Beim Einstieg schon an den Ausstieg denken

10 Stolperfallen bei Exit-Vereinbarungen in IT-Outsourcing-Verträgen

| Autor / Redakteur: Jürgen Eickelpasch * / Florian Karlstetter

Zugangs- und Zugriffsrechte / Software-Agenten

Der Bestands-Provider muss verpflichtet werden, dem Neu-Provider auf Anforderung des Kunden die für die Durchführung der Transition notwendigen Zugangs- und Zugriffsrechte einzuräumen. Weiterhin sollte festgelegt sein, dass der Bestands-Provider auf Anforderung des Kunden die Installation von Software-Agenten von System-Management-Systemen (z.B. für das Monitoring) auf die von ihm betriebenen Systeme vorzunehmen oder solch eine Installation zuzulassen hat – möglicherweise auch unter Verzicht auf SLAs. So wird der Neu-Provider in die Lage versetzt, bereits während der Transition auf die von ihm zu übernehmenden Systeme lesend zuzugreifen.

Testunterstützung

Der Bestands-Provider muss verpflichtet werden, Unterstützung bei Tests und Prüfungen während des Transitionsprojektes auf Anforderung zu leisten.

Service Level Agreements

Der Bestands-Provider wird vermutlich bei einigen hier beschriebenen Maßnahmen (z.B. Installation von Software-Agenten oder das Einrichten von Zugriffsrechten auf den Systemen) die Verpflichtung zur Einhaltung der vereinbarten Service Level Agreements ablehnen oder zumindest einschränken wollen. Es sind konkrete Regelungen zu treffen, wie während der Transitionsaktivitäten mit SLAs und Pönalen umzugehen ist.

Projektmanagement

Der Bestands-Provider sollte verpflichtet werden, seine Transitionsaktivitäten im Rahmen des Gesamtvorhabens Transition als Projekt zu führen. Dazu gehört die klassische Projektmanagement-Methodik mit Planung, Bereitstellung eines Projektleiters, definierte Berichtswege, Eskalationen und Dokumentation.

Weiterbetrieb

Es sind Regelungen zu treffen, die den Bestands-Provider verpflichten, den Weiterbetrieb über das geplante Ende (Change of Control) hinaus sicherzustellen, falls die Transition scheitert oder das Risiko des Change of Control aufgrund von veränderten Rahmenbedingungen zu groß erscheint.

Vergütung

Natürlich wäre die Vereinbarung eines Festpreises für die Exit-Aktivitäten für den Kunden wünschenswert, jedoch wird sich der Provider in aller Regel verweigern, da Art und Umfang der Unterstützungsleistung des Bestands-Providers in der Exit-Phase bei Vertragsschluss nicht realistisch bestimmt werden können.

Deshalb kommt nur eine Time-and-Material-Abrechnung in Frage. Hierbei ist jedoch zumindest zu regeln, dass die Exit-Leistungen des Bestands-Providers zu den bereits im Outsourcing-Vertrag vereinbarten Konditionen für Time-and-Material-Leistungen abgerechnet werden dürfen. Es sollte auch geregelt sein, dass der Bestands-Provider die Aufwände abschätzt und mit dem Kunden abstimmt.

Fazit

Jürgen Eickelpasch ist Principal bei der microfin Unternehmensberatung
Jürgen Eickelpasch ist Principal bei der microfin Unternehmensberatung (Bild: microfin)

Keine Frage: Nicht bei jeder Art von IT-Outsourcing sind alle Exit-Vvereinbarungen von gleicher Relevanz. So sind zum Beispiel für die Überführung eines User Help Desks andere Themen zu regeln als bei der Überführung eines SAP-Services. Aber diese Punkte zumindest erwogen zu haben, schafft Sicherheit bei der Gestaltung von Beendigungsregelungen.

Einen wichtigen Nebeneffekt haben diese Regelungen zudem: Sie liefern schon vor Vertragsabschluss ein gutes Bild von der Arbeitsweise des Providers. Dessen Professionalität zeigt sich nämlich auch darin, wie er mit einem Vertragsende umgeht. Wer sich also über einen Provider informiert, sollte sich nicht nur Referenzen für einen Betrieb zeigen lassen, sondern auch Referenzen für einen Exit-Prozess (den hatte jeder Provider schon einmal). Wer einen Kunden nämlich genauso professionell entlässt, wie er ihn empfängt, empfiehlt sich auf besondere Weise für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

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