Entgeltabrechnung - im Haus, im Rechenzentrum oder in der Cloud? Alternativen der Personalabrechnung

Autor / Redakteur: Daniel Csillag, Geschäftsführer bei Exact Software Deutschland / Florian Karlstetter

Für die Entgeltabrechnung stehen zahlreiche Betriebsmodelle zur Auswahl. Zwischen der Inhouse-Abwicklung und BPO (Business Process Outsourcing) sind unterschiedliche Tiefen des Outsourcing möglich, wie ASP oder neuerdings SaaS. Doch was verbirgt sich hinter den Begriffen und welchen Nutzen haben die jeweiligen Modelle für Unternehmen?

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Schematische Darstellung des Zugriffs auf die Abrechnungssoftware im Rechenzentrum.
Schematische Darstellung des Zugriffs auf die Abrechnungssoftware im Rechenzentrum.
(Exact Software)

Wann, warum und für welche Unternehmen lohnt sich eine Mietlösung über ein Lohn-Rechenzentrum oder eine Auslagerung des kompletten Abrechnungsprozesses an einen externen Dienstleister? Ein Einblick in die Welt der Lohnabrechnung gibt Aufschluss darüber, welcher Weg der richtige für jedes Unternehmen ist und was bei der Auswahl des richtigen Anbieters unbedingt zu beachten ist.

Das klassische Lizenz-Modell

Die meisten deutschen Unternehmen führen die Entgeltabrechnung über ihre eigene Lohnbuchhaltung im Haus durch. Die Lohn-Software wird über Lizenzen erworben, liegt auf einem internen Server und alle technischen Wartungen und Updates sowie Datensicherungen werden selbst durchgeführt. Der Vorteil: Unternehmen behalten dabei die volle Kontrolle über Technik, Software, Daten und Abrechnungen.

Dafür ist allerdings im Unternehmen sowohl die Hardware als auch das zugehörige Abrechnungs-und Technikwissen notwendig. Der Lohnbuchhalter muss sein Know-how ebenfalls kontinuierlich auf den aktuellen Stand bringen. Sinnvolle Unterstützungen wie eine Schulungsflatrate für die häufigen Gesetzesänderungen oder ein Ferninstallation-Service für Software-Updates helfen dabei, den Aufwand zu reduzieren.

Outsourcing von Technik oder Prozessen

Stärkere Entlastung bieten die unterschiedlichen Outsourcing-Modelle. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind stetige Neuerungen wie die digitalen Meldungen ELSTER oder ELStAM sowie neue Gesetze, Tarife und Vorschriften große Herausforderungen, da sie oft nicht über die entsprechenden Ressourcen zur zeitnahen Umsetzung verfügen. Ein externer Dienstleister schafft hier Abhilfe. Je nach Auslagerungstiefe können Unternehmen im Rahmen von BPO den gesamten Prozess auslagern oder nur Teilbereiche. Bei ASP (Application Service Providing) oder SaaS (Software as a Service) betrifft dieser Teilbereich den Betrieb der Software.

ASP oder SaaS - Mietlösung über ein Lohn-Rechenzentrum

Während sich das ASP-Modell bereits seit Jahren besonders in wartungsintensiven Bereichen wie Lohn-Software bewährt hat, ist das SaaS-Modell noch verhältnismäßig neu. Beide Ausprägungen beschreiben eine im externen Rechenzentrum betriebene Mietlösung der Lohn- und Gehaltssoftware. Die Personalabrechnung wird dabei weiterhin im eigenen Unternehmen durchgeführt. Die Software wird jedoch nicht mehr per Lizenz erworben, sondern gegen eine festgelegte Nutzungsgebühr zur Verfügung gestellt.

Im Unternehmen stehen nur noch PC-Arbeitsplätze und Drucker zur Erfassung und Darstellung der Abrechnungsergebnisse. Nutzer haben online über einen gesicherten Log-in Zugriff auf Software und führen, wie gewohnt, die Entgeltabrechnung durch. Der Vorteil: Unternehmen müssen sich nicht mehr um die Bereitstellung der Server, deren Administration, die Datensicherung oder Updates kümmern. Alles erfolgt nun zentral durch den Anbieter im Rechenzentrum und wird über Service Level Agreements (SLA) gewährleistet.

Unterschiede beim Individualisierungsgrad

Das grundlegende Prinzip von ASP und SaaS ist also gleich. Die großen Unterschiede bestehen hinsichtlich des Individualisierungsgrads. Bei einer ASP-Lösung erwirbt der Kunde die Lohn-Software vollständig und der Dienstleister schneidet die Lösung dann exakt auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zu. Die Pauschale, die für Betrieb und Nutzung anfällt, ist im Vergleich zu einer SaaS-Lösung dann auch höher.

