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Fünf Tipps für hohe Produktivität und zufriedene Mitarbeiter Cloud, Collaboration und BYOD sind Erfolgsfaktoren

| Autor / Redakteur: Bernhard Lück / Peter Schmitz

Siemens Enterprise Communications hat fünf Tipps, wie Cloud-Services, Web-Collaboration-Lösungen und BYOD-Initiativen den Arbeitsalltag erleichtern und Unternehmen dabei helfen können, Kosten zu sparen, die Effizienz zu steigern und Mitarbeiter zu motivieren.

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Siemens Enterprise Communications zufolge sind zufriedene Mitarbeiter motiviert und besonders produktiv und damit ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens.
Siemens Enterprise Communications zufolge sind zufriedene Mitarbeiter motiviert und besonders produktiv und damit ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens.

Siemens Enterprise Communications möchte mit den folgenden fünf Tipps zeigen, worauf Unternehmen achten sollten, wenn sie die Ziele Kosten sparen, mehr Effizienz und zufriedene Mitarbeiter unter einen Hut bringen wollen. Das Motto sollte in jedem Unternehmen lauten: Arbeitsalltag erleichtern und Mitarbeiter motivieren.

1. Situationsanalyse und Test von Lösungen

Das neueste Smartphone, die neuesten Apps oder auch die neueste Cloud-Lösung – welches Unternehmen will nicht immer am Puls der Zeit sein? Doch gerade IT-Abteilungen sollten ausreichend Zeit einplanen und minutiös analysieren, welche Lösung ihre Bedürfnisse am besten abdeckt – denn nicht immer ist das Neueste auch das Beste. So bieten einige Produkte unnötige Features oder sind nur auf bestimmte Unternehmensgrößen zugeschnitten. Tipp: Umfassende und flexible Services aus der Cloud sind an jedes Unternehmen individuell anpassbar. Das spart nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld.

Ist die Entscheidung über die passende Lösung getroffen, stellt sich schon die nächste Frage: Wie lässt sie sich am einfachsten und schnellsten einführen? „Auch hier lohnt es sich, vorab ganz genau hinzuschauen und mit Pilotgruppen zu testen. Der praktische Aufwand wird meist unterschätzt“, so Alexander Baumann, VP Global Customer Segment Management & Marketing von Siemens Enterprise Communications. Die Technik spielt dabei meist die kleinste Rolle. Vielmehr fragen sich Projektleiter, wie sie strategisch am besten vorgehen. „Firmen sollten etwa zehn Prozent der Mitarbeiter als sogenannte Key User definieren, die im Vorfeld bereits eine Woche ausschließlich mit den neuen Kommunikations-Tools arbeiten. So können sie ihre Kollegen über neue Handhabungen im Vorhinein aufklären und spannende Features wie Desktop-Videokonferenzen schon einmal zusammen ausprobieren – Spaß im Umgang mit neuen Technologien ist der beste Lehrer“, erklärt Alexander Baumann weiter.

2. Vereinfachung durch Collaboration-Lösungen

Wenn mehrere Mitarbeiter an ein und demselben Dokument arbeiten, können am Ende verschiedene Versionen auf dem Server liegen, von denen niemand weiß, welche die aktuelle ist. Dabei gibt es mittlerweile Lösungen, die Abhilfe schaffen. So können Mitarbeiter mit einer Web-Collaboration-Lösung in Echtzeit interaktiv und parallel auf Dokumente zugreifen, sie miteinander teilen und bearbeiten. Darüber hinaus lassen sich Anwendungen wie Webinare, Schulungssitzungen, Remote-Support oder Projekt- und Vertriebsbesprechungen einwandfrei durchführen. Überschneidungen oder Missverständnisse gehören damit der Vergangenheit an.

3. Digital Natives einbinden

Digital Natives sind tief verbunden mit den sozialen Medien und kennen sämtliche Funktionen ihres Tablets oder Handys. Das virtuelle Umfeld ist fester Bestandteil ihres alltäglichen Lebens. So wünschen sie sich nicht nur privat, sondern auch beruflich mit ihren eigenen Endgeräten auf alle Daten nahtlos und problemlos zugreifen zu können. Unternehmen müssen dementsprechend dem Bring-your-own-Device (BYOD)-Trend folgen, wenn sie begeisterten Nachwuchs für sich gewinnen wollen. Auch umfassende Social-Media-Funktionalitäten sollten im Unternehmensalltag verankert sein. Dazu zählt zum Beispiel, die firmeninterne UC-Lösung via Facebook steuern zu können.

4. Mitarbeiter-Feedback

Wenn sich Mitarbeiter von Vorgesetzten nicht richtig verstanden fühlen und Mitarbeiterwünsche für eine optimale Arbeitsatmosphäre nicht umgesetzt werden, mündet das fast immer in Frustration – letztendlich auf beiden Seiten. Dabei sind zufriedene Mitarbeiter, die sich mit ihrem Unternehmen identifizieren, das A und O für unternehmensweiten Erfolg. Allein durch regelmäßiges Feedback lassen sich etwaige Probleme schon im Keim ersticken. Mitarbeiter, die eine Plattform für ihre Wünsche oder auch Beschwerden haben, sind produktiver und tragen zu mehr Effizienz für das Unternehmen bei.

„Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern entgegenkommen, wenn es die technischen Voraussetzungen zulassen und etwa Home Office ermöglichen. Vor allem Angestellte mit Familie erfahren eine ganz andere Arbeits- und Lebensqualität, wenn sie von zu Hause aus arbeiten können. Mit Kommunikationslösungen, die umfassende UCC- und FMC-Features liefern, ist eine vollständige Integration in geschäftliche Prozesse auch von daheim aus reibungslos möglich“, erläutert Alexander Baumann weiter.

5. Unternehmensweite Kostentransparenz

Unnötige Investitionen lassen sich gerade im IT-Bereich mit maßgeschneiderten Lösungen vermeiden. Das Zauberwort heißt Transparenz. So sind Unternehmen vor allem mit einem Pay-as-you-go-Modell auf der sicheren Seite. Denn sie zahlen nur das, was sie wirklich benötigen – entsprechend ihrem aktuellen Bedarf. Gerade mit flexiblen Cloud-Services, die auf Basis eines solchen Ansatzes die gesamte Palette von Sprachtelefonie bis hin zu Unified Communications und Collaboration abdecken, lassen sich die Investitionskosten langfristig senken.

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