So holen Sie mehr aus dem Cloud-Speicher heraus 10 Tipps für OneDrive

Viele Anwender nutzen OneDrive, weil der Cloud-Speicher auch direkt in Windows 10 angebunden und mit einem Microsoft-Konto, parallel zur Anmeldung an einem Windows-10-PC genutzt werden kann. Wir zeigen in diesem Beitrag zehn schnell umsetzbare Tipps für die Verwendung.

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OneDrive ist seit Jahren einer der bekanntesten Cloud-Speicher, der durch die Anbindung an Windows 10 und Microsoft 365 (Office 365) umfassend in die eigene Arbeit auf dem PC integriert werden kann. Mit den folgenden Tipps holen Anwender von OneDrive mehr aus dem Cloud-Speicher heraus.

Tipp 1: Mehr Speicherplatz für OneDrive – auch durch kostenlose Empfehlungen

Beim Anmelden an OneDrive ist links unten der verfügbare und der maximale Speicherplatz sehen. Um mehr Speicherplatz zu erhalten, gibt es mehrere Möglichkeiten, parallel natürlich zur Möglichkeit ein kostenpflichtiges Abonnement abzuschließen. Abonnenten von Microsoft 365 Single erhalten, neben aktuellen Microsoft-Office-Produkten, auch 1 TB mehr Speicherplatz auf OneDrive. Auch Käufer von Surface-Notebooks erhalten teilweise zusätzlichen Datenspeicher auf OneDrive.

Wer Freunden die kostenlose Verwendung von OneDrive empfiehlt und diese ein kostenloses Microsoft-Konto anlegen, erhält pro Empfehlung 1 GB mehr Datenspeicher. Die Einladung von Freunden erfolgt über einen Link, der in den Optionen von OneDrive bei „Speicherverwaltung\Empfehlungsbonus\Mehr Speicher gewinnen“ geöffnet werden kann. Insgesamt können auf diesem Weg 5 GB zusätzlicher Speicherplatz gewonnen werden.

Tipp 2: Daten verschlüsselt im OneDrive-Tresor speichern

In den Einstellungen von OneDrive ist bei „Optionen\Persönlicher Tresor“ die Einstellung zum Aktivieren des persönlichen Tresors in OneDrive zu finden, Dieser steht ebenfalls kostenlos zur Verfügung. Anwender können relativ leicht Daten direkt im persönlichen Tresor speichern, oder nachträglich verschieben.

Das funktioniert generell wie das Speichern oder Verschieben von Dateien in andere Ordner. Für den Zugriff auf Ordner ist eine Zwei-Stufige-Authentifizierung notwendig. Außerdem wird der Ordner nach einigen Minuten automatisch wieder gesperrt. Im Beitrag „OneDrive Persönlicher Tresor in der Praxis“ zeigen wir die Einrichtung und Verwendung. Hier ist auch ein Video zur Einrichtung zu finden.

Tipp 3: Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Damit keine Unbefugten auf OneDrive zugreifen können und auch andere Dienste des Microsoft-Kontos geschützt sind, sollte in den Kontoeinstellungen die Zweistufige Authentifizierung aktiviert werden. Bei der Anmeldung müssen Anwender danach noch einen Code eingeben, der durch die Microsoft-Authenticator-App erstellt wird. Die App steht kostenlos in Allen App-Stores zur Verfügung. Über die App wird die Zweitstufige Authentifizierung eingerichtet.

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Tipp 4: Dokumente mit der OneDrive-App auf Smartphones scannen

Mit den OneDrive-Apps für Android und iOS steht auch eine Scan-Funktion zur Verfügung. In der App können Dokumente fotografiert und als Dokument gespeichert werden. Die Dokumente werden nach dem Fotografieren als Dokument, Visitenkarte, Whiteboard oder Foto markiert und von der App entsprechend gekennzeichnet. Nach dem Scanvorgang kann das Dokument in OneDrive hochgeladen und weiterbearbeitet oder freigegeben werden.

Tipp 5: Premium-Feature: Ablaufdatum für Freigaben steuern

Über das Kontextmenü und der Auswahl von „Teilen“ erstellen Sie einen Freigabelink. In den Einstellungen einer Freigabe, die durch einen Klick auf „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“, aufgerufen werden, kann festgelegt werden, ob andere Benutzer das Dokument bearbeiten können und wie lange die Freigabe gültig ist. Das Festlegen eines Ablaufdatum ist allerdings ein Premium-Feature in OneDrive.

Tipp 6: Mit OneDrive lokale Daten sichern

Alle Dateien, die im OneDrive-Ordner gespeichert sind, kann OneDrive mit der Cloud synchronisieren. Es besteht aber parallel noch die Möglichkeit auch Daten aus anderen Ordnern in die Cloud zu sichern. Dazu steht in den Einstellungen des OneDrive-Clients auf dem Windows-PC die Registerkarte „Sicherung“ mit der Schaltfläche „Sicherung verwalten“ zur Verfügung. Hierüber können die Dateien des Desktops, der Dokumenten-Bibliothek und die Fotos auf OneDrive gesichert werden.

Tipp 7: Synchronisierung pausieren

Vor allem, wenn eine große Datenmenge von OneDrive gesichert oder synchronisiert werden soll, kann es schnell passieren, dass die komplette Leistung der Internetleitung in Anspruch genommen wird. Der OneDrive-Client in Windows 10 bietet dazu in seinen Einstellungen zwei Möglichkeiten an. Bei „Netzwerk“ können „Uploadrate“ und „Downloadrate“ reduziert werden. Standardmäßig verwendet OneDrive immer die maximale Leistung.

Über das Kontextmenü des Icons steht außerdem die Option „Synchronisierung anhalten“ zur Verfügung. Hierüber kann die Synchronisierung für zwei, acht oder vierundzwanzig Stunden pausiert werden. Danach lädt der Client die Daten wieder mit der Geschwindigkeit hoch oder runter, die auf der Registerkarte „Netzwerk“ in den Einstellungen definiert ist.

Tipp 8: Versionsverlauf in OneDrive nutzen

Über das Kontextmenü von Dateien in der OneDrive-Weboberfläche steht der Menüpunkt „Versionsverlauf“ zur Verfügung. Hier zeigt OneDrive die verschiedenen Versionen eines Dokumentes an, dass im Rahmen der Synchronisierung geändert wurde. Im Versionsverlauf können alle Versionen geöffnet und bei Bedarf auch wiederhergestellt werden.

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Tipp 9: Mit der Windows-Suche auch OneDrive durchsuchen

In den Einstellungen von Windows 10 sind über den Menüpunkt „Suche“ verschiedene Einstellungen zu finden, wie Windows 10 Dokumente und Dateien sucht, wenn Anwender einen Suchbegriff im Suchfeld der Taskleiste eingeben. Damit auch Inhalte angezeigt werden, die auf OneDrive gespeichert sind, stehen die Optionen bei „Cloudinhalte durchsuchen“ zur Verfügung.

Tipp 10: Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen

In der Weboberfläche von OneDrive ist im linken Bereich der Menüpunkt „Papierkorb“ zu finden. Hier speichert OneDrive Dokumente, die gelöscht wurden, genauso wie Windows 10 in seinem Papierkorb. Über den Papierkorb können Dokumente über das Kontextmenü entweder wiederhergestellt, oder komplett gelöscht werden.

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