Impulse für neue digitale HR-Services Corona und die Arbeitswelt 5.0

Autor / Redakteur: Ulrich Jänicke* / Elke Witmer-Goßner

Auch HR-Abteilungen haben durch die Corona-Pandemie einen großen Digitalisierungsschub erfahren. Homeoffice, virtuelle Meetings und sogar Online-Bewerbungsgespräche sind mittlerweile Alltag geworden. Auch neue Tools wie die digitale Signatur werden immer beliebter und lassen erahnen, wie das Recruiting der Zukunft aussehen wird.

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Vorstellungs- und Personalgespräche per Videokonferenz sind eine Folge der physischen Distanzierung während der Covid-19-Pandemie.
Vorstellungs- und Personalgespräche per Videokonferenz sind eine Folge der physischen Distanzierung während der Covid-19-Pandemie.
(Bild: © insta_photos - stock.adobe.com)

In Zeiten von Lockdown und Social Distancing ist das Arbeitsleben zwangsläufig digitaler geworden. War Homoffice zuvor in vielen Unternehmen noch undenkbar, haben laut einer Bitkom-Studie 70 Prozent dies mittlerweile eingeführt oder planen es. Meetings finden heute ganz selbstverständlich per Videokonferenz statt, und 79 Prozent der Unternehmen nutzen seit Corona digitale Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder Slack.

Auch die HR-Abteilung ist durch die Pandemie digitaler geworden. 57 Prozent haben seither erstmalig Bewerber- und Einstellungsgespräche virtuell durchgeführt, so eine Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). In 62 Prozent der Unternehmen fanden auch Mitarbeitergespräche virtuell statt. Besonders groß war im vergangenen Jahr die Nachfrage nach HR-Software-Tools wie der digitalen Personalakte, der mobilen Zeugniserstellung und der automatisierten Vertragserstellung. Sie helfen der Personalabteilung dabei, ihre Prozesse auch in Pandemie-Zeiten uneingeschränkt aufrechtzuerhalten.

Digitale HR-Prozesse für reibungslosen Betrieb

Ohne die digitale Personalakte wäre Homeoffice für HR-Mitarbeiter schlichtweg nicht möglich. Denn da es hier um sensible, personenbezogene Daten geht, dürfen sie Papierakten nicht mit nach Hause nehmen. Ganz zu schweigen davon, dass kaum jemand Platz in der Wohnung für Unmengen an Ordnern hätte. In der digitalen Personalakte werden Arbeitnehmerdaten dagegen zentral gespeichert. Personaler, Führungskräfte und Mitarbeiter können dann von jedem Standort und auch von mobilen Endgeräten aus auf sie zugreifen. Gut durchdachte Berechtigungskonzepte legen dabei genau fest, wer was sehen darf, sodass Datenschutz vollumfänglich gewährleistet ist.

Digitales Workflow-Management sorgt zudem dafür, dass HR-Prozesse aus dem Homeoffice heraus ohne Qualitätsverlust weiterlaufen. Mit der passenden HR-Software können Personaler sowohl innerhalb der Abteilung als auch übergreifend mit Führungskräften und Mitarbeitern zusammenarbeiten, ohne dass die Beteiligten dafür am selben Standort sein müssen. Das System steuert HR-Prozesse und teilt Aufgaben klar zu. So lassen sich zum Beispiel HR-Dokumente schnell erstellen, prüfen, bei Bedarf anpassen und freigeben.

Automatisierte Zeugnis- und Vertragserstellung

Die Corona-Krise führt zum Teil auch zu massivem Stellenabbau, sodass die Nachfrage nach digitalen Offboarding-Prozessen steigt. Um den Trennungsprozess auch in der Homeoffice-Situation schnell und reibungslos zu gestalten, hilft ein Tool zur automatisierten Zeugniserstellung. Führungskräfte können Mitarbeiter dann mittels eines selbsterklärenden Punktesystems bewerten und in wenigen Minuten ein rechtssicheres Zeugnis generieren. Das funktioniert am Laptop genauso bequem wie mit dem Smartphone oder Tablet. Anschließend geht das Zeugnis automatisch zur Freigabe an den zuständigen HR-Mitarbeiter.

Trotzdem geht auch in Zeiten der Pandemie der War for Talents in vielen Unternehmen weiter. Vor allem die Gesundheitsbranche steht derzeit vor einem akuten Recruiting-Problem. Um die heiß begehrten Fachkräfte für sich zu gewinnen, spielen schnelle, digitale Prozesse eine wichtige Rolle. Einen großen Vorteil bringt hier die automatisierte Vertragserstellung. Führungskräfte können mit ihrer Hilfe in nur wenigen Klicks einen rechtssicheren Arbeitsvertrag generieren – ganz bequem vom Smartphone oder Tablet aus. Dabei werden vorgefertigte Textbausteine und Daten aus der Stellenbeschreibung und der Bewerberakte automatisiert zusammengefügt. So erhält der Kandidat seinen Vertrag unmittelbar nach dem erfolgreichen Vorstellungsgespräch und kann sogar digital unterschreiben.

