Digitaler Check-In mit Redpengoo Besuchermanagement 4.0 – Schluss mit der Zettelwirtschaft

Autor / Redakteur: Diana Hannig* / Elke Witmer-Goßner

Große Industrieunternehmen verzeichnen oft Hunderte Besucher wie Kunden, Lieferanten und externe Dienstleister im Monat. Der Besucherempfang erfolgt dabei jedoch selbst in Zeiten der Digitalisierung oft noch analog und umständlich per Zettel und Stift. Abstriche in Sachen Effizienz, Kosten, Verwertbarkeit der Daten und Sicherheit werden hingenommen.

Mit der passenden Anwendungssoftware kann auch der Empfang in Sachen Automatisierung mit anderen Bereichen gleichziehen.
Mit der passenden Anwendungssoftware kann auch der Empfang in Sachen Automatisierung mit anderen Bereichen gleichziehen.
(Bild: ©luckybusiness - stock.adobe.com)

Kontaktlose Lösungen sind derzeit ein wichtiges Bedürfnis in den meisten Bereichen des öffentlichen Lebens und der Wirtschaft. Das betrifft auch das Besuchermanagement in Industriebetrieben. Denn hier gehen täglich Dutzende Lieferanten, externe Dienstleister, Wartungstechniker, Kunden, Gutachter und andere Personen ein und aus. Bisher müssen sich Gäste in der Regel einzeln beim Empfangspersonal melden, ihre Kontaktdaten in Papierlisten eintragen, bekommen ein Besucherschild ausgestellt und werden persönlich über die Regeln ihres Besuchs unterwiesen. Bei der Abmeldung wartet noch einmal ein ähnlicher Aufwand.

In Hochphasen kommt es bei diesem klassischen Besuchermanagement nicht selten zu Wartezeiten. Außerdem müssen selbst regelmäßige Besucher oft jedes Mal die gleichen Prozeduren durchlaufen. Werden die erfassten Kontaktdaten in anderen Bereichen der Unternehmensverwaltung, etwa im CRM-System, benötigt, müssen sie zudem umständlich von Hand eingepflegt werden – Ungenauigkeiten und Fehler sind nicht ausgeschlossen.

Ist Papierwirtschaft noch up to date?

Empfang, Besuchererfassung, Unterweisung und die spätere Abmeldung sind zentrale Bestandteile der Betriebsabläufe, die möglichst reibungslos funktionieren und Personen, Gebäudeeinheiten sowie sensible Unternehmensdaten schützen sollen. Deshalb stellt sich für viele Unternehmer die Frage, ob das klassische Vorgehen in Zeiten von Industrie 4.0 und Automatisierung noch zeitgemäß ist.

Hinzu kommt aktuell ein nicht unbeträchtliches Infektionsrisiko im persönlichen Kontakt. Gerade die Erfahrungen in der Corona-Pandemie haben gezeigt, wie wichtig ein kontaktloses Besuchermanagement sein kann. Digital-Signage-Lösungen begegnen dieser Herausforderung: So bringt beispielsweise die Entwicklung „redpengoo“ des Dresdner Spezialisten eKiosk die Digitalisierung auch an die Empfangstresen und in die Pförtnerhäuser von Industriebetrieben.

Der Check-in wird digital

Die Software redpengoo hilft, den Check-in und Check-out von Besuchern samt individuellen Zutrittsberechtigungen zu automatisieren, zu zentralisieren und damit schneller und effizienter zu machen. Die Ankommenden registrieren sich selbst an einem digitalen Portier und erhalten hier bei Bedarf weitere Instruktionen und Unterweisungen oder einen Besucherausweis. Am Ende ihres Aufenthalts melden sie sich einfach selbstständig wieder ab. Daten wiederkehrender Besucher wie externes Personal oder Reinigungskräfte sind einmalig hinterlegt. Dadurch wird zum einen das Sicherheits- und Empfangspersonal selbst und zum anderen die Personalbeschaffung in diesem Bereich entlastet.

Für die Software spielt es dabei keine Rolle, wie viele Gebäude mit wie vielen Zugängen sich auf dem Betriebsgelände befinden, sie speichert und verwaltet die Informationen zentral und macht sie unmittelbar auch für andere Anwendungen des Unternehmens zugänglich. Der übliche Medienbruch zwischen handgeschriebenen Empfangslisten und den digitalen Office- und Managementtools der Firmen ist damit Geschichte.

So funktioniert digitales Besuchermanagement in der Praxis

Hier ein kurzes Beispiel, wie die Software eingesetzt werden kann: Ein Unternehmen ist dabei, seine Produktionsstandards nachhaltig auszurichten. Entsprechend wird ein zertifiziertes Umweltmanagement eingeführt. Um die vorgenommenen Maßnahmen zu kontrollieren, hat sich ein Experte der Prüforganisation zum Audit angekündigt. Vom Unternehmen erhält er dazu per E-Mail zusammen mit seiner Einladung einen persönlichen QR-Code für den Check-in. Mit dem Code meldet sich der Auditor einfach zum vereinbarten Termin im Empfangsbereich am digitalen Portier an. Damit wird er automatisch wie in einem herkömmlichen Empfangsbuch erfasst.

Seine Kontaktdaten sind durch die Online-Terminvereinbarung bereits hinterlegt – händisches eintippen entfällt. Bei Bedarf durchläuft der Besucher zusätzlich eine Sicherheitsunterweisung am Self-Service-Terminal und erhält im Anschluss einen personalisierten Besucherausweis mit Chip ausgedruckt. Dieser kann so bespielt werden, dass er zugleich als Türöffner und Zugangsberechtigung oder -beschränkung dient. Während des Anmeldeprozesses geht an den Ansprechpartner im Unternehmen eine Info heraus, dass sein Besucher angekommen ist. Damit kann der Verantwortliche den Prüfer begrüßen und das Audit kann beginnen. Beim Verlassen des Geländes meldet sich der Auditor einfach per QR-Code-Scan am digitalen Portier wieder ab.

Lieferanten in die richtigen Bahnen lenken

Die geschilderte Situation ist nur eine von vielen, wie sie sich in Industrieunternehmen täglich abspielen. Doch digitales Besuchermanagement kann nicht nur dabei helfen, den Check-in von Gästen zu optimieren – es macht auch das Lieferantenmanagement effektiver. Denn permanent stehen bei produzierenden und verarbeitenden Betrieben Lieferungen ins Haus oder warten auf ihre Abholung: Rohstoffe, Materialien, Bauteile, Werkzeuge, neue Maschinen, Zwischenprodukte, verarbeitete Güter und fertige Waren.

Mit einer Software wie redpengoo kann der permanente Strom an Lieferanten effektiv in Empfang genommen und in die richtigen Bahnen geleitet werden. LKW an der falschen Ladebucht, Staus vor dem Fabriktor, unübersichtliche Zettelwirtschaft, Ungenauigkeiten und Flüchtigkeitsfehler werden drastisch reduziert. Alle relevanten Informationen wie Anmeldezeit oder Lieferantenname sind bei Bedarf beispielsweise für das Warenwirtschaftssystem sofort verfügbar.

Fremdpersonal: automatische Unterweisung und Zugangsrechte

Auch das Fremdpersonalmanagement wird durch ein digitales Besuchermanagement erleichtert. Wenn es beispielsweise um Reparaturen, Wartungen oder Reinigungsaufgaben geht, greifen Industriebetriebe häufig auf externes Personal zurück. Doch wer nimmt diese Besucher in Empfang, registriert sowie unterweist sie und überwacht ihre Zugangsrechte? Bisher ist dafür meist ein Mitarbeiter des Sicherheitsteams nötig. Mit redpengoo können Unternehmer die einzelnen Aufgaben jedoch in einer digitalen Anwendung bündeln.

Die Software kann Fremdpersonal über Verhaltensregeln informieren, in die anstehenden Aufgaben einweisen und wichtige Hinweise übermitteln. Für die Gewährung und Kontrolle der jeweiligen Zugangsrechte der Externen sorgt der ausgedruckte Ausweis. Sein Chip öffnet nur Türen zu den Bereichen, die das Servicepersonal auch betreten soll. Der Faktor Sicherheit spielt bei der Anwendung generell eine wichtige Rolle: Durch die Erfassung aller Besucher im digitalen Empfangsbuch werden Zugänge schnell überprüf- und Kontakte leicht nachvollziehbar. Die Lösung entspricht dabei stets den Vorgaben des Datenschutzes.

Von der schlanken Lösung bis All inclusive

Unternehmer müssen nicht auf die gesamte Bandbreite der Software-Funktionen zurückgreifen, sondern können sich die passende Lösung modular zusammenstellen. Für einen kleineren Betrieb reicht vielleicht bereits der automatische Check-in, für eine große Fabrikanlage wird dagegen auch das Unterweisungsmanagement und die Ausweiserstellung benötigt – hier können Industrieunternehmen die Lösung je nach Bedarf in vier Stufen skalieren. Zu den Optionen gehört neben dem Leistungsumfang der Software auch die entsprechende Hardware, etwa ein QR-Code-Reader oder ein Ausweisdrucker.

Diana Hannig, eKiosk GmbH.
Diana Hannig, eKiosk GmbH.
(Bild: eKiosk)

Die Software bietet damit Lösungen für Unternehmen mit einem Standort und bis knapp 500 Besuchern im Monat, aber ebenso für Großbetriebe mit zehn oder mehr Standorten und einer monatlichen Besucherzahl von 5.000 oder höher. Bereitgestellt wird die Software als Cloud-Anwendung und bei Bedarf auch als On-Premises-Lösung auf einem Server des Unternehmens oder über ein von eKiosk gehostetes Gerät.

* Die Autorin Diana Hannig ist Business Development Managerin bei der eKiosk GmbH.

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