Digital und automatisch Buchhaltung 4.0 spart Zeit und Geld

Zeit und Geld sparen – welcher Unternehmer träumt nicht davon? Die unternehmenseigene Buchhaltung ist eine Stellschraube, durch die man dieses Ziel erreichen kann. Buchhaltung 4.0 ist in diesem Kontext aktuell in aller Munde und erfordert aus Sicht vieler Unternehmen vor allem eines: Mut für Veränderung.

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Die Buchhaltung ist in jedem Unternehmen ein elementarer Bestandteil der Firmenstruktur. Nicht nur von Seiten der (deutschen) Rechtsprechung ist sie zwingend in Form der Pflicht zur Erfassung der Geschäftsvorfälle erforderlich. Nein, die Buchhaltung ist auch ein unverzichtbarer Teil, um betriebliche Statistiken (z.B. Bilanzkennzahlen, Selbstkosten) zu ermitteln und auf Grundlage dessen unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

Buchhalter – ein aussterbendes Berufsbild?

Man merkt also schnell: Ohne Buchhaltung funktionieren Unternehmen nicht, ohne Buchhalter hingegen schon – Buchhaltung 4.0 macht‘s möglich! Die Buchhaltung muss nicht länger von den eigenen Mitarbeitern bewältigt werden. Ein Großteil der Buchhaltungsarbeit kann heutzutage von der IT automatisiert erledigt werden. Wenig verwunderlich erscheinen da die Prognosen einer Studie der Oxford-Universität in England. In Zukunft sollen bis zu 98 Prozent aller Buchhaltungsberufe durch Automatisierung überflüssig werden.

Buchhalter müssen an dieser Stelle stark sein. Ihr klassisches Berufsbild stirbt aus. Buchhalterische Expertise wird in Zukunft nur noch bei komplexeren Angelegenheiten von Interesse sein. Gleichwohl können sich Unternehmer freudig die Hände reiben. Personalkosten können im Bereich Buchhaltung eingespart werden – aber der Reihe nach.

Medienbruch nach Schema F

In einigen Unternehmen wird die Buchhaltung vermutlich nach wie vor nach folgendem Schema ablaufen: In einem Pendelordner werden Papierbelege abgelegt. Falls eine Rechnung in digitaler Form vorliegt, muss sie erst ausgedruckt werden und landet dann ebenfalls im Ordner, der in aller Regel spätestens zum Quartalsende den Buchhalter erreicht. Der Buchhalter muss die Belege nun seinerseits digitalisieren und in das unternehmenseigene EDV-System übertragen. Erst im Anschluss kann die betriebswirtschaftliche Auswertung erfolgen, die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen sein sollte.

Jahrzehntelang hielt sich diese Form der Buchhaltung, wenngleich die Schwachstellen dieses traditionellen Systems ohne größere Schwierigkeiten aufgezeigt werden können: So liegen bis zur Digitalisierung durch den Buchhalter die Daten des Pendelordners nur in einfacher Form vor. Benötigt der Unternehmer nach Weitergabe des Pendelordners Informationen über aktuelle Rechnungen und Belege muss er diese im Buchhaltungsbüro einholen. Dies erschwert die Kommunikationswege. Digitale Belege auszudrucken, stellt ebenso wie ausgedruckte Belege zu digitalisieren einen Medienbruch dar. Zeitverlust und erhöhter Personalaufwand sind die Folge. Papierrechnungen wurden vom externen Unternehmen ursprünglich digital erstellt und müssen vom Buchhalter erneut digitalisiert werden. Und die betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA) kann immer erst im Anschluss an die Digitalisierung der Belege durch den Buchhalter erfolgen. Kurzfristige unternehmerische Entscheidungen können nicht auf Grundlage betrieblicher Statistiken getroffen werden, sondern müssen unter Umständen aus dem Bauch heraus gefällt werden.

Mut zur Veränderung – Buchhaltung 4.0

Buchhaltung 4.0 setzt explizit an den Schwachstellen des traditionellen Buchhaltungssystems an. Durch Digitalisierung und Automatisierung wird das gesamte System optimiert und als begünstigende Folge speckt die Buchhaltung eines Unternehmens personell kräftig ab. Grundlage, um Buchhaltung 4.0 betreiben zu können, ist eine entsprechende Buchhaltungssoftware. Diese unterstützt je nach Funktionsumfang den Buchhalter entweder in Teilen oder übernimmt komplett seine Aufgaben.

