Forrester-Studie zu Enterprise Content Management Cloud-ECM nimmt im deutschsprachigen Raum Fahrt auf

Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Die steigende Vielfalt und Verfügbarkeit von Cloud-Einsatzmöglichkeiten drängt die IT, jetzt auch den besten Weg zur Umsetzung und zum Einsatz von Enterprise-Content-Management-(ECM)-Lösungen zu finden, stellt das Marktforschungsunternehmen Forrester fest.

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Auch für ECM werden cloud-basierte Lösungen in Unternehmen immer interessanter. Die aktuelle Forrester-Studie identifiziert Trends, Voraussetzungen und Regeln für eine erfolgreiche Strategieumsetzung.
Auch für ECM werden cloud-basierte Lösungen in Unternehmen immer interessanter. Die aktuelle Forrester-Studie identifiziert Trends, Voraussetzungen und Regeln für eine erfolgreiche Strategieumsetzung.
(Bild: Frank Peters, Fotolia)

Im Prinzip versprechen Cloud-Betriebsmodelle im Vergleich zum traditionellen Eigenbetrieb (On-Premise) einen einfacheren, schnelleren und zudem kostengünstigeren Zugang zu Unternehmensdaten. Jedoch haben Bedenken über die Sicherheit und Kontrolle die Einführung von Cloud-Lösungen verlangsamt. Um herauszufinden, für welche Geschäftsprozesse und Inhaltstypen cloud-basierte ECM-Systeme bereits geeignet sind, hat Fabasoft im September 2013 Forrester beauftragt, Cloud-ECM-Entscheidungsträger in Unternehmen mit mindestens 1.000 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu befragen und ihre Pläne für die Nutzung von ECM in der Cloud zu analysieren.

Nachfrage für ECM in der Cloud steigt

Die Menge und Vielfalt von unstrukturierten Daten in Unternehmen und Behörden steigt kontinuierlich – sie erstellen einen ständigen Fluss von Dokumenten, E-Mails, Web-Inhalten, Mediendateien und Transaktionen. Unternehmen müssen diese unterschiedlichsten Inhaltstypen erstellen, erfassen, verteilen, suchen, mit Metadaten anreichern, aufbewahren und Versionen verwalten. ECM-Systeme bieten die entscheidende Unterstützung für Sachbearbeiter, die Inhalte schnell finden müssen, für Rechtsabteilungen, die Inhalt für eDiscovery und aus Compliance-Gründen aufbewahren müssen, und für Marketing-Mitarbeiter, die Inhalte nach außen über diverse Kanäle verteilen müssen. Auf diese Weise stellt ECM heutzutage sowohl ein prozessorientiertes Kern-System (System of Records) dar, auf deren Basis Unternehmen über Jahrzehnte ihre Geschäftsprozesse aufgebaut haben – als auch ein „Interaktionssystem“ (System of Engagement), welches eine flexible, personenorientierte Kommunikations-Plattform darstellt.

Die Ergebnisse der Forrester Forrsights Software Umfrage Q4 2012 zeigten bereits, dass ECM-Lösungen an Schwung im deutschen Markt gewinnen. 45 Prozent deutscher IT-Entscheidungsträger in Unternehmen haben Content-Management-Software bereits implementiert oder erweitern bestehende Installationen (siehe Abb. 1). Weitere 23 Prozent planen eine solche Software innerhalb der nächsten zwölf Monate zu implementieren.

Unternehmen und Behörden müssen jetzt Strategien zur Verwaltung verschiedenster Inhaltstypen – wie Videos, Office-Dokumente, Bilder und Formulare – über mehrere Systeme entwickeln und gleichzeitig eine einheitliche Strategie für Erfassung, Taxonomie, Sicherheit, Aufbewahrung, Archivierung und Suche der Inhalte erstellen. Logischerweise überlegen sie die Verlegung einiger Aufgaben in die Cloud. Unternehmen und Behörden stellen fest, dass es vielmehr der Inhalt und nicht die technischen Werkzeuge sind, der den Mehrwert liefert. Abhängig vom Grad der kundenspezifischen Anpassungen, ist die Pflege der Technologien zum Management diese Inhalte nicht notwendigerweise eine Kernkompetenz der Unternehmen. Diese Erkenntnis treibt den Cloud-Trend voran.