Passierschein am Freitagnachmittag

Die Käserei Champignon hatte bereits vor der Pandemie die Jedermann-Akte von Aconso eingeführt. Der Familienbetrieb aus dem Allgäu hat zirka 1.000 Mitarbeiter, von denen viele im Schichtbetrieb sind. Über die HR-Dokumentenbox können sie zum Beispiel ihre Gehaltsabrechnung und ihren Lohnsteuerbescheid bequem mit dem Smartphone abrufen. Als der erste Lockdown kam, machte sich das digitale Tool gleich doppelt bezahlt: Es war Freitagnachmittag und die HR-Abteilung musste Mitarbeitern bis Freitagabend einen Passierschein zukommen lassen, damit sie trotz der nächtlichen Ausgangssperre an ihren Arbeitsplatz konnten. Die Personaler stellten das Dokument kurzerhand über die Jedermann-Akte zu. So konnten betroffene Mitarbeiter ihren Passierschein sofort auf ihr Smartphone herunterladen und digital vorzeigen, wenn sie von der Polizei angehalten wurden. Ohne die Jedermann-Akte wäre es nicht möglich gewesen, den Mitarbeitern so schnell die nötige Bescheinigung zukommen zu lassen. Nur so konnten alle ihre Schicht wie gewohnt antreten und der Betrieb ungestört weiterlaufen.

Die digitale Signatur auf dem Vormarsch

Ein weiterer Schritt in Richtung vollkommene Digitalisierung der HR-Prozesse ist die digitale Signatur. Mit ihr lässt sich ein Arbeitsvertrag bequem digital unterzeichnen, sodass der Postversand sowie die physische Archivierung des Papierausdrucks entfallen. Bei manchen HR-Verantwortlichen herrscht teilweise aber noch Unsicherheit über die Rechtsgültigkeit der Unterschrift. Die eIDAS-Verordnung der EU beschreibt in Artikel 25 dazu Folgendes: „Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.“

Dabei muss zwischen verschiedenen Stufen der Signatur unterschieden werden. Während die einfache elektronische Signatur lediglich aus einem Foto der händischen Unterschrift besteht und dadurch leicht zu fälschen ist, bietet die fortgeschrittene elektronische Unterschrift mehr Sicherheit. Mit ihr lässt sich die Identität des Unterzeichners eindeutig belegen und verhindert nachträgliche Veränderungen des Dokuments. Am sichersten ist die qualifizierte elektronische Signatur, die rechtlich gleichwertig wie die händische Unterschrift zählt. Diese lässt sich allerdings nur mit entsprechender Soft- und Hardware erstellen, die Bewerber gewöhnlich zu Hause nicht zur Hand haben.

Für die meisten HR-Dokumente ist die fortgeschrittene elektronische Unterschrift ausreichend. Beispielsweise ermöglichen die in das Aconso-System integrierten Signatur-Lösungen– Adobe Sign oder DocuSign – unkomplizierte Unterschriften, die jeder Bewerber von zu Hause aus problemlos und ohne zusätzliches Equipment durchführen kann.

Wie es weitergehen wird

Eines ist gewiss: Die Digitalisierung ist auch in den HR-Abteilungen angekommen und hat besonders im letzten Jahr eine hohe Geschwindigkeit aufgenommen. Von der digitalen Personalakte, über die automatisierte Vertragserstellung bis hin zur digitalen Signatur: All diese Tools machen es möglich, dass Unternehmen weiterhin und ohne Einschränkungen betriebsfähig bleiben. Dies hat ein Umdenken in Richtung häufigeres Homeoffice und mehr virtuelle Meetings angestoßen, was auch gewiss in Zukunft den Arbeitsmarkt mitgestalten wird. Darüber hinaus haben diese Entwicklungen auch umweltfreundliche Vorteile. So ist es im Sinne des Klimaschutz, dass beispielsweise viel weniger Geschäftsreisen stattfinden. Denn trotz Pandemie ist der Umweltschutz ein zentrales Thema unserer Zeit und eine digitale, nachhaltige Unternehmenskultur wird in Zukunft für junge Nachwuchskräfte eines der zentralen Auswahlkriterien bei der Jobsuche sein.

Ulrich Jänicke, Aconso AG.
Ulrich Jänicke, Aconso AG.
(Bild: Aconso)

* Der Autor Ulrich Jänicke, CEO & Gründer der Aconso AG, ebnet HR-Abteilungen mit Lösungen zur HR-Prozessoptimierung den Weg in die Cloud. Als Pionier, Experte und Vordenker in der digitalen Welt des HR prägt er die Personal-Branche seit über 20 Jahren mit seinen Ideen und Entwicklungen maßgeblich.

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