Folgende Features sollte eine entsprechende Buchhaltungssoftware dabei enthalten, damit man im 21. Jahrhundert tatsächlich von digitalisierter Buchhaltung 4.0 sprechen kann:

• 1. Wie oben bereits erwähnt, wurden Papierrechnungen in aller Regel irgendwann digital erstellt. Was spricht also dagegen Belege und Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartner digital einzufordern? Liegen Belege und Rechnungen in digitaler Form vor, ist es für das Mailprogramm über eine entsprechende Schnittstelle möglich Dokumente automatisch an die Buchhaltungssoftware weiterzuleiten. Liegt dennoch die ein oder andere analoge Papierrechnung vor? Kein Problem! Bereits beim Posteingang kann mit einer App die Rechnung digitalisiert werden. Im selben Zug wird sie dabei auch automatisiert in das System geladen.

• 2. In der Buchhaltungssoftware angekommen, werden Belege mithilfe sogenannter Machine Learning Algorithmen analysiert. Durch die Analyse gelingt es die Belege in entsprechende Kategorien einzuordnen und automatisch zu verbuchen. Praktisch erweist sich dabei folgender Umstand: Je mehr Belege erfasst werden, desto zuverlässiger erfasst die Software künftige Belegdaten. Das System ist demnach lernfähig – Stichwort künstliche Intelligenz.

• 3. Die neue Form der digitalen Buchhaltung bringt logischerweise auch neue Richtlinien bezüglich der ordnungsgemäßen Aufbewahrung der Daten mit sich. Gesetzlich sind die entsprechenden „Spielregeln“ im GoBS (= Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) aufgeführt. Buchhaltungssoftware im Zuge von Buchhaltung 4.0 archiviert alle Belege nach aktuellen Standards rechtssicher in einem Rechenzentrum. Zu jeder Zeit kann somit nach Belegen gesucht und Daten offengelegt werden. Der Unternehmer erspart sich die (mühsame) Kommunikation mit dem Buchhalter, um an etwaige Informationen zu gelangen.

• 4. Als Unternehmen erhält man idealerweise nicht nur Rechnungen, sondern kann auch selbst etwas in Rechnung stellen. Ausgangsrechnungen an Kunden werden entweder direkt im Buchhaltungssystem erstellt oder können zu mindestens über eine Schnittstelle eingespielt werden.

• 5. Um zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Cashflow zu haben, ist das System mit dem Bankkonto verknüpft. Ein praktisches Feature ist dabei, das man Überweisungen von fälligen Rechnungen nicht selbst in Auftrag geben muss. In der digitalen Buchhaltung geschieht das automatisch. Das heißt Rechnungen werden automatisiert bezahlt und gleichzeitig kann sogar ein Zahlungsziel angegeben werden, was in Bezug auf Skonti von Interesse sein kann. Sobald eine Zahlung mit einer passender Rechnungs- oder Referenznummer eingeht, wird der Status der jeweiligen Ausgangsrechnung automatisch von fällig auf bezahlt geändert. Die Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer findet im Selben Zug statt. Auch die manuelle und extrem zeitaufwendige Überprüfung von Kontoauszügen gehört somit der Vergangenheit an. Die Buchhaltungssoftware zeigt einem auf einen Blick, welche Positionen noch offen sind.

• 6. Im Tagesgeschäft erfordern aktuelle Entwicklungen immer wieder, dass aus Unternehmersicht Entscheidungen getroffen werden müssen. Idealerweise trifft man diese nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Grundlage innerbetrieblicher Statistiken. Ein Buchhaltungssystem 4.0 erstellt basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen tagesgenaue Einnahmen-Überschuss-Rechnungen. Auf Grundlage dieser automatisierten Auswertungen kann der Unternehmer kurzfristige, aber dennoch fundierte Entscheidungen treffen.

• 7. Auch in Bezug auf die Anmeldung der Umsatzsteuer hat Buchhaltung 4.0 eine Lösung parat. Sofern alle umsatzsteuerrelevanten Daten bereits im Buchhaltungssystem angelegt sind, kann man die USt-Voranmeldung über eine Schnittstelle direkt an das Finanzamt schicken. Sind die Daten stets aktuell, kann man sich die lästige Dauerfristverlängerung sparen.

• 8. Als letztes Feature besteht bei moderner Buchhaltung 4.0 die Möglichkeit eine Schnittstelle zum Steuerberater einzurichten. Auch in diesem Kontext hat der Pendelordner ein für alle Mal ausgedient. Steuerrelevante Daten erhält der Steuerberater des Vertrauens direkt und digital über die entsprechende Software, wobei man genau festlegen kann, welche Daten man ihm zur Verfügung stellen möchte. Logisch, dass sich dadurch die Kommunikationswege deutlich vereinfachen und der Austausch mit dem Steuerbüro erleichtert wird.

