gesponsertSimplify your daily business Automatisierung im Büro mit Cloud-ERP

Automatisierung im Unternehmen? Das beziehen viele Menschen auf Produktionsprozesse. Doch auch im Büroalltag lassen sich Abläufe automatisieren. Wie das cloudbasierte ERP-System von Scopevisio dabei hilft, erläutert folgender Beitrag.

Unabhängig von Branche und Unternehmensgröße gibt es gerade in der Verwaltung viele Routineprozesse mit Automatisierungspotenzial. Das sind meist diejenigen Tätigkeiten, die viel Zeit kosten, keinen Spaß machen und als lästige Übel hingenommen werden.

Beispiele für Routineaufgaben in der Verwaltung:

• Eingangsrechnungen stempeln und zur Prüfung weiterreichen

• Papierbelege sortieren und in Ordnern und Archiven ablegen

• Rechnungen mit einer Textverarbeitungssoftware schreiben

• Daten in unterschiedliche Softwarelösungen übertragen

• Auswertungen mit Daten aus unterschiedlichen Quellen erstellen

Diesen Tätigkeiten ist gemeinsam, dass sie vielerorts noch teilweise papierbasiert ablaufen. In kleinen Unternehmen werden dafür auch Textverarbeitungssoftware und Tabellenkalkulationsprogramme genutzt. Manchmal kommen auch einzelne (Spezial-)Anwendungen zum Einsatz.

Dieses Nebeneinander von isolierten Anwendungen hat meist manuellen Mehraufwand zur Folge. Durch Medienbrüche können sich außerdem leicht Inkonsistenzen einstellen. Grundsätzlich besteht bei manuellen Arbeiten die Gefahr von Fehlern.

Automatisierung in der Verwaltung

Es geht auch einfacher! Mit der ERP-Software von Scopevisio lassen sich viele Abläufe nicht nur integriert abbilden, sondern auch automatisieren. Das Ziel: Simplify your daily business!

Davon profitiert das ganze Unternehmen, denn die Scopevisio Business Automation Plattform bildet alle wesentlichen Verwaltungsbereiche mit ihren Hauptfunktionen Organisation, DMS/ECM, Vertrieb, Beschaffung, Personal und Finanzen ab. So werden betriebliche Prozesse durchgängig optimiert.

Vorteile der Büro-Automatisierung

Die Vorteile der Automatisierung von Verwaltungsaufgaben liegen auf der Hand:

Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse sparen Zeit. Aufgaben, die zuvor aufwändig manuell erledigt wurden, werden jetzt von der Software übernommen. Außerdem wird der Suchaufwand minimiert.

Qualitätssteigerung: Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz. Fehler werden reduziert. Eine gleichbleibend hohe Prozessqualität wird sichergestellt.

Kosteneinsparung: Routineaufgaben werden in kürzerer Zeit erledigt. Die Mitarbeitenden können sich wichtigeren Aufgaben widmen. Zudem werden Papier und Lagerplatz eingespart.

Fünf Beispiele für Automatisierung mit Scopevisio

• Rechnungseingangsbuch
  Rechnungsdaten von digital eingehenden Rechnungen werden automatisiert ausgelesen. Danach durchlaufen die Eingangsrechnungen voreingestellte Prüf-Workflows. In der Buchhaltung brauchen die Rechnungen dann nur noch kurz kontrolliert werden, ehe sie verbucht werden.

• Teilautomatisierte Buchhaltung
  An vielen Stellen können manuelle Tätigkeiten durch besondere Regeln, Vorlagen oder Einstellungen reduziert werden, zum Beispiel durch:
  
  - Buchungsregeln für die automatisierten Kontierung
  - Vorlagen für komplexe (Splitt-)Buchungen
  - Buchungspläne für Dauerbuchungen
  
  Für die Buchhaltung bedeutet das: nur noch kontrollieren.
  
  „Wir wollen Arbeitsprozesse vereinfachen und Routinetätigkeiten aus dem Alltag eliminieren. Künstliche Intelligenz wird uns dabei in Zukunft noch stärker unterstützen“ – Jörg Haas, Gründer und CEO Scopevisio Group

• Reporting
  Auswertungen werden mit wenigen Klicks erstellt. Berichte aus einer Cloud-Software enthalten Echtzeitdaten und ermöglichen daher stets aktuelle Einblicke in die Geschäftslage und bilden somit die Basis für bessere Entscheidungen.
  
  Mit den Reportingmappen bietet Scopevisio ein Tool, mit dem Berichte individuell in Mappen zusammengestellt und manuell oder automatisch in frei definierbaren Intervallen erstellt werden können.
  
  

• Vertrieb
  Mit Scopevisio lässt sich der Vertriebsprozess strukturieren und in Teilen automatisieren. So können Kunden nach bestimmten Kriterien (Umsatz, Customer Lifetime Value o. ä.) als A-, B- oder C-Kunde beschrieben werden.
  
  Dies wiederum gibt über bestimmte Folgeaktivitäten vor, lässt aber trotzdem noch Raum für individuelles Vorgehen. Der Vertrieb kann sich so auf die vielversprechenden Akquisitionen konzentrieren.

• HR
  Die Kombination von HR- und DMS-Modul erlaubt es, den Mitarbeitenden die Gehaltsabrechnungen in einem persönlichen, geschützten Bereich zur Verfügung zu stellen.

Fazit: Automatisierung für mehr Entlastung und Effizienz

Automatisierung ist nicht nur ein Thema für die Fertigung. Auch administrative Prozesse sind dafür prädestiniert: Arbeitsabläufe im Büro können dank Automatisierung um ein Vielfaches schneller als zuvor abgewickelt werden.

Das entlastet die Mitarbeitenden im Tagesgeschäft und eröffnet neue Möglichkeiten: Wenn unliebsame, lästige Routinearbeiten vom Computer übernommen werden, bleibt mehr Raum für kreative und anspruchsvollere Aufgaben.

Unternehmen hilft die Automatisierung, sich in Zeiten von Kostendruck und Fachkräftemangel im Wettbewerb besser zu behaupten.

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