Vorteile, Tücken und Herausforderungen bei der Migration auf Office 365

Voraussetzungen für den Umstieg auf Office 365

| Autor / Redakteur: Anne Rüger * / Florian Karlstetter

Mit Office 365 als Cloud Service adressiert Microsoft Unternehmen jeder Größe. So kommen auch kleine und mittelständische Unternehmen in den Genuss professioneller IT-Lösungen für die Zusammenarbeit, Web-Conferencing und das Informationsmanagement.
Mit Office 365 als Cloud Service adressiert Microsoft Unternehmen jeder Größe. So kommen auch kleine und mittelständische Unternehmen in den Genuss professioneller IT-Lösungen für die Zusammenarbeit, Web-Conferencing und das Informationsmanagement. (Bild: Acando / Microsoft)

Microsoft Office 365 zu nutzen bedeutet, Office-Anwendungen aus der Cloud zu beziehen. Und das mit allen Vorteilen, die eine Cloud mit sich bringt: Für den Betrieb der Software ist keine eigene Hardware notwendig. Doch welche weiteren Vorteile bringt eine Migration in die Cloud mit sich?

Vor einer Office-Migration in die Cloud gibt es einige grundlegende Fragestellungen: Integriert sich diese in bestehende Abläufe? Welche technischen Herausforderungen birgt eine solche Migration? Welches ist das richtige Lizenzmodell für Ihr Unternehmen?

Der Umstieg zu Office 365 muss vor allem gut geplant sein. Denn nicht nur Exchange muss mit allen Postfächern umgezogen werden. Mit Office 365 kann beispielsweise SharePoint Online für die Dokumentenablage und Zusammenarbeit verwendet werden. Diese Dokumente und Inhalte können dabei aus einer Vielzahl von Anwendungen kommen – das hat entsprechend Auswirkungen auf weitere im Einsatz befindliche Software und Prozesse. Vor der eigentlichen Migration der Anwendungen und Inhalte sollten alle Vor- und Nachteile eines Umstiegs genau abgewogen werden. Alle Konsequenzen müssen dabei klar sein.

Vorteile und Änderungen durch den Umstieg in die Cloud

Microsoft bietet Office 365 als Cloud-Lösung an und garantiert eine 99,9-prozentige Verfügbarkeit für Office 365. Sollte es dennoch zu Problemen kommen, ist ein kostenloser Support permanent erreichbar. Der Kunde muss die Anwendung weder selbst installieren noch administrieren. Sie wird mit dem Vertragsschluss fertig installiert und konfiguriert zur Verfügung gestellt. Die Infrastruktur ist stets flexibel und wächst bei Bedarf mit der Firma und den Anwendern. Werden weitere Lizenzen benötigt, so können diese einfach hinzugebucht werden. Ebenso verhält es sich mit der Speicherkapazität. Für eine solide Performance wird mit wachsender Nutzerzahl auch die Serverstruktur erweitert. Neue Versionen und Updates stehen sofort zur Verfügung: Diese werden von Microsoft auf den Farmen eingespielt und sind bei Release direkt verfügbar.

Wird von einer On-Premise-Lösung auf die Cloud umgestiegen, muss eine ausreichende Bandbreite gewährleistet sein. Durch den permanenten Zugriff aller Nutzer auf die Lösung über das Internet reicht gegebenenfalls die ursprüngliche Bandbreite nicht mehr aus. Neben der Bandbreite ist auch der Datenschutz ein wichtiger Knackpunkt bei der Einführung einer Cloud-Lösung. Microsoft hostet Serverfarmen in regionalen Rechenzentren. So kann der Anwender sicher sein, dass bei der Ablage der Daten die nationale Gesetzgebung eingehalten wird. Zudem garantiert Microsoft die Einhaltung verbindlicher Datenschutzrichtlinien bei Backups und der Notfallwiederherstellung. Dem Anwender wird zugesichert, dass keinerlei Daten für Analyse, Data Mining, Werbung oder Dienstverbesserungen verwendet werden.

Office 365 ist zertifiziert nach ISO 27001. Ausgestattet mit den neuesten Antiviren- und Antispam-Anwendungen, ist das Postfach sicher vor Viren und Spam-Attacken.

Dokumente teilen und zusammenarbeiten

Eine Social Collaboration Software wie SharePoint Online kann nur dann im Unternehmen funktionieren, wenn sie von den mitwirkenden Benutzern die notwendige Akzeptanz bekommt. Wichtig hierfür ist die Integration der Lösung in bestehende Arbeitsabläufe und andere Unternehmensanwendungen. Microsoft integriert deshalb das gesamte Office-Paket: Der Benutzer kann so weiterhin seine Dokumente in der gewohnten Umgebung bearbeiten und erstellen, die Informationen werden aber im Hintergrund zentral abgelegt. Dies ermöglicht es, auch plattformunabhängig Informationen und Daten zu nutzen. So können Office-Dokumente beispielsweise sowohl im üblichen Desktop-Programm als auch direkt im Browser oder mit dem Smartphone (Windows Phone) oder Tablet (Microsoft Surface) bearbeitet, genutzt und verwaltet werden.

Bestehende Lösungen wie zum Beispiel SAP lassen sich ohne größeren Aufwand über den Business Connectivity Service anbinden. Komplexere Lösungen hingegen benötigen zusätzliche Entwicklungen. Ziel dieser Integration ist es, dem Nutzer alle Unternehmens-Inhalte auf einer Oberfläche zur Verfügung zu stellen, auf der er sie konsumieren und bearbeiten kann.

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Unterschiedlicher können Meinungen kaum sein, wie die vorangegangenen Kommentare zeigen. Wir von...  lesen
posted am 07.08.2014 um 10:28 von fkarlstetter

Office 365 - was soll das Marketinggeschwätz? ...So kann der Anwender sicher sein, dass bei der...  lesen
posted am 06.08.2014 um 12:18 von Unregistriert

Danke für die sehr gute Einführung. Vielleicht noch der Hinweis, das es für viele...  lesen
posted am 06.08.2014 um 11:57 von Unregistriert


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