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Forrester sagt voraus, dass der globale Markt für Cloud-Computing von 30 Milliarden Euro in 2011 auf mehr als 177 Milliarden Euro im Jahr 2020 wachsen wird (Quelle: „Sizing The Cloud“, 21. April 2011, Forrester Research Inc.). Es wird erkannt, dass die Cloud viele Vorteile mit sich bringt – vor allem seien Cloud-Lösungen schneller, flexibler und billiger zu warten. Die Forrester Forrsights Software Umfrage Q4 2012 hat auch gezeigt, dass 27 Prozent der deutschen IT-Entscheidungsträger entweder Software-as-a-Service (SaaS) für ihre Content-Management-Software schon nutzen oder planen, eine solche Lösung einzuführen (siehe Abb. 2).

Mehr als die Hälfte der Unternehmen im deutschsprachigen Raum haben bereits eine cloud-basierte ECM-Lösung implementiert. Im Gegensatz dazu haben aber bei einer geographisch breiteren Umfrage 24 Prozent gesagt, dass eine cloud-basierte Lösung nie in Frage gekommen ist. 40 Prozent hatten ihre Lösung bereits implementiert, bevor die Cloud eine machbare Option darstellte (Quelle: Mai 2013 Global Enterprise Content Management Online-Umfrage; Oktober 2011 Global Enterprise Content Management Online-Umfrage). Das lässt den Schluss zu, dass inzwischen mehr Führungskräfte und IT-Architekten glauben, ihre ECM-Anforderungen durch cloud-basierte Implementierungen unterstützen zu können.

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In der Vergangenheit war das Bedürfnis, vertrauliche und geheime Informationen zu schützen, ein Hindernis für die Einführung von ECM Cloud-Lösungen. Jedoch sinkt Jahr für Jahr die Anzahl an führenden ECM-Anwendern, die Sicherheit, Datenschutz und Compliance-Anforderungen als „Showstoppers“ für Cloud-Implementierungen nennen. Der verbreitete und erfolgreiche Einsatz von CRM-Lösungen in der Cloud durfte wesentlich dazu beitragen, diese Bedenken zu mildern. Unternehmen setzen ECM in der Cloud inzwischen für eine Vielzahl an Anwendungsfällen ein (siehe Abb. 3). Die häufigsten Anwendungsfälle sind:

  • Erhöhte Agilität und Flexibilität: Der Einsatz von ECM in der Cloud bietet Organisationen eine Lösung, die Endbenutzer mit Funktionalität ausstattet, die ihren Zugang zu und ihre Integration mit Geschäftsinhalten schnell verbessert.
  • Transparente und besser einschätzbare Kosten: Das miet- und verbrauchsbasierte Kostenmodell für einen Cloud-Einsatz ermöglicht eine genaue monatliche Berechenbarkeit für alle ECM-Kosten (Nutzung und Wartung): Dies führt zu besserer Kostenplanung und Kostenkontrolle.
  • Standardisierung: Cloud-basierte ECM Lösungen bieten Standard-Konfigurationen, die gebaut sind um mit neuen Funktionalitäten und Verbesserungen aktualisiert zu werden. Unternehmen haben damit sofort Zugang zu neuen Features, ohne den Arbeits-Aufwand, den man üblicherweise bei On-Premise-Installationen hat.

Andere Vorteile, die durch Cloud-ECM möglich wurden oder geplant sind, beziehen sich auf bestimmte Geschäftsabläufe, wie die Refokussierung auf Kernkompetenzen oder die Reduzierung von Ressourcen.

Der Einsatz von Cloud ECM betrifft viele Aspekte der IT-Landschaft. Kein Wunder also, dass die Sicherung ihrer Daten- und IT-Infrastruktur von zentraler Bedeutung für Unternehmen im deutschsprachigen Raum ist. Viele Firmen suchen Unterstützung von Dritt-Anbietern bei der Implementierung ihrer ECM-Lösungen (siehe Abb. 4).

Die wichtigsten Sicherheitsfaktoren bei der Evaluierung und Auswahl von Anbietern sind:

  • Zertifizierungen: Zertifizierungen betreffend Finanz-, Datenschutz-, Sicherheits-, und Behörde-Vorschriften sind entscheidend für den Einsatz von Cloud-Lösungen. Unternehmen und Behörden müssen sicher sein können, dass keine Gefahr von Verstößen gegen diese Vorschriften besteht.
  • Identitäts- und Zugangsmethoden: Der Cloud-Anbieter muss sich an alle Identitäts- und Zugangsregelungen einer Organisation halten. Unternehmen und Behörden sehen die Cloud als Ergänzung ihrer eigenen Information Systems (IS) Infrastruktur. Die Cloud muss deshalb den gleichen Anforderungen wie die interne IS-Gruppe entsprechen.
  • Lokation des Rechenzentrums: Steigende Bedenken über Privatsphäre und lokale Gesetze verlangen, dass die Ort des Rechenzentrums vom Kunden und nicht vom Cloud-Anbieter bestimmt wird.
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Plattform für nach außen gerichtete Anwendungen

