Managed Services für KMU Der Digital Workplace in der Rundum-Betreuung

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Die Pandemie drängte viele Unternehmen dazu, Workplace-Prozesse in die Cloud zu migrieren. Bei Problemfällen gibt es jedoch von den großen Lösungsanbietern oftmals keinen optimalen Support. Deshalb kann es sich besonders für KMU mit ausgelasteten IT-Abteilungen lohnen, einen Managed Services Provider an Bord zu holen.

Die Cloud erweist sich als ein effizienter Digitalisierungstreiber in vielen Unternehmen. Doch um den Umstieg und Betrieb tatsächlich kosteneffizient zu gestalten, braucht es besonderes Fachwissen und Ressourcen. Laut dem Flexera State of the Cloud Report von 2021 stellte dieser Punkt für 75 Prozent der Unternehmen eine der größten Herausforderungen dar. 81 Prozent sahen das Thema Sicherheit als Komplikation. 61 Prozent haben sich mit ihren Cloud-Systemen arrangiert und wollten ihre Cloud-Kosten bis 2021 optimieren.

Es steht also außer Frage, dass um die Cloud in Zukunft kein Weg herumführt. Dazu kommt noch, dass große Anbieter von Technologielösungen wie Microsoft oder Adobe sich langsam von On-Premises-Lösungen verabschieden. Doch deren Erreichbarkeit ist für KMU oftmals begrenzt. Wie können Unternehmen also den Wechsel zum Digital Workplace stress- und reibungsfrei gestalten?

Reisebegleiter zum Digital Workplace

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Nutzung einer Cloud-Umgebung, müssen die Verantwortlichen zunächst eine Strategie entwickeln. Dafür sollten sie sich folgende Fragen stellen: Was wird benötigt, um die tägliche Arbeit zu bewältigen? Welche Prozesse gibt es im Unternehmen? Was muss abgesichert werden?

Wurden diese Grundsatzfragen geklärt, gibt es zwei Alternativen: Entweder das Unternehmen geht direkt zum Lösungsanbieter und kauft ein Komplettpaket oder es sucht sich externe Expertise. Ein spezialisierter Dienstleister wählt anhand der Unternehmensvorgaben das passende Paket bzw. Module mit den benötigten Funktionen aus und konfiguriert diese.

Zudem übernimmt der Dienstleister auch die Verwaltung der Lizenzen und hat ein Auge auf das Nutzerverhalten bei den einzelnen Diensten. Sollten manche Tools und Programme nicht in dem Ausmaß genutzt werden, wie zunächst erwartet, kündigt der MSP diese in Absprache für den Kunden. Außerdem berät er das Unternehmen bei der Aufnahme von weiteren Diensten. Denn auch eine vorab fest gelegte Cloud-Strategie sollte jederzeit flexibel an die Unternehmensentwicklung anpassbar sein.

Dienstleister bieten Mehrwerte

Wenn Unternehmen einen schnellen Umstieg wünschen, sind Komplettpakete wie Microsoft 365 von Microsoft ein attraktives Angebot. Mit wenigen Klicks ist das Angebot mit all seinen Diensten installiert. Nach der Umstellung erkennt man jedoch häufig, dass bei weitem nicht alle eingekauften Dienste nicht richtig konfiguriert sind. Damit das gar nicht erst passiert, ist es für Unternehmen ratsam, sich bereits vor der Installation und am besten mit vorhandener Cloud-Strategie an einen externen MSP zu wenden.

Der MSP übernimmt auf dem Weg zum Digital Workplace die Rolle als „Reiseleiter“. Er kümmert sich also darum, dass die Cloud-Strategie umgesetzt wird. Das heißt: er berät die Verantwortlichen, stellt Informationen bereit, behält die Situation im Blick und reagiert auf Änderungen. Das entlastet Unternehmen deutlich – besonders bei zusätzlichen Features, die Tools immer komplexer werden lassen. Außerdem managt der Dienstleister Zwischenfälle, leistet Support und beantwortet Serviceanfragen.

Denn die großen Lösungsanbieter wie Microsoft stellen oft nur noch ihren großen Kunden einen direkten Ansprechpartner zur Seite. Kleinere Unternehmen werden mit einem Ticketsystem abgespeist; da kann es schon mal dauern, bis der richtige Spezialist Zeit hat. Häufig ist zudem der Support für die kleineren Kunden zu einem Subunternehmer outgesourct. So ist ein schneller und direkter Kontakt kaum möglich. Hat man jedoch einen MSP an der Seite, lässt sich dieser Weg vermeiden. Und sollten auch diese Spezialisten das Problem nicht beheben, haben sie beim Lösungsanbieter einen direkten Ansprechpartner, den sogenannten Prime Support, der direkt an die richtige Stelle weiterleiten kann. Das spart dem Unternehmen, Zeit, Nerven und Geld.

Welcher Managed Services Provider ist der richtige?

Nicht jeder Managed Services Provider bietet den gleichen Service. Es ist an den Unternehmen, den richtigen Anbieter für ihre Bedürfnisse zu finden. Dabei sollten einige Fragen beachtet werden: Welche Lösungen hat beispielsweise der MSP im Portfolio? Sind die Serviceangebote modular gestaltet? Welche Lizenzen sind vorhanden? Gibt es einen 24/7-Support, der global aufgestellt und in meiner Landessprache verfügbar ist? Ist der MSP ISO-zertifiziert? Diese und weitere Fragen sollten unbedingt geklärt werden.

Die Mühe lohnt sich. Denn ein gut aufgestellter MSP wird zu einer zukunftsträchtigen Investition und entlastet das Unternehmen immens. Somit gelingt die Transformation zum Digital Workplace stress- und reibungsfrei.

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