Die Cloud-Software von Scopevisio trifft den richtigen Ton Alex Jacobi führt sein Tonstudio online

Wer so aktiv ist wie Alex Jacobi und ständig zwischen verschiedenen Standorten pendelt, der braucht Tools, die diese Arbeitsweise unterstützen – oder überhaupt erst möglich machen. Beinahe zwangsläufig landen viele Freiberufler und Selbständige deshalb in der Cloud – so auch der Tonstudio-Chef.

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Zwei Tonstudios „Sound ist Kommunikation“, liest man auf der Website von Alex Jacobi. Und Sound ist für ihn Beruf und Berufung zugleich. In seinen Tonstudios in Düsseldorf und Aachen produziert er gemeinsam mit fünf Mitarbeitern Musik, Sprachaufnahmen und Hörspiele, vertont Filme, Radiowerbung und TVSpots.

Jacobi versteht sich als „Dienstleister für akustische Kommunikation“, wobei Werbung sein Schwerpunkt ist. Zu seinen Kunden zählen große Werbe-Agenturen wie BBDO oder McCann Erickson, aber auch Musiker, Bands und Hörspiel-Produzenten.

Im Aachener Studio wird zum Beispiel die beliebte Ritter-Rost-Reihe für Kinder aufgenommen. Gerade hat er mit sprechersprecher.de, einer Casting-Agentur für Sprecher im Web, ein weiteres Projekt gestartet, das auf der Basis eigener Erfahrungen als Producer entstand.

Ab in die Cloud!

Neben „Google Docs“ und einer Cloud-Projektverwaltung setzt Jacobi seit geraumer Zeit die Online Finanzbuchhaltung und die Online Faktura von Scopevisio ein. „Wir organisieren unser gesamtes Office in der Cloud,“ berichtet Jacobi, „anders könnten wir als Kleinunternehmen in dieser Branche überhaupt nicht bestehen.“ Ein weiterer Vorteil: „Auch von Belgien aus, wo ich wohne, kann ich so jederzeit auf alle Daten zugreifen.“

Seine Finanzbuchhaltung hatte Alex Jacobi vor Einsatz der Scopevisio Online Buchhaltung einem Steuerberater übertragen. Doch mit dem Wachstum und der Entwicklung des Unternehmens hin zum Full Service Audiodienstleister im Bereich Werbung wurde es zusehends wichtiger, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu überblicken.

„Wir hatten es mit immer mehr Lieferanten, mit immer mehr Sprechern zu tun. Da reichte die Excel-Tabelle irgendwann nicht mehr“, so Jacobi. „Außerdem wurden damals Daten zum Teil doppelt gepflegt – bei uns und beim Steuerberater.“

Alle sind auf dem aktuellen Stand

Alex Jacobi, Inhaber des gleichnamigen Tonstudios: „Cloud Software macht uns flexibel, unabhängig und schnell. Nur so können wir als kleiner Dienstleister überhaupt im Markt bestehen.“

Alex Jacobi nutzt die Fibu vornehmlich als Reporting-Tool, mit dem er sein Unternehmen im Blick behält. Und dann ist auch noch der Steuerberater zugeschaltet, der sich Daten, zum Beispiel für den Jahresabschluss, direkt aus der Software ziehen kann. Auf diese Weise ermöglich die Cloud-Software die Zusammenarbeit aller Beteiligten – ohne viel Abstimmungsaufwand und ohne viel Papier.

Die Scopevisio Faktura ist ein Online-Rechnungsprogramm, das den Sound-Designer bei der gesamten Auftragsabwicklung von der Angebotserstellung bis hin zur Rechnungslegung unterstützt. Angebote hat er mit wenigen Klicks erstellt, da er genauere Spezifikationen zur jeweiligen Dienstleistung vorher in den Stammdaten eingetragen hat.

Die Buchhaltung ist ein Service

Jacobi kann sich außerdem mit nur wenigen Klicks aus einem Angebot einen Auftrag und aus einem Auftrag eine Rechnung generieren. Die Integration in die Scopevisio Online-Buchhaltung ermöglicht es nun, eine Rechnung auch direkt zu verbuchen, was lästige Doppeleingaben erspart.

Bei der Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung arbeitet Jacobi mit einer Mitarbeiterin zusammen, wobei die Scopevisio Software das Teamwork effizient unterstützt. „Angebote erstelle ich am liebsten selbst“, so Jacobi.

Texterkennung gewünscht?

Kommt es zum Auftrag und das Projekt schließlich zum Abschluss, hinterlegt er beim jeweiligen Vorgang die Aufgabe „Rechnung schreiben“, so dass die zuständige Mitarbeiterin nun das Projekt abschließen kann. Dazu genügen nur wenige Klicks, da ein Angebot auf Knopfdruck in eine Rechnung umgewandelt und als PDF ausgegeben werden kann.

Eingangsrechnungen braucht die Mitarbeiterin nur zu scannen. Die wichtigsten Angaben liest die Software mit Hilfe der integrierten Texterkennung.

Gerade in der Auftragsabwicklung können auf diese Weise viele Prozesse automatisiert werden. Dabei ist es hilfreich, dass die Software einfach zu bedienen ist. „Das Design ist sehr aufgeräumt“, urteilt Jacobi.

Banking ist integriert

Bei der Auswahl der neuen Software hat Jacobi verschiedene Lösungen verglichen. „Mir war es wichtig, meinen gesamten finanziellen Workflow in einer Anwendung abbilden zu können“, erläutert er.

Das Fehlen einer Banking-Funktion war für mich beispielsweise ein Killerkriterium. Bei Scopevisio ist diese dagegen Teil der Fibu.“ Das in Scopevisio integrierte Banking ermöglicht es, einerseits Zahlungsläufe durchzuführen, andererseits Bewegungen des Bankkontos einzulesen.

Dafür kann man bestimmte zeitliche Intervalle festlegen. Die Kontobewegungen können anschließend direkt in der Software weiterverarbeitet werden. Die Zuordnung, zum Beispiel zu den Offenen Posten, läuft dabei weitgehend automatisiert.

Aktualität und die Chef-Übersicht

„Der wohl wichtigste Vorteil, den mir die Online-Software bietet, ist die Transparenz in meinen Zahlen“, unterstreicht Jacobi. „Die Auswertungen, die damals vom Steuerberater kamen, waren ja praktisch schon veraltet, als sie bei uns eintrafen.“

Ganz anders stelle sich die Situation jetzt dar. „Ich brauche mir nur den Finanzstatus anzuschauen, um zu sehen, wo ich stehe.“ Beim Finanzstatus handelt es sich um einen besonderen Screen in der Software, der eine Art „Chef-Übersicht“ bietet.

Einnahmen und Ausgaben sowie wesentliche Liquiditäts-Kennzahlen werden in Diagrammen und Berichten grafisch darstellt. Der Sounddesigner hat jetzt jederzeit den Überblick – egal, ob er gerade in Düsseldorf einen Spot vertont, in Aachen Musik aufnimmt oder zu Hause an neuen Ideen bastelt. „Cloud Software macht uns flexibel, unabhängig und schnell. Nur so können wir als kleiner Dienstleister überhaupt im Markt bestehen“, sagt Jacobi.

Die Autorin:

Sabine Jung-Elsen ist Mitarbeiterin des Unternehmens Sopevisio

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