Tipps für Administratoren und Anwender

Besseres Arbeiten in Office 365

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Elke Witmer-Goßner

Damit Anwender die zahlreichen Funktionen von Office 365 optimal nutzen können, ist die Akribie der Administratoren gefragt.
Damit Anwender die zahlreichen Funktionen von Office 365 optimal nutzen können, ist die Akribie der Administratoren gefragt. (Bild: Microsoft)

Office 365 bietet für Unternehmen E-Mail-Funktionen, Echtzeit-Kommunikation mit Skype, eine zentrale Dokumentenablage auf Basis von SharePoint und einen Cloud-Speicher. Die Funktionen müssen Administratoren verwalten, damit Anwender diese effizient nutzen können.

Zahlreiche Funktionen in Office 365 können getrennt voneinander verwendet werden, aber auch untereinander interagieren. Administratoren und Anwender müssen sich mit den Funktionen auseinandersetzen, um zu entscheiden, welche Funktionen hilfreich und welche Interaktionen sinnvoll sind.

OneDrive for Business nutzen

Bei OneDrive for Business handelt es sich um eine SharePoint-Bibliothek für Anwender. Die Daten sind also in SharePoint Online gespeichert. Durch die Installation des OneDrive for Business-Clients lässt sich diese Bibliothek mit lokalen Windows-Rechnern synchronisieren. Anwender können über den Client ein lokales Verzeichnis auf dem Rechner festlegen, das mit der SharePoint-Bibliothek synchronisiert wird.

Der Zugriff auf OneDrive for Business kann aber auch über einen Webbrowser im Office-365-Konto erfolgen und über Apps, die für Smartphones und Tablets kostenlos zur Verfügung stehen. Der OneDrive for Business Client lässt sich parallel zu dem OneDrive-Client installieren, den Anwender auch privat nutzen können. Der OneDrive for Business Client ist auch Bestandteil von Office 2013/2016.

Aus Office-Programmen heraus lässt sich ebenfalls auf OneDrive for Business zugreifen. Anwender können auf der Registerkarte „Datei" über den Menüpunkt „Konto" OneDrive als Dienst hinzufügen. Das erfolgt über „Dienst hinzufügen\Speicher\Office 365 SharePoint". Zur Anmeldung verwenden Anwender ihre E-Mail-Adresse, die sie auch bei anderen Office-365-Konten einsetzen.

Lizenzen konfigurieren und überwachen

In den Eigenschaften von Benutzerkonten steht in Office 365 der Bereich „Lizenzen“ zur Verfügung. Hier können Administratoren festlegen, welche Funktionen in Office 365 für die Anwender zur Verfügung stehen sollen. Benötigt ein Anwender keinen Zugriff auf Skype oder Office Professional Pro Plus, kann die Lizenz an dieser Stelle entfernt werden. Dadurch lässt sich genau festlegen, welche Funktionen Anwender nutzen dürfen, und welche nicht.

Um die lizenzierten Benutzer in der PowerShell anzuzeigen, verwenden Administratoren den Befehl get-msoluser |ft UserPrincipalname, Displayname, *lic*. Mit der Option „-Autosize", wird die Tabelle an das Fenster angepasst. Um die Lizenzen eines bestimmten Benutzers zu verwalten, wird folgender Befehl verwendet: get-msoluser -userprincipalname “<UPN>” | select licenses, islicensed | fl. Administratoren können Lizenzen auch direkt zuweisen: set-msoluserlicense -userprincipalname “<UPN>” -addlicenses “<Name der Lizenz>”.

Eine ausführliche Liste zu den Möglichkeiten von Set-MsoUserLicense ist in der Technet zu finden. Um Office 365 in der PowerShell zu verwalten, sind folgende Ergänzungen für die PowerShell notwendig: Microsoft Online Services-Anmelde-Assistent, Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (32-Bit-Version) und Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (64-Bit-Version). Nachdem die Erweiterungen installiert sind, erfolgt die Anbindung an Office 365 mit dem CMDlet Connect-MsolService.

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