Tipps für Administratoren und Anwender

Besseres Arbeiten in Office 365

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Über den Link „Websites“ oben in der Menüleiste von Office 365, lassen sich interne Webseiten erstellen. Hier stehen alle Funktionen zur Verfügung, die auch SharePoint Server bietet.

Versionierung und Ein-/Auschecken verwalten

Auf der Teamseite stehen Assistenten zur Verfügung um weitere Funktionen zu integrieren. Entwicklerkenntnisse sind hier nicht notwendig. Auf dieser Seite lassen sich auch Dokumente hochladen oder direkt mit Office Web Apps erstellen und weiterbearbeiten. Über den Link „Synchronisieren“ können Anwender eine Bibliothek der Teamseite mit dem lokalen Rechner synchronisieren.

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Neben der einfachen Erstellung und Verwaltung von Dokumenten lassen sich für die Dokumente aber auch erweiterte Funktionen aktivieren, zum Beispiel das Ein- und Auschecken, sowie die Versionierung. Diese Funktionen verhindern, dass sich Anwender ihre Dokumente gegenseitig überschreiben. Administratoren können für die Dokumentenbibliothek generell festlegen, dass jedes Dokument automatisch ausgecheckt werden muss

Administratoren nehmen diese Einstellungen direkt in den Einstellungen der Dokumentenbibliothek in Office 365 vor. Diese sind über die Registerkarte „Bibliothek“ über die Schaltfläche „Bibliothekeinstellungen“ zu finden. Nach einem Klick auf den Link „Versionsverwaltungseinstellungen“ wird im Bereich „Auschecken“ die Option „Auschecken von Dokumenten erfordern, bevor sie bearbeitet werden können?“ aufgerufen. In diesem Bereich kann außerdem noch die Versionierung aktiviert werden, sowie die Inhaltsgenehmigung. Mit dieser legen Administratoren fest, dass bestimmte Teammitglieder Dokumente erst genehmigen müssen, bevor diese auf der Teamseite in Office 365 erscheinen.

PST-Dateien direkt importieren

Microsoft bietet ein Tool an, welches PST-Dateien in Office 365 importieren kann. Mit PST Capture 2.0 importieren Administratoren PST-Dateien von Clients und lesen diese automatisiert in Office-365-Postfächer ein. Wollen Administratoren PST-Dateien in Postfächer in Office 365 importieren, müssen sie in den Einstellungen über „Tools\Settings\Online Connection" die Anmeldedaten für Office 365 hinterlegen. Um die gefundenen PST-Dateien zu importieren, wird die entsprechende Option aktiviert und auf „New Import List" geklickt. Anschließend lässt sich auswählen, ob die PST-Dateien auf einem lokalen Exchange-Server importiert werden sollen (OnPrem Import List) oder in Office 365 (Cloud Import List).

Android und Office 365

Vor allem Android-Geräte haben oft Probleme bei der Anbindung an Office 365, den E-Mail-Server korrekt aufzulösen. In diesem Fall tragen Anwender als Server den folgenden Wert ein: outlook.office365.com. Der Server funktioniert auch bei der Anbindung anderer Smartphone-Systeme, wenn die automatische Anmeldung nicht funktioniert. Anmeldenamen und Kennwort sind natürlich identisch mit der Anmeldung an anderen Systemen.

Domänen hinzufügen und testen

Unternehmen können eigene Domänen in Office 365 anbinden. Wenn die Domäne gebucht ist, beginnen die Konfigurationsschritte zur Anbindung an Office 365. Hier sollten Administratoren etwas Zeit mitbringen, da hier viele Synchronisierungsschritte notwendig sind, die sich nicht beschleunigen lassen. Sobald Unternehmen im Besitz der Domäne bei ihrem Dienstleister sind, können über das Office-365-Verwaltungsportal die Einstellungen für Domänen aufgerufen werden.

Hier können dann neue Domänen hinzugefügt werden. An dieser Stelle sind auch die bereits vorhandenen Domänen zu sehen. Sobald eine Domäne hinzugefügt ist, lässt sie sich an dieser Stelle auch verwalten. Zudem können hier Einträge hinzugefügt und Probleme behoben werden. Beim Anlegen der Benutzer oder auch später lassen sich neue E-Mail-Adressen zuweisen, welche die neuen Domänen nutzen. Außerdem können Administratoren festlegen, mit welcher E-Mail-Adresse sich die Anwender anmelden sollen.

Bevor Sie Benutzer produktiv mit der neuen Domäne an Office 365 anbinden, sollte mit dem Microsoft Remote Connectivity Analyzer überprüft werden, ob die Verbindung auch funktioniert. Hier gibt es eine eigene Registerkarte für Office 365. Der Analyzer bietet dazu einen DNS-Test an. In der Weboberfläche von Office 365 lassen sich die DNS-Einträge darüber hinaus mit dem Link „Problembehandlung“ testen. Dieser Link wird in der Domänenverwaltung aktiviert, wenn die Domäne angeklickt wird, die überprüft werden soll.

Ein wichtiges Diagnoseprogramm für den E-Mail-Fluss ist das kostenlose SMTPDiag-Tool. Mit diesem Tool können Anwender und Administratoren über die Eingabeaufforderung Probleme beim SMTP-Versand diagnostizieren und so den E-Mail-Fluss testen – nicht nur für neue Domänen, sondern auch für andere Einstellungen. Die Installationsdateien des Tools enthalten ein ausführliches Word-Dokument, in dem der Umgang erläutert wird.

Das Tool überprüft, ob eine E-Mail per SMTP zugestellt werden kann. Durch den Befehl Smtpdiag <Absenderadresse> <Empfängeradresse>, zum Beispiel Smtpdiag joost@contoso.com thomas.joos@<Neue Domäne> wird überprüft, ob der Server die E-Mail durch die DNS-Auflösung zustellen könnte und listet eventuell aufgetretene Probleme detailliert auf. Vor allem nach der Anbindung einer neuen Domäne macht es Sinn, diese zu testen.

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist