IDC-Umfrage von Promerit über Trends im Personalwesen Anforderungen an HR aus der Cloud

Autor / Redakteur: Karolin Böhm / Ulrike Ostler

Wie werden IT-Lösungen für Human Resource (HR) heute und in Zukunft eingesetzt: lokal, in der Cloud oder als Mix aus beiden Welten, also hybrid? Welche Herausforderungen kommen auf IT-Abteilungen zu? Antworten liefert eine IDC-Untersuchung zum Thema Human Resource Management und Cloud im deutschsprachigen Raum.

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Welche Herausforderungen kommen bei der Frage Human Resource – aus der Cloud, on premise oder hybrid – auf Fach- und IT-Abteilungen zu? Dieser Frage ist IDC im Auftrag der Promerit HR + IT Consulting AG nachgegangen.
Welche Herausforderungen kommen bei der Frage Human Resource – aus der Cloud, on premise oder hybrid – auf Fach- und IT-Abteilungen zu? Dieser Frage ist IDC im Auftrag der Promerit HR + IT Consulting AG nachgegangen.
(Bild: Vege - Fotolia.com)

IT-Lösungen aus der Cloud: Sie sollen kostengünstig und skalierbar sein, Ressourcen sparen und eine höhere Ausfallsicherheit bieten. Doch wie steht es um den Bereich Personalwesen? Die Durchführung und Auswertung der Untersuchung zum Thema HR und Cloud im deutschsprachigen Raum erfolgte durch das renommierte IT-Marktforschungsunternehmen IDC im Auftrag der Promerit HR + IT Consulting AG.

On premise, durch Cloud Services oder als hybride Lösungen – für viele Unternehmen stellt sich die Frage, in welcher Form HR-Prozesse künftig abgebildet werden sollten. Diese strategische Entscheidung will getroffen werden, da moderne und zukunftsorientierte Aufgaben im HR-Management nach maßgeschneiderten Softwarelösungen verlangen. Egal ob es sich dabei um Nachfolgemanagement, Potential Management oder Performance Management handelt. Zu diesem Thema gaben aktuell über 190 Entscheider aus der DACH-Region Auskunft.

Die Auswertung zeigt: bereits 27 Prozent der befragten Unternehmen (Großunternehmen mit mehr als 2.500 Mitarbeitern) nutzen HR-Lösungen aus der Cloud, aktuell beschäftigt sich über ein Drittel mit dieser Frage. HR-Cloud Services werden im deutschsprachigen Raum also immer wichtiger. Auf IT-Abteilungen kommen somit neue Aufgaben und Herausforderungen zu.

Die HR-IT-Strategie gehört aktualisiert

Um den Herausforderungen künftiger HR-Prozesse erfolgreich zu begegnen, ist eine aktuelle HR IT-Strategie unverzichtbar. Hier haben jedoch 42 Prozent der Unternehmen Nachholbedarf. Sie haben keine HR IT-Strategie (10 Prozent) oder eine, die älter als zwei Jahre ist (32 Prozent).

Die Ergebnisse zeigen: Je aktueller die HR IT-Strategie, desto eher werden HR-Cloud-Dienste eingesetzt. So nutzen 35 Prozent der Firmen, die in den letzten zwei Jahren ihre Human Resource IT-Strategie entwickelt oder aktualisiert haben, bereits Cloud Services. 25 Prozent, die derzeit eine Strategie entwickeln, planen den Einsatz in den nächsten zwei Jahren. Dagegen entscheiden sich 42 Prozent der Unternehmen ohne HR IT-Strategie gegen HR-Cloud-Lösungen.

Die Analyse zeigt weiterhin: HR aus der Cloud überzeugt, sobald man sich mit den Angeboten beschäftigt. So nennen Firmen, die sich gegen HR-Cloud Services aussprechen, Sicherheitsbedenken (87 Prozent) und den Datenstandort außerhalb Deutschland (74 Prozent) als Hauptgründe.

