace steht für ein ganzheitliches Arbeitsplatzmodell, das die klassischen Software- und Hardwarekategorien überwindet. Darüber war sich die geladene Expertenrunde weitgehend einig. Vorbei seien die Zeiten von Intranet sowie Unified Communication and Collaboration (UCC), hieß es. Zum einen wollen die Anwender nicht mehr mit Informationen aus Portalen überhäuft werden und erwarten flexibleren, ortsunabhängigen Zugriff. Zum anderen gelten Chat, Voice, Video und Telefonanlagen-Integration inzwischen als Commodity.

Für Annette Rust, Digital Strategy Lead bei Avanade, definiert sich der Digital Workplace durch das Zusammenführen von Informationen und Zusammenarbeit in einem intelligenten Kontext und der Rolle des Mitarbeiters. Anwender sollen dabei abhängig von ihrem Profil an jedem Ort die relevanten Funktionen und Daten erhalten. Wie das in der Praxis aussehen kann, schilderte sie anhand der Arbeitsumgebung bei einem Rückversicherer: „Früher benötigte der Underwriter für die Risikobewertung einer japanischen Fabrik lediglich sein Underwriting-Tool. Heute benötigt er dafür Input aus diversen Datenquellen wie Klima, Vergleichszahlen anderer Unternehmen sowie eine integrierte Kommunikation mit dem Client-Manager – alles in einer einheitlichen Umgebung.“

Dass das nicht der Endpunkt der Entwicklung ist, unterstrich anschließend Tolga Erdogan, Director Solutions & Consulting bei Dimension Data. Er prognostizierte als nächste Schritte das Zusammenwachsen klassischer Arbeitsplatz-Umgebungen mit dem Internet der Dinge, Virtual Reality und Augmented Reality: „Die VR-Brille Oculus ist für mich die Vision des komplett digitalisierten Arbeitsplatzes. Um solche Themen wird Enthusiasmus entstehen, während das Interesse für Collaboration-Tools zurückgehen wird.

Konkrete Lösungen

Etwas pragmatischer sieht Matthias Sommermann, Leiter Cloud-Lösungen bei der Datev, die Entwicklung. Unternehmen würden heute in dem vorgeschriebenen bürokratischen Aufwand quasi ertrinken. Daher sind „in unserem Kundenumfeld konkrete Lösungen für die Automatisierung zeitraubender Arbeitsprozesse rund um Zahlungsverkehr, Geschäftssteuerung und Belegwesen gefragt. Außerdem geht es um medienbruchfreie Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und ihren Steuerberatern.“ Die schnellere Bewältigung der Prozesse ist ein schlagkräftiges Argument: Heute arbeiteten bereits 125.000 deutsche Unternehmen via Datev online mit ihren Steuerberatern zusammen, so Sommermann.

Die Digital-Workplace-Expertenrunde (v.l.): Christoph Witte, Axel Oppermann (Avispador), Marc Hoffer (Avepoint), Matthias Sommermann (Datev), Tolga Erdogan (Dimension Data), Annette Rust (Avanade) und Wolfgang Miedl.
Die Digital-Workplace-Expertenrunde (v.l.): Christoph Witte, Axel Oppermann (Avispador), Marc Hoffer (Avepoint), Matthias Sommermann (Datev), Tolga Erdogan (Dimension Data), Annette Rust (Avanade) und Wolfgang Miedl.
(Bild: IT meets Press)

Wie eine solche Automatisierung im Datev-Kundenumfeld aussehen kann, schilderte aus Anwendersicht Stefan Fichtl, Gründer der SFS Steuerberatungsgesellschaft: „Dank intelligenter Verknüpfung diverser Datenquellen stehen uns heute diverse Frühwarnfunktionen zur Verfügung, die mir auf einem Bildschirm per Ampelsignal den Status mehrerer Hundert Mandanten darstellen. Und bei einem Mandanten aus der Gastronomie können wir heute beispielsweise die Umsatzzahlen ihn Bezug zu den Wetterdaten setzen, um die Plausibilität seiner Geschäftszahlen zu kontrollieren.“

Wie Unternehmen Workplace-Konzepte umsetzten, war ein weiterer Diskussionspunkt. Startet man auf der sprichwörtlichen grünen Wiese, oder müssen sich neue Arbeitsplatzlösungen in bestehende Infrastrukturen eingliedern? Marc Hoffer, Leiter Enterprise Sales bei Avepoint, konstatiert große Hürden, die einen Neuanfang erschweren: „In vielen Kundenumgebungen finden wir tief in die Prozesse verankerte Bestandssysteme wie Lotus Notes. So etwas migriert man nicht mal schnell, dafür braucht es eine schlüssige Integrationsstrategie.“ Oppermann hingegen plädierte für einen Start auf der grünen Wiese: „Manchmal muss man alte Zöpfe einfach abschneiden. Denn oft wird an überkommenen Dingen aus nostalgischen Gründen festgehalten.“