Die SaaS-Lösung unterscheidet sich von der ASP-Nutzung hinsichtlich Preis und Flexibilität der Lösung. In der Wolke betrieben, profitieren Unternehmen von einer geringeren, da nutzungsbezogenen Gebühr, weil sie die Lizenzen nicht erwerben müssen. Der Nachteil ist, dass spezielle Anpassungen der Software nur in eingeschränktem Rahmen möglich sind. Dennoch haben beide Modelle ihre Daseinsberechtigung.

So sollten Unternehmen mit einer eher komplexen Lohnabrechnung oder vielfältigen Schnittstellenanforderungen aufgrund der flexiblen Anpassungsmöglichkeiten zu einer ASP-Lösung greifen. Einfachere Umgebungen lassen sich in einer SaaS-Lösung meist wesentlich effizienter und kostengünstiger umsetzen. Davon profitieren in erster Linie kleine und Kleinstunternehmen, die weder im Hinblick auf ihre IT-Infrastruktur noch in der Abrechnung der Löhne vielschichtige Herausforderungen zu meistern haben und noch genauer auf die Kosten schauen müssen.

Maßgebliche Kriterien bei der Auswahl des richtigen Anbieters

Ganz gleich ob ASP oder SaaS – Bei der Auswahl des richtigen Anbieters sollten Unternehmen drei maßgebliche Kriterien berücksichtigen:

  • Das Rechenzentrum sollte zertifiziert sein
  • Hohe Sicherheitsstandards wie verschlüsselter Datenzugriff durch SSL und kontinuierliche Datensicherung mittels gespiegelter Server sind ein Muss
  • Zusätzliche Absicherungsmöglichkeiten wie Einmal-Logins, die Begrenzung auf bestimmte IP-Adressbereiche sowie eine integrierte Benutzerverwaltung sollten optional angeboten werden

Entgeltabrechnung über externe Dienstleister

Die Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister, auch BPO (Business Process Outsourcing) oder Lohn-Outsourcing genannt, erfreut sich steigender Beliebtheit. In diesem Modell werden sowohl Personal- als auch IT-Abteilung deutlich entlastet. IT-Infrastrukturkosten sinken und Personalabteilungen können sich auf wertschöpfende Aufgaben wie die Rekrutierung von Fachkräften und Weiterbildungsmaßnahmen konzentrieren.

Da im BPO nicht nur der technische Bereich, sondern der gesamte Prozess in fremde Hände gegeben wird, spielt die Vertrauensbasis eine herausragende Rolle. Bei der Auswahl des passenden Partners sind neben technischen und preislichen Aspekten weitere Kriterien entscheidend. An erster Stelle steht die Expertise und langjährige Erfahrung eines Dienstleisters in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Außerdem spielen Marktstellung und Größe eine Rolle, da ein Outsourcing-Dienst langfristig und zuverlässig möglich sein muss. Unternehmen sollten dabei nicht nur auf flexible Verträge und eine transparente Berechnung achten, sondern auch auf eine umfassende, professionelle Projekt-Beratung, von der Auswahl des passenden Outsourcing-Modells bis hin zum Echtbetrieb. Die eingesetzte Software und das Serviceangebot des Partners sind weitere wichtige Punkte.

Der richtige Weg für jedes Unternehmen

Ob inhouse oder BPO, ASP oder SaaS – für jedes Unternehmen gibt es den idealen Weg für die Abwicklung der Lohnabrechnung. Manchmal liegt die Wahrheit auch irgendwo dazwischen, denn: Indem sie verschiedene Auslagerungsformen kombinieren, können Unternehmen die Effizienz noch weiter steigern und gleichzeitig Kosten reduzieren.

Für Unternehmen, die auf BPO setzen, kann es sinnvoll sein, über eine ASP-Lösung auch intern Lese- oder Schreibrechte zu erhalten. So lassen sich beispielsweise Informationen für Reportings abrufen oder abrechnungsrelevante Daten selbst eingeben. Eine weitere Kombinationsmöglichkeit ist die Anbindung eines Personalinformationssystems an die Entgeltabrechnung. Durch moderne Schnittstellen lassen sich hier auch anbieterübergreifend verschiedene Produkte und Betriebsmodelle miteinander mischen und zu einem optimalen Workflow modellieren.

Trends bei der Lohnabrechnung

In den nächsten Jahren wird sich die Entgeltabrechnung noch weiter in Richtung ASP/SaaS und BPO verschieben, die Nachfrage wird weiter steigen. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass alle drei Formen der Entgeltabrechnung weiter existieren werden, denn jedes Unternehmen und jede Branche weist Spezifika auf, die bestmöglich zu berücksichtigen sind.

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