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Über die Papierschnittstelle bei Banken und Versicherungen laufen Millionen Dokumente Data Capturing von Kofax erweitert die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung

Autor / Redakteur: Kai Leonhardt / Rainer Graefen

In einer digitalisierten Welt scheint das Papierdokument ein Relikt aus überkommenen Zeiten zu sein. Das können die Empfänger der Papierfluten allerdings nicht bestätigen. Mittels „Scan-to-Process“ versucht die DMS-Branche den Weg zur digitalen Weiterbearbeitung zu ebnen.

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Jedes Prozent mehr Erkennungsleistung senkt die Kosten für das Papierarchiv.
Jedes Prozent mehr Erkennungsleistung senkt die Kosten für das Papierarchiv.
( Archiv: Vogel Business Media )

Arbeitsabläufe in Unternehmen werden heute weitgehend digital gesteuert. Die Workflows leben dabei von Informationen in den IT-Systemen, die sich zu einem Großteil aus Dokumenten speisen.

Ein Großteil dieser Dokumente basiert auf Papier, daher stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die Informationen vom Papier möglichst schnell und fehlerfrei zu digitalisieren. Zwar lassen sich Dokumente durchaus manuell erfassen, aber die Nachteile überwiegen, denn manuelle Erfassung ist langsam, fehleranfällig und nicht wirklich produktiv.

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Dokumentenerfassung mittels Capture

Für automatisierte Geschäftsprozesse müssen Dokumente so früh wie möglich in den elektronischen Kreislauf eines Unternehmens eingebracht werden.

Plattform dafür sind Lösungen für das Enterprise-Content-Management (ECM), die durch das Scannen der Dokumente und die Extraktion wichtiger Daten transaktionsbezogene Geschäftsprozesse mit Daten versorgen und unternehmensweite Workflows anstoßen können.

Wie der Vorgang, der mit „Scan to Process“ bezeichnet wird, aussehen kann, wird im Folgenden anhand der Lösungen zur Geschäftsprozessautomatisierung des Software-Anbieters Kofax beschrieben.

Am Anfang steht das effiziente Scannen von Dokumenten mit Kofax Capture. Mittels Stapelscannern von Canon oder Fujitsu lassen sich Dokumente rasend schnell einscannen.

Ein guter Scan ist Geld wert

Die Scanner interagieren mit der Software und können verschiedene Dokumente erkennen und mittels Patchcodes, Strichcodes oder eingefügten Leerseiten entsprechend separieren.

Beim Scan sorgt die integrierte VRS-Technologie (VirtualReScan) für eine Optimierung des Images, indem sie beispielsweise Ränder und Lochungen entfernt, Schrägeinzüge korrigiert und erfasste Inhalte optisch verbessert.

Direkt im Anschluss können Anwender die Scans in einer graphischen Anwendung sichten, kontrollieren, drehen, austauschen oder in Gruppen zusammenstellen. Abgelegt werden die Dokumente in Standardformaten (JPEG/TIFF/PDF oder PDF/A), mit Übergabeskripten können sie nahtlos an weiterführende Lösungen übergeben werden.

War vor einigen Jahren das reine Ablegen der Dokumente das Ziel („Scan to Archive“), so ist in einem digitalen Workflow der Scan nur der erste Schritt. Ihm schließt sich das automatisierte Auslesen von Dokumenteninhalten (Extraktion) sowie die Klassifizierung und Überführung in den Workflow an.

Datenextraktion und Indizierung

Hierzu ist ein intelligenter Mechanismus notwendig, der Inhalte fehlerfrei erkennt, um Rechnungen, Briefe oder Formulare möglichst ohne Zutun der Mitarbeiter zu verarbeiten und an die IT-Systeme weiterzuleiten. Realisiert wird dies durch die Kofax Transformation Modules (KTM), die Inhalte wie Rechnungsnummer, Kundennummer oder Datum automatisch erkennen.

Neben solchen Ordnungsinhalten mit denen Dokumente den Kunden oder Vorgängen zugeordnet werden, lassen sich bei vielen Dokumenten auch weitere Inhalte extrahieren: So kann beispielsweise eine Rechnung ohne jeglichen manuellen Eingriff ausgelesen sowie dem entsprechenden Vorgang und Auftraggeber zugeordnet werden.

weiter mit: Reibungslose Übergabe an den Workflow erforderlich

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