Axel Singler ist der studienverantwortliche Partner bei Promerit.
Axel Singler ist der studienverantwortliche Partner bei Promerit.
(Bild: Promerit HR + IT Consulting)
Firmen, die HR-Cloud-Services nutzen, nennen diese Hemmnisse nur zu 55 Prozent beziehungsweise 63 Prozent. So scheint es bei der Einführung von HR-Cloud Services einen Zusammenhang zwischen Sicherheitsbedenken und Unkenntnis zu geben.

Axel Singler, studienverantwortlicher Partner bei Promerit, sieht bei der Einführung bzw. Aktualisierung einer HR-IT-Strategie folgende Herausforderungen: „Die IT muss einerseits den Kundenbedarf der HR decken, andererseits Abhängigkeiten zu den Systemen anderer Fachbereiche erkennen. Dabei ist es für IT wichtig, das Thema aktiv zu treiben, da HR nicht für diese Integration zuständig ist.“

HR und IT müssen sich abstimmen

Neben einer aktuellen HR IT-Strategie ist es von großer Wichtigkeit, dass sich HR- und IT-Abteilungen künftig enger abstimmen, wollen Unternehmen den Weg in ein modernes und effizientes HR Management gehen. Dies ist insbesondere bei der notwendigen Stammdatenkonsolidierung und bei der Anpassung der Software an die Personalprozesse der Fall. Die Befragung zeigt: Hier gehen die Einschätzungen der IT- und HR-Verantwortlichen oftmals auseinander.

Unterschiede zeigen sich beispielsweise bei der Integration von HR-Cloud-Angeboten: Während 44 Prozent der befragten Personaler von einem einfachen Integrationsprozess überzeugt sind und dies als Antriebsfaktor für die Einführung sehen, teilen nur 32 Prozent der IT-Experten diese Ansicht.

Uneinigkeit herrscht auch darüber, wer sich zukünftig um Anpassungen, Releases, Support oder das User Management der HR-Cloud Services kümmern wird: Während sich die IT-Abteilung hier selbst weiterhin stark in der Pflicht sieht, spricht sich interessanterweise auch der HR-Bereich eine immer wichtigere Rolle zu.

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Die Einschätzungen von IT- und Fachabteilungen liegen weit auseinander

Im Durchschnitt lagen die Angaben 20 Prozentpunkte auseinander. „Durch langwierige und teure on-premise-Projekte in der Vergangenheit, bei denen eventuell nicht immer das gewünschte Ergebnis von IT geliefert wurde, sieht HR nun die Chance, mit Cloud-Diensten Tool-Hoheit zu erlangen.

So wird HR zum Treiber, IT zum Getriebenen. Eine gemeinsame Definition der Ziele und deren Umsetzung im Zuge der HR IT-Strategie ist deshalb immens wichtig“, so Axel Singler.

Und weiter: „Durch den Einsatz von HR-Cloud-Angeboten muss sich die IT umstrukturieren, weil der Support nun häufiger beim Provider liegt oder durch HR getragen wird. Auch nehmen die Basis- und Infrastrukturthemen ab und es ist weniger IT-Unterstützung bei der Implementierung gefragt. Hier gilt es, die freien Kapazitäten sinnvoll einzusetzen.“

Mobility, Usability und die Herausforderungen an eine konsistente Stammdatenhaltung

Auf der nächsten Seite erfahren Sie, welche Anforderungen moderne Human Resource Management-Lösungen bereits heute erfüllen müssen und warum das Thema der konsistenten Stammdatenhaltung so wichtig ist.

Mobility und Usability sind ein Muss

Wie eingangs erwähnt, sind „mobil“ und „flexibel“ längst in unserem Arbeitsalltag angekommen – ob es sich dabei um flexible Arbeitszeitmodelle, Home Office oder das Arbeiten von unterwegs handelt. Hier ist es die Aufgabe der IT, mittels HR-Cloud-Diensten den mobilen Zugriff zu gewährleisten und Mitarbeiter im Home Office, in den Filialen oder den Niederlassungen einzubinden.