Für die Implementierung von Cloud-ECM müssen Firmen viele verschiedene technische Komponenten evaluieren. Dabei müssen die Bereiche Infrastruktur, System-Integration, Software und Geschäftsanforderungen berücksichtigt werden. Unsere Umfrage zeigt, dass sich Unternehmen und Behörden auf Anwendungen konzentrieren, die über die Firmengrenzen hinausgehen. Die Befragten haben die drei wichtigsten Komponenten von Cloud-Lösungen identifiziert (siehe Abb. 5):

  • Personalaktenmanagement: Personalaktenmanagement umfasst die Interaktionen mit Mitarbeitern von der Einstellung bis hin zu regelmäßigen Bewertungen. Da Firmen vermehrt auf verteilte Mitarbeiter bauen, wird einfacher und sicherer Zugriff auf Personalinformation von überall eine wichtige Anforderung für das Personalmanagement.
  • Kunden-Kommunikation: Cloud-basierte ECM-Lösungen bieten eine interaktive Umgebung für die Kommunikation zwischen Kunden und Mitarbeitern. Im Zeitalter der Kunden ist es wichtig, dass Kunden einfach und transparent mit Firmen kommunizieren können.
  • Projekt-Zusammenarbeit: Cloud-Lösungen ermöglichen von Anfang an eine schnelle und flexible Art der Projektorganisation, welche die Projektarbeit beschleunigt. Effektive Projekt-Kommunikation verlangt, dass Beteiligte innerhalb und außerhalb einer Unternehmens-Firewall interagieren.

Bei einer ECM-Lösung in der Cloud müssen Unternehmen die verfügbaren Produkte mit dem gewünschten Verhalten angleichen. Dabei müssen Firmen bestimmte Schlüsselfaktoren berücksichtigen, um zu gewährleisten, dass die ECM-Tools ihren Nutzer- und IT-Anforderungen entsprechen.

Diese Schlüsselfaktoren sind:

  • Erhöhte Agilität: ECM-Lösungen in der Cloud geben einer Organisation die Möglichkeit, neue Funktionalitäten schnell zu implementieren. Cloud-Anbieter implementieren alle 30 bis 60 Tage neue Funktionalitäten, im Vergleich zu einmal im Jahr bei On-Premise Lösungen.
  • Nach außen gerichtete Anwendungen: Cloud-basierte Lösungen vereinfachen die Einbindung von Benutzern außerhalb der Unternehmens-Firewall. Dies fördert die Implementierung von Anwendungen, die sich an verteilte Mitarbeiter, Partner und Kunden richtet.
  • Zertifizierungen und Standort des Rechenzentrums (Data Residency): Steigende Finanz-, Privatsphären-, Sicherheits-, und Verwaltungs-Vorschriften haben Unternehmen und Behörden dazu veranlasst, Maßnahmen zu ergreifen, die garantieren, dass ihr ECM-Einsatz mit einem Cloud-Anbieter kein Compliance-Risiko darstellt.
  • Migration, kundenspezifische Anpassungen und Schnelligkeit: Die Umstellung von einer bestehenden On-Premise ECM-Lösung auf eine Cloud-Lösung kann Herausforderungen darstellen, weil die Cloud-Lösung nicht unbedingt alle Anpassungen im On-Premise-System unterstützt.
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Standardmäßig unterstützen Cloud-basierte Lösungen stark an Kunden angepasste Anwendungen nicht. Cloud-basierte ECM-Lösungen sind so konzipiert, dass sie nicht kundenspezifisch angepasst, sondern konfiguriert werden sollen, um Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Außerdem soll ausreichend Bandbreite zur Verfügung stehen, um die verschiedenste Inhalte und Geschäftsanforderungen zu unterstützen.

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Methode

Dieses Technology Adoption Profile wurde von Fabasoft beauftragt. Um dieses Profil zu erstellen, hat Forrester die Forrsights Software Umfrage Q4 2012 benutzt. Forrester Consulting hat diese Daten durch eine gesonderte Umfrage ergänzt. Diese Umfrage wurde von 54 Cloud ECM Entscheidungsträgern bei Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit mehr als 1.000 Mitarbeitern beantwortet. Diese Umfrage wurde im August 2013 ausgeführt.

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