Der Buchhalter von Morgen

Die Bezeichnung 4.0 macht deutlich, dass es sich bei dieser Form der Buchhaltung um eine Weiterentwicklung des klassischen Buchhaltungssystems handelt. Frei nach dem Motto „Man kann das Rad nicht neu erfinden, aber man kann versuchen, dass es besser rollt“, setzt Buchhaltung 4.0 genau an den Schwachstellen des alten Systems an. Buchhaltungssysteme mit entsprechender Buchhaltungssoftware werden zukünftig viele Aufgabe des Buchhalters übernehmen. Die oben erwähnte These, dass der Beruf Buchhalter ausstirbt, gilt es dennoch zu relativieren. Vielmehr wird sich das Berufsbild verändern. Buchhaltern werden im Kontext der Buchhaltung 4.0 ehemalige Routineaufgaben abgenommen. Dafür kommen neue Tätigkeiten im Bereich der digitalen Datenpflege sowie der Überwachung und Kontrolle hinzu. Komplexe Buchungen werden darüber hinaus auch in Zukunft die Expertise von Buchhaltern und Steuerberatern erfordern.

Beim Schritt hin zur Buchhaltung 4.0 muss demnach ein Umdenken in den Köpfen von Unternehmern stattfinden. Um etwas Neues zu etablieren, muss etwas Altes weichen. Viele Skeptiker werden dabei wie folgt argumentieren: „Das klassische Buchhaltungssystem funktioniert bei meinem Unternehmen. Buchhaltung 4.0 wäre hingegen für mich mit erheblichen Kosten für die Buchhaltungssoftware verbunden. Die Umstellung des Systems erfordert Einarbeitungszeit meiner Mitarbeiter. Das jetzige System muss digitalisiert werden, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt.“ Diese Argumentationsstruktur hat kurzfristig betrachtet sicherlich ihre Berechtigung. Langfristig werden die Vorteile einer Buchhaltung 4.0 jedoch überwiegen und lassen sich eindrucksvoll offenlegen:

• Personalkosten können reduziert werden, da eine geringere Anzahl an Mitarbeitern in der Buchhaltung notwendig ist.

• Digitalisierte Buchhaltung schont die Umwelt und senkt gleichermaßen Materialkosten in Form von Papier, Drucker, Ordner und Toner.

• Durch die Automatisierung der Buchungsvorgänge findet eine erhebliche Zeitersparnis statt. Betriebliche Auswertungen können tagesgenau erstellt werden und unterstützen jederzeit den Unternehmer bei Entscheidungen.

• Verschiedene Systeme (Belegerfassung, Rechnungen schreiben, Archivierung etc.) werden zu einem Gesamtsystem zusammengefasst.

Alte Verhaltensmuster über Bord werfen

Bei der Buchhaltung 4.0 geht es darum Routineaufgaben zu automatisieren und gleichzeitig digital zu bewältigen. Ein Schritt, der die Ressourcen Zeit und Geld nachhaltig schont und es gleichzeitig ermöglicht sich als Unternehmer auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Was man dazu benötigt? Mut zum Umdenken und die passende Buchhaltungssoftware. Mut dahingehend, die Ketten traditioneller Buchhaltungssysteme zu sprengen und darauf zu vertrauen, dass digitale Buchhaltung als die Version 4.0 ein verbessertes Modell der klassischen Buchhaltung darstellt. Mit einem langfristigen Zeithorizont werden die Vorzüge der modernen Buchhaltung 4.0 in jedem Fall überwiegen. Und die passende Buchhaltungssoftware? Der Markt bietet dahingehend eine Vielzahl an Möglichkeiten. Vorneweg muss man sich als Unternehmer über die eigene Unternehmensstruktur im Klaren sein. Ein großes Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern hat andere Ansprüche als ein Mittelständler. Startups, Freiberufler und Selbstständige sind beispielsweise mit der Buchhaltungssoftware sevDesk gut versorgt.

Fabian Silberer, Sevenit GmbH.

Eine zeitgemäße Buchhaltung 4.0, welche die oben beschriebenen Features enthält und aktuelle gesetzliche Richtlinien befolgt. Doch unabhängig davon, für welche Form der digitalen Buchhaltung man sich entscheidet: Automatisierte Buchhaltung 4.0 ist die Zukunft, verschafft einem auf lange Sicht einen Wettbewerbsvorteil und ermöglicht es knappe Ressourcen gezielt für das Kerngeschäft einzusetzen.

* Fabian Silberer ist Gründer und kaufmännischer Geschäftsführer der Sevenit GmbH mit ihrer cloud-basierten Buchhaltungssoftware sevDesk. Dort verantwortet er die Bereiche Business Development & Marketing.

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