Dies zeigt sich auch an den fünf wichtigsten Antriebsfaktoren für Unternehmen beim Einsatz von HR-Cloud Services: Mobiler Zugriff (57 Prozent), geringe Kosten oder Aufwand für die IT (51 Prozent), einfache Einbindung von Mitarbeitern in Filialen, Niederlassungen und Home Office (48 Prozent), niedrige Gesamtkosten TCO (46 Prozent) und gleicher, aktueller Release-Stand für alle User (44 Prozent).

Zukunftsorientierte HR-Prozesse in der Cloud

Heute planen 16 Prozent der befragten Unternehmen den Einsatz von Cloud-Angeboten für Personalprozesse in den kommenden zwei Jahren. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen darüber hinaus deutlich, dass der Cloud-Einsatz in allen HR-Prozessbereichen steigen wird (siehe: Abbildung 1).

Während jedoch zukunftsorientierte HR-Aufgaben in die Cloud wandern, verbleiben traditionellere Administrationsprozesse eher in den etablierten on-premise-Lösungen. Es wird also deutlich, dass insbesondere Talent-Management-Themen wie die strategische Nachfolgeplanung oder Prozesse, bei denen Mitarbeitern stark eingebunden sind und bei denen es auf Nutzerfreundlichkeit ankommt, in der Cloud zu finden sind.

Konsistente Stammdaten für aussagekräftige HR-Analytics

Eine der größten Herausforderungen der IT bei der Einführung von HR-Cloud-Services liegt ganz klar im Bereich der konsistenten Stammdaten: „In der Praxis wird das Thema Stammdaten von vielen Verantwortlichen in HR unterschätzt. Auch wenn dieser Aspekt auf den ersten Blick wenig Charme versprüht, hat er aber bei genauerem Hinsehen eine enorme Hebelkraft“, erläutert Singler.

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Nicht von ungefähr habe sich der Software-Anbieter am Markt dieses Themas angenommen und trenne nicht mehr Prozess- und Stammdaten, sondern verfolge eine ‚One-Solution‘-Strategie. Damit gehörten viele Integrations-Szenarien innerhalb der HR-Anwendungen der Vergangenheit an. „Ein neuer, revolutionärer Ansatz, der immer mehr Anhänger findet, betrachtet man den Markterfolg“, so Singler.

Konsistente Stammdaten sind auch deshalb so wichtig, weil sie aussagekräftige HR-Analytics ermöglichen und damit einer nachhaltigen Positionierung von HR im Unternehmen dienen. So bewerten Unternehmen die konsistente Stammdatendefinition als wichtigsten Faktor bei einer erfolgreichen Implementierung von HR-Cloud-Diensten.

Laut Studie geht über die Hälfte der Unternehmen (53 Prozent) davon aus, dass in den kommenden fünf Jahren die IT-Software im Bereich HR entweder als Mix aus herkömmlicher on premise-Software und Cloud Services bezogen wird oder HR-Tools hauptsächlich als Cloud-Angeboten existieren.

Stammdatenhaltung in der Cloud künftig kein Tabuthema mehr

Auch Singler ist vom Siegeszug der Cloud-Technologie überzeugt: „In fünf Jahren wird fast jedes Unternehmen in irgendeinem Bereich Cloud-Dienste nutzen. Auch glaube ich nicht, dass es in Zukunft bezüglich der ausgelagerten Daten noch irgendwelche Tabuzonen, wie beispielsweise die Stammdatenhaltung in der Cloud, gibt.“

Um jedoch die künftigen Herausforderungen zu meistern, müssen HR- und IT-Manager viel enger als bisher zusammenarbeiten. Hier ist vor allem ein neues Rollenverständnis der IT-Abteilung erforderlich: Die IT-Abteilung muss die Anforderungen von HR und den Nutzer von HR-Lösungen verstehen. Erst dann kann der optimale Mix aus on premises und Cloud gefunden werden, um sowohl die Sicherheit der HR-Daten zu gewährleisten, als auch den maximalen Nutzen für HR-Abteilung und die Mitarbeiter zu ermöglichen.

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