Kurz gesagt: Alte Plattformen hemmen die Innovation. Die Cloud bietet hier die Möglichkeit, die „grüne Wiese“ mit der Bestands-IT zu vereinigen. Daher sind auch Hybrid-Cloud-Szenarien in Deutschland – meist der konservativen Kundschaft mit großen Sicherheitsbedenken geschuldet – besonders häufig anzutreffen. Allerdings werden hybride Cloud-Umgebungen genauso wie bimodale IT-Szenarien („IT der zwei Geschwindigkeiten“) von den Experten kritisch betrachtet: diese Lösungsansätze könnten zwar eine Brücke schlagen, aber zu keinem langfristig zufriedenstellenden Ergebnis führen. Der alte Ballast sei schließlich immer noch da, warnte Oppermann. Und Rust wertete die hybride Cloud gar als „gewagte Strategie“.

Mit oder gegen die Schatten-IT

Breiten Raum nahm in der Runde der Themenkomplex Cloud und Schatten-IT ein. Die Cloud gilt allen Experten als ideale Basis für die Einführung des Digital Workplace. „Workplace-Plattformen in der Cloud erleichtern das Auslagern neuer Services und entlasten die Unternehmen von Aufwänden für Infrastruktur und Betrieb“, sagte Rust. Für die IT-Organisationen bedeutet das, dass sie sich umorientieren müssen. Wenn die Budgets für IT-Dienste in die Geschäftsbereiche fließen, ist es an der Zeit, die eigene Rolle und die Aufgabenfelder neu zu definieren. Andernfalls wandern die Nutzer einfach in die Schatten-IT ab, warnte Erdogan: „Wenn die IT nicht schnell genug ist und zeitgemäße Dienste aufsetzt, wechseln die Anwender auf allgegenwärtige Dienste wie Dropbox. Da hilft auch kein Blockieren übers Netzwerk, weil dann einfach über Mobilgeräte ausgewichen wird.“ Sommermann hielt solche Szenarien für bedenklich und warnte davor, dass sie die Cloud-Akzeptanz mindern könnten. „Wir brauchen solide Geschäftsmodelle für Cloud-Lösungen, dann lassen sich auch solche Sicherheitsfragen umfassend lösen.“

Hoffer ergänzte, dass vor allem die Akzeptanz der Anwender über den Erfolg neuer Workplace-Konzepte entscheide und auch dem Drang zur Schatten-IT entgegenwirke. Das heißt vor allem, die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie sind: „Wenn die User heute Dokumente per Attachment verschicken, dann sollte man das nicht verbieten, sondern diese etablierte Arbeitsgewohnheit unterstützen. Beispielsweise per intelligenter Software-Automatik im Hintergrund, die ein Attachement durch einen Dokumentenlink ersetzen, so dass die Daten im geschützten Unternehmenskontext bleiben.“

Weder die Anwender noch die Unternehmen selbst hätten begriffen, was mit dem Digital Workplace eigentlich auf sie zukomme. Selbsterklärende IT sei hier ein Weg, aber auch bestmögliche Aufklärung von Seiten der Systemberater. Gerade die Firmen seien auf die Höhe der notwendigen Investitionen nicht vorbereitet und auch überrascht über die Länge des organischen Prozesses, der sich über drei bis vier Jahre hinziehen könne, sagte Rust. Die sinnvollste Strategie auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz sie, wichtigste Punkte zuerst anzugehen, dabei andere Vorhaben nicht aus den Augen zu verlieren und immer agil zu bleiben. Ohne Change-Management-Prozesse ginge es nicht. Und was auch oft vergessen und unterschätzt werde: Der Mitarbeiter müsse immer mitgenommen werden, so Rust. Nur so könne die laufende Veränderung der Abläufe funktionieren.

Disruptive Entwicklung

Am Ende griff die Gesprächsrunde auch noch das Thema Automatisierung und die möglichen Folgen für die Arbeitswelt auf. Oppermann wies in dem Zusammenhang auf fundamental veränderte Methoden der Softwareentwicklung hin, die sich auch massiv auf die Unternehmens-IT auswirken: „Hersteller entwickeln Software heute viel schneller als noch vor fünf Jahren, so dass es nicht mehr ausreicht, Projekte in den üblichen Dreijahreszyklen zu planen.“ Die zunehmende Automatisierung werde sich im Übrigen auch auf die Büroarbeit auswirken, weil selbstlernende Algorithmen zukünftig auch typische Dienstleistungsaufgaben wie die Auftragsabwicklung oder die Behandlung von Servicefällen vollständig automatisieren könnten.

Ein weiter Bogen also von der Dokumentenverwaltung in der Cloud über Anwender-zentrische Konzepte bis zur Auslagerung des Arbeitsplatzes in virtuelle Welten – das Thema Digital Workplace hat das Zeug, Unternehmen wie Anwender in den nächsten Jahren intensiv zu beschäftigen.

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Über den Autor

 Elke Witmer-Goßner

Elke Witmer-Goßner

Redakteurin, CloudComputing-Insider.de